El futuro del trabajo: ¿Hacia dónde nos dirigimos?

Parece todavía algo lejano, pero crea cierta tristeza pensar cómo será la “vuelta al trabajo”. El metro ya no va tan lleno como antes y todo el mundo usa mascarilla. La gente es más cautelosa y mantiene la distancia en el ascensor. Nadie toca nada sin antes pensárselo dos veces. Todo parece diferente.

Allá arriba, en el piso 16, la oficina de Diligent también parece otra. El aforo máximo se ha reducido al 30% de su capacidad habitual. Dos de cada tres directivos están trabajando desde casa. El equipo de marketing se prepara para impartir otro seminario web, el tercero en lo que va de mes. El número de inscripciones nunca había sido tan elevado.

Cuando entro en mi despacho, una enorme pantalla de televisión se sincroniza con mi teléfono. Es la forma de conectarme con parte del equipo en Londres, Múnich, Sídney e infinidad de despachos de casa repartidos por todo el mundo. Como la mayoría de los directivos, ya no me paro a pensar en qué parte del planeta se encuentra cada persona. La capacidad de conexión acorta las distancias. Es un mundo diferente al de hace unos pocos meses.

Sabemos que la COVID-19 terminará por pasar, pero todos habremos cambiado. Mi trabajo desde la dirección es aprender de cada experiencia. Ya no me centro en la empresa de antes, sino en construir una nueva empresa más sólida y unida. Como dirigentes, esa será nuestra función en el mundo pospandémico.

Previsión de la nueva normalidad

Cuando las empresas reflexionen sobre el futuro, se verán obligadas a tomar decisiones: ¿Cómo será mi empresa? ¿Cómo podemos posicionar mejor a nuestros empleados, cadena de suministro, políticas y servicios en el nuevo entorno? ¿Estamos siguiendo la estrategia correcta? ¿Contamos con el mejor talento? ¿Y la cultura? ¿Disponemos de la tecnología adecuada?

Según vamos desgranando estas preguntas tan amplias, podemos empezar a pensar en el día a día: ¿cómo evolucionarán nuestros canales de comunicación? ¿Qué tipo de datos necesitaremos tener a nuestro alcance? ¿Cómo se verán afectadas las relaciones o la etiqueta del lugar de trabajo? En Diligent, con el inicio del trabajo a distancia a gran escala, ya hemos empezado a dar respuesta a estas preguntas…

Hacia un cambio global

Piense por un momento que, en cuestión de pocas semanas, todo el mundo ha tenido que empezar a trabajar desde casa. Este cambio global a un entorno de trabajo virtual no ha sido por elección, si bien ha supuesto importantes avances tecnológicos para las empresas. Estas, aunque no estuviesen preparadas, se han visto obligadas a adaptarse a la transición. Este hecho ha provocado cambios para todas las partes: Consejos de Administración, empresas altamente reguladas, eventos, ventas… Todo el mundo se está adaptando a un nuevo modelo de negocio virtual. Incluso los gobiernos y los organismos reguladores, la parte más formal de las autoridades legislativas, han tenido que cambiar sus métodos de trabajo en cuestión de días.

Si bien esta pandemia mundial nos cambiará para siempre, tenemos que elegir hacia dónde queremos dirigirnos. Ya que se nos han impuesto herramientas de trabajo virtual, ¿cómo podríamos aprovechar esta tecnología de cara a la recuperación? ¿Qué riesgos conlleva?

Con el fin de que la totalidad del personal pueda trabajar desde casa, algunas empresas han equipado también a sus dirigentes y a los miembros de sus Consejos de Administración con las herramientas y los flujos de trabajo necesarios para llevar a cabo sus tareas.

Conocimiento de los riesgos

En la alta dirección de las empresas, la seguridad es un factor de máxima prioridad cuando se trabaja de forma virtual. El uso de Zoom, Microsoft Teams o Slack está muy extendido en las empresas, ¿pero son estas las herramientas más adecuadas para colaborar y comunicarse de forma confidencial? Estrategias de fusiones y adquisiciones, permisos, puestas al día del Consejo de Administración por parte del director ejecutivo, documentos financieros, comunicaciones legales, conversaciones confidenciales sobre retribución ejecutiva… Este tipo de información confidencial requiere mayores niveles de seguridad (como protección de la privacidad, permisos de usuario o cifrado de datos) para su protección en el mundo virtual. Un error al enviar un correo electrónico o el enlace a una videoconferencia puede provocar una fuga de información confidencial, lo que constituiría un hecho de consecuencias trágicas en un frágil periodo de recuperación.

Adaptación al futuro del trabajo “seguro”

En muchos sentidos, el futuro del trabajo ya está aquí. Ahora debe examinarse desde el punto de vista de la seguridad y el riesgo.

Los procesos en las empresas ya nunca serán iguales, y diferirán en función de la situación, el asunto específico y las personas involucradas. La privacidad y los permisos son tan importantes como disponer de buen acceso y amplia conectividad. Es necesario que la información se transmita dentro de la empresa con la misma seguridad que hacia el exterior. Lo más importante será que la tecnología sea virtual y las conversaciones se produzcan de forma fluida. Las aplicaciones de software como servicio (SaaS) proporcionarán oportunidades e impulsarán la toma de decisiones desde cualquier parte del mundo. Las empresas deben tener muy en cuenta la seguridad y la privacidad en las herramientas de colaboración y comunicación con las que trabajen en el futuro.

Con herramientas seguras e integradas como Diligent Boards, Messenger, Secure File Sharing y Secure Meeting Workflow, las empresas más efectivas podrán subsanar las deficiencias que tengan. Conseguirán aumentar su efectividad y agilidad al tiempo que protegen los documentos y conversaciones más importantes, tanto del Consejo de Administración y altos directivos como del resto de los miembros de la empresa.

En muchos sentidos, miraremos hacia atrás y veremos cómo la COVID-19 ha acelerado el cambio y ha provocado la adopción de una nueva generación de herramientas, técnicas y métodos de trabajo en las empresas. Aquellas que reaccionen rápido conseguirán una ventaja competitiva. Esta regla siempre se ha cumplido cuando el mundo ha experimentado un cambio, y esta vez volverá a cumplirse.

Definición de la función del equipo de liderazgo

¿Cuál es la función de los Consejos de Administración y de los equipos de liderazgo de las empresas en este cambio? Pues reconocer que los retos que están por venir no afectan únicamente a la tecnología, sino también a la forma de usar las herramientas tecnológicas para crear empresas más sólidas.

Veo que los avances en el futuro del trabajo se reflejan en los progresos similares que se producen en las comunicaciones entre las partes interesadas. Los mejores dirigentes rezumarán empatía. Las empresas que prosperen utilizarán las herramientas virtuales para mejorar el flujo de información con sus empleados, clientes y comunidades. En esencia, esto es el gobierno corporativo moderno, en el que las empresas adoptan herramientas y prácticas que permiten establecer una mejor comunicación y, en última instancia, tomar mejores decisiones.

Como dirigentes empresariales, podemos ver la COVID-19 desde otro punto de vista. Tenemos la oportunidad de dar forma a nuestras empresas para que sean mejores que antes. Nuestro equipo de liderazgo emergerá más fuerte, las cadenas de suministro serán más ágiles y los empleados estarán más conectados a pesar de la distancia. Es responsabilidad de los dirigentes aprender de estos retos y aprovecharlos para crecer.

Somos el resultado de nuestras experiencias, y las que estamos viviendo hoy son verdaderamente únicas. No las desperdiciemos.