La gestión de crisis desde el Consejo de Administración

En este artículo se aportan una serie de claves la gestión de crisis desde el Consejo de Administración con más criterio y perspectiva, tanto en los entornos de la empresa privada como en los de la pública. El objetivo de este reportaje se centra en fortalecer las habilidades de gestión de la crisis de los consejeros. En función de cuál sea la respuesta a esas dificultades, nuestra organización saldrá fortalecida o sufrirá daños que pueden ser irreparables.

Principales habilidades de los consejeros para gestionar con éxito una crisis

Con independencia de que su empresa sea privada o pública, o una organización sin fines de lucro, muchas entidades experimentarán una crisis tarde o temprano. La efectividad de su respuesta determina si una empresa sale más fuerte de esa crisis o si sufre daños irrecuperables. Los consejeros rara vez pueden anticipar un evento traumático. Sin embargo, pueden mitigar el peor de los casos trabajando en equipo, acreditando un liderazgo consistente y asegurándose de contar en su Consejo con componentes con una experiencia fiable en gestión de crisis desde el Consejo de Administración, además con un mapa de riesgos completo. Sea como fuere, las habilidades relevantes de gestión de crisis no se pueden leer en un libro. Los integrantes del Consejo las desarrollan en situaciones inesperadas y singulares, que ponen a prueba su reputación, así como la salud financiera, la cultura y la capacidad de recuperación general de la organización.

La consejera independiente Anastassia Lauterbach (en el siguiente artículo) alude a su experiencia en puestos de consejera no ejecutiva en los sistemas de gobierno corporativo de EE. UU., Reino Unido y Alemania, para señalar cinco áreas comunes de acciones decisivas necesarias para realizar una gestión de crisis desde el Consejo de Administración con éxito. A saber:

1. Reconozca que la empresa se enfrenta a una crisis. De nada sirve una actitud a la defensiva y de negación de la realidad_. Cuanto antes se reconozca la situación de crisis, antes se podrán recursos para atajarla o, al menos, minimizarla. En ese sentido, es posible que no existan planes de respuesta predefinidos, pero los comportamientos éticos y honestos, así como una mentalidad que apueste por la sinceridad y la transparencia son fundamentales para generar credibilidad y confianza en las partes interesadas externas. No hay nada más dañino que presentar una situación perfecta de cara al exterior, mientras internamente se está lidiando con una crisis. Daña la credibilidad y la cultura corporativa de su organización. Es mucho más confiable una gestión de crisis centrada en una autocrítica certera, donde se aporten datos y un relato lo más neutro posible de lo ocurrido, así como una respuesta honesta y estructurada de reparación de daños.
2. Creación de una comisión destinada específicamente al manejo de la crisis. Lo que hará más operativa y eficiente el manejo de la situación. Se trata de aglutinar y coordinar equipos ejecutivos y no ejecutivos en un propósito y comunicación comunes. El deber esencial de las personas que guían el Consejo de Administración es unificar los equipos de liderazgo no ejecutivos y de alto nivel a través de un objetivo común. Marginar las voces críticas y excluir a ciertos actores de las discusiones sobre resolución de problemas conducirá en última instancia a tiempos de respuesta más largos, especialmente cuando la confianza entre los ejecutivos y el Consejo de Administración está en entredicho. Compartir información con cada integrante del Consejo abre la puerta a conocimientos adicionales, que contribuyen a resolver la situación con más matices. En el polo opuesto, el liderazgo deficiente de un presidente puede manifestarse en un exceso de confianza y dependencia de los asesores externos e incluso la filtración de información crítica a los medios y/o proveedores.
3. Identificar y resolver todos los problemas entre departamentos derivados de la crisis, favoreciendo así la coordinación y la cohesión de la entidad. Se trata de articular un equipo de liderazgo interdisciplinario. En la mayoría de los casos, la gestión de crisis suele presentar un grado de complejidad que hace necesario involucrar a expertos de diferentes campos. Los asesores externos deben tener una línea de comunicación directa con el Consejo para informar y actuar con rapidez en los casos más difíciles. En esa línea, se debe articular una planificación consistente de la comunicación, en algunos casos, con experiencia externa adicional. La necesidad de actuar con rapidez puede provocar algunos errores. De ahí, la importancia de la transparencia en la comunicación y evaluación de daños, para garantizar un aprendizaje rápido, que no paralice a la empresa, sino que incremente su agilidad y operatividad. Resulta primordial involucrar, motivar y comprometer al mejor talento en nuestros equipos de finanzas y estrategia para gestionar de la manera más acertada posible la situación. Los líderes deben comprender las fluctuaciones del flujo de efectivo, incluidos los pagos a corto plazo, las multas, la interacción con expertos externos, los desafíos estratégicos y operativos y los nuevos riesgos. Pensar en escenarios y sistemas de seguimiento del rendimiento en consecuencia se convierte en un trabajo diario. Tener una relación de trabajo saludable con los auditores sigue siendo clave en cada paso del proceso de gestión de crisis desde el Consejo.
4. Prestar atención y empatizar con las necesidades de nuestro equipo de profesionales. La empatía y la atención a las necesidades de la fuerza laboral es imprescindible. En según qué casos, los miembros del Consejo de Administración y el equipo directivo deben aceptar recortes salariales para mostrar solidaridad con los empleados. Una comunicación equilibrada con el equipo ejecutivo es, una vez más, indicador de un buen funcionamiento del Consejo de Administración en la gestión de crisis. En cualquier equipo, la autogestión no se debe sobrevalorar, ya que el estrés, la fatiga y la incertidumbre pueden limitar o impedir el buen juicio. En este contexto, se pueden explorar las opciones de tutoría y coaching.
5. Comprometerse en el cumplimiento de la responsabilidad personal de los ejecutivos. Se trata de un eje imprescindible en la gestión de crisis desde el Consejo. Despedir al CEO puede ser una de las decisiones más difíciles que puede tomar un Consejo de Administración, pero en una crisis también puede ser uno de los factores que marcan la diferencia a la hora de solventarla con éxito. ¿Qué factores fundamentan la destitución del CEO? Una infracción comprobada de la ley o del código de conducta de la organización, así como las acciones que dañan la salud de la organización y la confianza del mercado son ejemplos muy caros. Un presidente experimentado del Consejo deliberará este asunto con sus compañeros en el Consejo. La contratación de un CEO interino (a veces escogido de las filas del Consejo o del equipo directivo ya existente en su organización) debe ir sucedida de una búsqueda profesional para encontrar el reemplazo más idóneo para ese puesto, con un cazatalentos especializado a cargo de esa función. Para tomar esa clase de decisiones, es importante que los componentes del Consejo aparquen sus preferencias personales y pongan en segundo término la exposición de su carrera profesional y prioricen a sus accionistas y organizaciones, colocándolas como eje de su toma de decisiones en la gestión de crisis. Después de todo, el coraje y la humildad son ingredientes esenciales de un buen gobierno corporativo.

También consideramos pertinente evocar las 3 claves que se aportaron en un artículo de 2019 del blog de Diligent España, titulado “Los Consejos de Administración deben de estar preparados para la gestión de crisis“, elaborado por Mario Lara Sanz.

1. Un Consejo necesita estar familiarizado con el modelo de gestión de riesgos (en las crisis se materializan riesgos que afectan de manera muy importante a la sostenibilidad de la compañía). Además de cumplir con esa obligación preventiva, los consejeros deben asegurarse de que los gestores están suficientemente preparados y el modelo de negocio contempla aquellos que pueden impactar de forma letal la viabilidad de la compañía o que pondría en entredicho su propia existencia (como aspectos reputacionales, así como consecuencias financieras o económicas inasumibles). Conocer los planes de contingencia para el manejo y solución de situaciones de crisis debiera de ser una tarea que, por lo menos una vez al año, el Consejo agendara para dedicarle la atención debida.
2. El valor de la información y la comunicación para anticiparse a las crisis. Un Consejo debe garantizarse que es informado diligentemente cuando una circunstancia, aunque sea menor, pueda degenerar en una situación de crisis, por daño reputacional, estratégico o económico.
3. El Consejo debe valorar cómo estructurar un seguimiento eficiente de cómo el equipo de dirección afronta y maneja la crisis que ha surgido. En función de la gravedad de la crisis que se maneja, puede obligar a configurar comités de seguimiento de la crisis, con presencia de componentes del equipo de gestión y del Consejo. En otros casos, será suficiente con un informe regular del management al Comité Ejecutivo o el Comité de Auditoría, que deberán definir si aumentan la frecuencia de esos encuentros o reportes. El acceso al Consejo de Administración del equipo de comunicación de la empresa es clave, ya que en algún momento de la gestión de la crisis será necesario que el propio Consejo, o su Presidente, se comuniquen con empleados, clientes o con el ámbito de la sociedad afectado por la crisis.

Factores que favorecen la comunicación en tiempo de crisis

• Optimización del tiempo. La toma de decisiones debe ser diligente en esta clase de situaciones.
• Mayor ciberseguridad. Eluda emplear plataformas de comunicación que carezcan de sistemas de seguridad capaces de evitar ciberataques. En ese sentido, resulta altamente recomendable emplear las soluciones de Diligent (Diligent Boards, para las reuniones del Consejo de emergencia, Diligent Messenger, para optimizar la comunicación en un entorno online y evitar riesgos de ciberataques, y Diligent Secure File Sharing para compartir el plan de gestión de la crisis con terceras partes externas a la organización que deben aconsejar y apoyar a los órganos de gobierno). Con estas herramientas se habilitan canales de comunicación segura entre los componentes del Consejo de Administración, los directivos, el grupo de trabajo establecido para la gestión de la crisis y cualquier proveedor ny se evita el uso de los sistemas internos que pueden estar comprometidos o de canales de comunicación no seguros como el email.
• Optimización en el manejo de archivos y conversaciones. De este modo, se favorecen todas las comunicaciones, así como el intercambio de información.
• Acotamiento y racionalización de la carga de trabajo, que ya de por sí es alta en esta clase de eventos.