Pautas para medir y mejorar el nivel de eficiencia del Consejo de Administración

El Consejo de Administración cumple con funciones esenciales en el desarrollo de su organización. En esa sintonía, se explica que un Consejo de Administración con un rendimiento consistente representa un valor añadido estimable, mientras que un Consejo de Administración con un bajo rendimiento expone a la organización a posibles riesgos que pueden generar situaciones desastrosas e injustificables.

Como el rendimiento del Consejo de Administración es un elemento principal en el éxito empresarial, es muy relevante que su organización cuente con una visión clara respecto a qué grado de efectividad precisa de los consejeros, comités y el Consejo de Administración.

En ese sentido, es importante medir lo que representa la eficiencia del Consejo de Administración(esa variable que cifra un equilibrio entre el resultado alcanzado, el coste real de energía que ha comportado llegar a ese resultado y el tiempo invertido). Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en cómo se hicieron las cosas y cuantifican el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

Una cultura de continúas evaluaciones: puente de mejora del rendimiento empresarial

En esa dirección de análisis del rendimiento de un Consejo de Administración, la participación de consejeros puede suponer un reto. El desafío se centra en motivarles para que se comprometan en una cultura de continuas evaluaciones, que cree un círculo virtuoso de mejora del rendimiento.

La dinámica de los nuevos tiempos deposita en los Consejos de Administración decisiones sobre una gran variedad de temas. En esa línea, desde la consultora McKinsey se afirma que: “Ahora los consejeros tienen que dedicarse más a fondo a la estrategia, la digitalización, las fusiones y adquisiciones, los riesgos, la captación y fidelización de talento, las tecnologías de la información e, incluso, el marketing”. El hecho de que deban encargarse de tantos aspectos supone una mayor exigencia para la empresa, ya que debe asegurarse de que su Consejo de Administración cuenta con las habilidades y la experiencia necesarias para ofrecer un buen asesoramiento sobre todos estos aspectos.

La eficiencia del Consejo de Administración es fundamental para facilitar el éxito empresarial. En ese sentido, se ha descubierto en muchos análisis que la eficiencia del Consejo de Administración está claramente  ligada al éxito financiero de la organización.

Un estudio de McKinsey determinó que una empresa con una dinámica interna consistente, una buena relación y comunicación entre los miembros del Consejo de Administración y los directivos, y procesos sólidos tiene mejor rendimiento que el promedio de las empresas, y por lo tanto que la mayoría de su competencia.

Recomendaciones de la CNMV para favorecer la eficiencia del Consejo de Administración

Para favorecer una dinámica de eficiencia en un Consejo de Administración es pertinente consultar las recomendaciones del Código de Buen Gobierno Corporativo de la CNMV. Entre esas recomendaciones, figura que el Consejo de Administración posea la dimensión precisa para lograr un funcionamiento eficiente y participativo, lo que se traduce en que el consejo esté integrado por un conjunto de entre cinco y quince miembros.

También se recomienda, en el capítulo de la inclusión y la paridad, que el número de consejeras represente, al menos, el 30 % del total de miembros del Consejo de Administración. Además, que el número de consejeros independientes constituya, por lo menos, la mitad del total de consejeros, lo que favorece una visión crítica más aguda e imparcial del funcionamiento de la organización. En el capítulo de la gestión financiera, se sugiere que el Consejo de Administración procure presentar las cuentas a la Junta General de Accionistas sin limitaciones ni salvedades en el informe de auditoría.

La contabilidad óptima es pues el primer cimiento del Buen Gobierno Corporativo. En esa línea, resulta muy instructivo el artículo “Buen Gobierno en materia contable y financiera”, elaborado por Oriol Amat y Claudio Zanotti, confeccionado para la Revista de Contabilidad y Dirección. En ese ensayo se establecen algunas recomendaciones clave para realizar evaluaciones del Consejo de Administración eficientes. En primer lugar, se recomienda que la evaluación sea “estratégica, sencilla y una experiencia enriquecedora para los consejeros”. Para favorecer esa dinámica, se sugiere cambiar la imagen de las evaluaciones. Se debe convencer a los consejeros de que las evaluaciones son una oportunidad, no una amenaza, y de que se realizan para lograr un Consejo de Administración más consistente, que beneficie a la organización. También se debe motivar a los participantes a que sean honestos y las realicen constructivamente. Como dijo Peter Drucker, consultor y profesor de negocios, y considerado el mayor filósofo de la administración de organizaciones en el siglo XX: “No puedes mejorar lo que no puedes medir”.

Una de las maneras de asegurar a los participantes que sus comentarios son confidenciales es utilizar un sistema de evaluaciones seguro en el que los resultados individuales sean solo accesibles para el presidente o el secretario del Consejo, encargado del proceso. Esta garantía fomenta la sinceridad y al mismo tiempo favorece la tarea de supervisión al presidente o al consejero que se encarga de las evaluaciones. El encargado de las evaluaciones podrá asegurarse de que estas son productivas y se utilizan para mejorar el rendimiento y el desarrollo de los consejeros. También es importante definir los objetivos de cada evaluación: es decir, que cada uno de esos análisis vaya vinculado a un plan de acción concreto para mejorar la eficiencia del Consejo de Administración.

Aspectos clave de una organización que hay que revisar periódicamente

Otros aspectos que deberían evaluarse periódicamente para garantizar la eficiencia del Consejo de Administración son la estructura del Consejo y el trabajo realizado por las comisiones; la efectividad de los directivos; el proceso de sucesión y contratación; así como las políticas de gobierno corporativo; la diversidad en el Consejo y el compromiso de los consejeros. También resulta crucial seguir siempre el mismo calendario para las evaluaciones. Por ejemplo, realizar una evaluación interna anualmente y complementarla con evaluaciones externas cada 3 años.

Para facilitar ese proceso, lo más aconsejable es llevar a cabo las evaluaciones con herramientas intuitivas, que se pueden completar cuando más le convenga al consejero. En esa línea, se pueden cambiar las preguntas, añadir o eliminarlas, para reflejar los objetivos cambiantes y las necesidades del Consejo de Administración. Las herramientas, como Diligent Board Evaluations. ofrecen también un análisis cuantitativo de los resultados que ayuda a definir los aspectos que deben mejorarse.

Además, utilizar herramientas de evaluación ayuda a las empresas con recursos limitados a obtener el máximo rendimiento del proceso de evaluación. El resultado de las evaluaciones se puede analizar con un solo clic, que generará informes, tablas y gráficos.

Ventajas que comporta la utilización de la herramienta Diligent Board Evaluations

Para fomentar el compromiso de los consejeros, el proceso de evaluación ha de ser regular, relevante, positivo y riguroso. El objetivo de herramientas como Diligente Board Evaluations es reducir la carga administrativa y financiera, al tiempo que fomentan la participación. De esta forma, los consejeros considerarán las evaluaciones como un proceso constructivo, que les ofrece la oportunidad de desarrollarse en el ámbito personal y profesional, y les permiten mejorar los resultados de la organización de la que forman parte.

Si se define un plan de acción tras las evaluaciones y este se lleva a cabo, las evaluaciones del Consejo de Administración mejoran el rendimiento, y añaden valor y responsabilidad a las organizaciones.

Desde el punto de vista de los administradores, Diligent Board Evaluations permite reducir el tiempo que dedican las secretarías del consejo en la creación, envío y seguimiento de las evaluaciones de los consejeros porque incorporan varios tipos de preguntas, basados en la amplia experiencia de Diligent con Consejos de Administración de empresas de todos los sectores a escala mundial. También optimiza el seguimiento del progreso de las evaluaciones de manera que podrá saber si los consejeros han empezado,  finalizado o dejado a medias las evaluaciones. Con el informe automático podrá extraer informes con la media de los resultados, por lo que no tendrá que manipular los datos al acabar las evaluaciones.

Gracias a los informes personalizados podrá individualizar los análisis con un par de clics. También permite la elaboración de gráficos y encuestas. Además, se puede utilizar en cualquier dispositivo: teléfonos inteligentes, tablets y portátiles.

En síntesis, a menudo se habla de aumentar la eficiencia del Consejo de Administración, pero sin embargo no se define una estructura clara de cómo medirla e incrementarla, ni se utilizan las evaluaciones del Consejo como el medio para mejorar la eficacia de los órganos de gobierno.