¿Por qué la digitalización de las reuniones del Consejo es importante?

La transformación digital es una realidad. Este proceso supone un cambio radical para las empresas, puesto que requiere introducir modificaciones en casi todos procesos de las mismas, incluido el Consejo de Administración y sus reuniones. En este sentido, la digitalización de las reuniones del Consejo ya no es una opción, sino una necesidad.

Como consecuencia, a día de hoy, las compañías tienen que ser ágiles y dinamizar su ritmo de trabajo. Con la llegada de Internet, todo se mueve a mayor velocidad y surge la necesidad de adelantarse a cualquier imprevisto y de solucionar los problemas en tiempo real. Para ello, el camino a seguir tiene que ver con la implantación de nuevos procesos basados en el análisis, que permiten adquirir una capacidad, tanto de prevención como de reacción.

Dentro de este contexto, la tecnología debe respaldar el proceso de cambio y, de esta manera, hacer posible la digitalización de las reuniones del Consejo, cuyos beneficios se materializan en la agilización y mejora de las tareas y funciones de los miembros de dicho órgano: incremento de su eficiencia, mejoría de la interacción con el resto de miembros de la compañía y mayor solidez en la protección contra ciberataques y brechas de seguridad.

La digitalización de las reuniones del Consejo, imposible sin la colaboración de los consejeros

Para que el proceso de digitalizaciónse produzca, resulta fundamental que los consejeros entiendan esta tendencia al cambio y que se adapten a ella. Dicho de otro modo, los consejeros deberán trabajar para que se implemente, en su totalidad, todo aquello digital dirigido a una indiscutible mejora en el funcionamiento de este órgano del gobierno corporativo.

Como adelantábamos al inicio, el cambio más evidente durante la digitalización de las reuniones del Consejo tendrá que ver con los métodos y medios de trabajo.

Por ello, los consejeros deberán actualizarse y, de esta manera, eliminar cualquier sistema de documentación física (documentos en papel). Esto último está directamente relacionado con el hecho de que el sistema tradicional está obsoleto, sobre todo, cuando se trabaja en información en tiempo real.

La desaparición de los sistemas de documentación física va ligada al auge de los servicios de gestión en la nube, que entre otras ventajas, introducen importantes mejoras en materia de seguridad. Los citados servicios utilizan tecnologías de seguridad más modernas y efectivas, pues son de reciente creación. Además, su diseño está orientado a proteger la información y las comunicaciones internas y externas de la compañía.

Otro beneficio asociado a la digitalización de las reuniones del Consejo de Administración es, justamente, el de mejorar la comunicación entre los miembros. Dado que toda la información se mantiene en la nube, no solo se facilita la comunicación entre departamentos, sino que se permite un mejor acceso a la información.

Trabajar desde cualquier lugar, mediante un sistema seguro, rápido y de fácil acceso

El portal del Consejo que escoja deberá estar diseñado y programado para que sus usuarios puedan acceder a todo lo que necesiten desde cualquier lugar y dispositivo compatible.

Como consecuencia directa, el consejero tendrá acceso a la información, en todo momento, y, así, disfrutará de mayor libertad para gestionar su tiempo de trabajo. Además, estas herramientas deberán ofrecer un sistema de búsqueda interno muy completo, que permita acceder a cualquier documento, allá donde esté, en cada instante y encontrar información específica en solo unos segundos.

Además, estos sistemas tienen la virtud de acabar con uno de los grandes problemas de la digitalización del Consejo. Nos referimos a la obligación de introducir varias herramientas para gestionar correctamente la información.

De hecho, con los nuevos portales, basta una sola aplicación para garantizar el correcto funcionamiento del Consejo de Administración. Estos sistemas únicos centralizan y facilitan las tareas y dan lugar a un ecosistema de herramientas, que lleva a los Consejos a ser más eficientes y mejorar la interacción, tanto interna como con los demás departamentos.

En definitiva, dejar de utilizar sistemas analógicos en papel y cambiar a una solución digital aporta un sinfín de beneficios a las reuniones del Consejos de Administración, así como al funcionamiento del mismo.

La naturaleza cambiante de las reuniones del Consejo exige a sus miembros el uso de herramientas que les permitan cumplir con todas sus obligaciones, en tiempo real y de forma remota (en caso de ser necesario).

Por último y a modo de conclusión, la eficacia y eficiencia de los Consejos de Administración también están vinculadas con unas comunicaciones producidas en un entorno seguro.

Precisamente, esto es lo que ofrecen los sistemas de gestión en la nube: digitalización de las reuniones del Consejo, comunicación interna y externa desde cualquier dispositivo compatible y un siempre necesario servicio al cliente que atiende cualquier problema sin esperas.