¿Es la digitalización una de las obligaciones del Consejo de Administración en 2020?

Los mercados y el compartamiento de los consumidores están en constante cambio, y las empresas deben adaptarse al mismo ritmo, para lo que es fundamental la digitalización de las empresas y contar con el apoyo de la tecnología. Por este motivo, una de las obligaciones del Consejo de Administración debe ser la búsqueda de herramientas que permitan digitalizar este órgano de gobierno, ya que es el encargado de tomar las decisiones vitales para una compañía. Pero, ¿qué herramientas debe utilizar para conseguirlo?

Directivos y consejeros de todo el mundo confían en las soluciones de Diligent, líder en el sector, para digitalizar el Consejo y lograr crear un gobierno corporativo moderno. Sin embargo, confiar en el criterio de las demás empresas no es justificación suficiente. Es fundamental conocer cuáles son las características de la herramienta y los beneficios de usarla.

Por qué utilizar Diligent Boards para digitalizar el Consejo

Diligent Boards permite optimizar el gobierno corporativo de las empresas a través de una plataforma segura e intuitiva

La Secretaría del Consejo utiliza el portal para el Consejo para distribuir y gestionar los documentos de las reuniones del Consejo, actualizar los documentos de manera inmediata, enviar las agendas y las invitaciones a las reuniones, redacar las actas de las reuniones y realizar las evaluaciones digitalment, entre otras opciones

Además, Diligent Boards permite a los consejeros revisar fácilmente la documentación, hacer anotaciones y subrayar las partes que consideren importantes de los documentos, compartir las anotaciones con uno o varios miembros del Consejo, iniciar debates con otros consejeros y aprobar los libros de actas de forma segura y eficiente.

En definitiva, y en relación a la ya mencionada importancia de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y de los consumidores, Diligent Boards agiliza el tiempo que los consejeros tienen que dedicar a repasar información en las reuniones, y así pueden dedicar más tiempo a realizar preguntas y a la toma de decisiones. Así, podemos afirmar que cumplen con las obligaciones del Consejo de Administración.

Ahorro de tiempo

Con Diligent Boards los consejeros saben con exactitud dónde y cómo encontrar la información que están buscando, tanto la información específica de las reuniones del Consejo (la agenda, la documentación, las actas…) como cualquier otra información que la Secretaría decida añadir en la parte de recursos como información complementaria.

De esta forma se evita tener que entrar en una bandeja de entrada desbordada a buscar determinada información entre cientos o miles de correos electrónicos. Y los consejeros tampoco tienen que esperar el correo postal certificado con los documentos del Consejo para ver los últimos cambios que se han realizado en la Secretaría.

En definitiva, gracias a Diligent Boards, el tiempo se destina a las tareas relevantes que tienen un impacto en los resultados de la compañía.

Toma de mejores decisiones

La tecnología ha revolucionado la toma de decisiones. A día de hoy, sería impensable que los consejeros tomasen decisiones en base a criterios intangibles. Por el contrario, como parte de las obligaciones del Consejo, toda decisión debe estar respaldada por una serie de datos o información.

Por ello es clave conocer con exactitud dónde está dicha información. En relación al punto anterior, con Diligent Boards, los consejeros pueden acceder a la información más rápido, desde cualquier dispositivo e incluso sin conexión. También pueden tomar notas e interactuar antes de las reuniones, cuyo resultado son unas conversaciones más ricas.

En definitiva, el tiempo se dedica a tomar decisiones, no a revisar ni buscar documentación.

Otros motivos por los la digitalización se encuentra entre las obligaciones del Consejo

En primer lugar, Diligent Boards reduce las probabilidades de sufrir un ciberataque. Como ya hemos señalado en anteriores posts, se ha producido un fuerte y rápido crecimiento en el número de ciberataques realizados a empresas en España en los últimos dos años.

La mayoría de estos tienen fines económicos. Sin embargo, acarrean numerosas consecuencias a nivel de imagen de marca o credibilidad, por lo que las empresas deben trabajar más de lo habitual para impedir sufrir cualquiera de estos ataques a su información. Y para conseguirlo, la clave está en la prevención, para lo que se deben utilizar herramientas especializadas en impedir los ciberataques.

En segundo lugar, Diligent Boards soluciona los problemas en las comunicaciones o la falta de eficiencia en las reuniones. En relación a las comunicaciones, permite que todas estas se produzcan a partir de un mismo canal y no se utilicen varias herramientas como son el correo electrónico o Whatsapp. Además, facilita que los consejeros reciban la información a tiempo para preparar las reuniones del Consejo. Y, si la Secretaría decide modificar dicha información o documentación, puede hacerlo a través de la plataforma sin tener que reenviarla por correo postal o electrónico. Por su parte, la eficiencia en las reuniones, fundamental en la toma de decisiones, mejora considerablemente gracias a Diligent Boards, ya que se pueden realizar las evaluaciones, votaciones y las aprobaciones de las actas, entre otras obligaciones del Consejo de Administración.

Para terminar, Diligent Boards permite restringir los permisos para controlar quién puede, o no, acceder a cada documentación. De este modo, si solo queremos que los miembros de una comisión tengan acceso a ciertos documentos podemos restringir los permisos.

Finalmente, en Diligen existe un servicio al cliente que soluciona cualquier problema que los clientes tengas las 24 horas del día todos los días del año, por lo que se puee  contactar con un servicio de atención al cliente siempre que sea necesario para rescindir el acceso a la plataforma de un dispositvo que se ha perdido, o para resolver los problemas frecuentes como olvidarse de la contraseña.

En definitiva, las empresas que deciden emprender el camino de la digitalización, y lo consideran una de las obligaciones del Consejo de Administración obtienen un incremento sustancial de su eficiencia y eficacia, gracias a todas las ventajas mencionadas, lo que, en última instancia, ayuda a conseguir un gobierno corporativo moderno.