Herramientas imprescindibles para el Secretario del Consejo

Las empresas están constantemente dedicando tiempo a la búsqueda de una buena gobernanza, enfocándose en encontrar una solución eficiente y económica que les permita solventar los problemas relacionados con el riesgo y el cumplimiento.  Y lo mismo ocurre con la Secretaría, que debe enfrentarse a obstáculos como los cambios en la documentación, las reuniones telemáticas, compartir información relevante a los consejeros o redactar y aprobar las actas.

Sin embargo, todos estos problemas pueden resolverse apostando por Governance Cloud, que incluye una variedad de herramientas de software cohesionadas y conectadas con el objetivo de satisfacer las demandas de los consejeros y la Secretaría.

Entonces, ¿qué es Governance Cloud y qué problemas ayuda a resolver? Explicamos estas dos cuestiones, a continuación:

Qué es Governance Cloud y qué herramientas incluye

Governance Cloud es una solución de gestión de la gobernabilidad de las empresas, que permite a estas alcanzar la mayor eficiencia en su gobernanza, a través de un ecosistema de herramientas de software creadas específicamente para solventar los problemas de los consejeros y la Secretaría. Gracias a Governance Cloud, las empresas pueden digitalizar las actividades y tareas del Consejo de Administración.

Las herramientas que incluye Governance Cloud son:

Diligent Boards™

Se trata de un software para Consejos de Administración que almacena electrónicamente y de manera segura las agendas, documentos, anotaciones y discusiones del Consejo, lo cual facilita enormemente las tareas no solo de los consejeros, sino también de la Secretaría. Es, además, la herramienta líder en el mercado.

Votaciones y resoluciones

Se trata de una herramienta electrónica que asiste a los consejeros en las votaciones. Por lo tanto, esta función “Votaciones y resoluciones” permite a consejeros y comités utilizar una función de votación integrada para tomar decisiones sobre resoluciones y asignaciones. Además, los resultados pueden verse a tiempo real.

Diligent Messenger

Se trata de una herramienta de comunicaciones electrónicas que permite la conexión de la totalidad del Consejo de Administración, consejeros con directores individuales o comités específicos. Además, los mensajes tienen una marca de la hora, se pueden leer desde cualquier dispositivo y pueden añadirse notificaciones para cuando los directores tengan mensajes entrantes.

Otra de las funcionalidades de Diligent Messenger es que permite a los directores conectarse entre sí y de forma muy sencilla antes, durante o después de las reuniones. En cuanto a la documentación, esta puede descargarse a través del software. Y, por último, Diligent Messenger bloquea las copias y no permite que los directores agreguen contactos externos, lo que significa que las conversaciones privadas del Consejo son siempre privadas.

Diligent Evaluations

Uno de los aspectos más determinantes en la gobernanza son las evaluaciones por el Consejo y directores. Por ello, desde Diligent se diseñó la herramienta Diligent Evaluations, que facilita esta tarea de evaluación, pudiendo así realizar diferentes preguntas enfocadas en obtener la información que los Consejos necesitan para tomar decisiones respecto a composición, cultura, función o talentos.

Además, el software de evaluación posee una función automática de informes de promedios pudiendo además crear informes personalizados mediante un asistente de exportación.

Entity Management

Se trata de una plataforma de gestión de entidades de Diligent, que ofrece una ayuda a las organizaciones para centralizar, administrar y estructurar de forma eficiente su registro corporativo, de forma que estas puedan mejorar la gobernanza de su entidad en base a un mejor cumplimiento, mitigación de riesgos y mejora de la toma de decisiones.

Insights

Diligent Insights ayuda a los directores a optimizar la gran cantidad de contenido que reciben, ofreciéndoles una recopilación de vídeos y artículos seleccionados en base a sus intereses individuales.

Diligent Minutes

Terminamos con la herramienta de flujos de trabajo para tomar minutas y gestionar acciones que incrementa la eficiencia en la toma de minutas a través de potentes funciones integradas directamente en la plataforma y el flujo de trabajo de Diligent Boards.

Por lo tanto, ayuda a la Secretaría de la siguiente forma: el secretario tan solo tiene que tomar notas resumidas, de forma que el software creará un registro de las minutas con una apariencia profesional. Además, desde la Secretaría se pueden adjuntar archivos a las minutas y asignar tareas durante las reuniones, haciendo que la tarea de crear minutas sea más sencilla y eficiente.

En definitiva, todas estas herramientas están enfocadas en mejorar la eficiencia de la gobernanza, por lo que Diligent se centra en satisfacer las demandas de consejeros, secretarios y directores.

Beneficios obtenidos por la Secretaría del Consejo

Como señalamos, las anteriores herramientas están enfocadas en mejorar la eficiencia de los Consejos de Administración, facilitando así las tareas, no solo de consejeros, sino también del secretario o los directores.

En definitiva, los problemas más comunes que Governance Cloud ayuda a resolver son los siguientes:

Distribución de la información continua y mejorada

Gracias a Governance Cloud, los secretarios pueden crear todos los materiales del Consejo en la propia herramienta, así como distribuir esta documentación e información fuera del horario de las reuniones. De esta forma se evitan alternativas como el correo electrónico o el papel, a través de los cuales los secretarios deben enviar de nuevo toda la información cada vez que se producen cambios en esta.

Además, las votaciones y distribución de cuestionarios se realizan a través de estas herramientas.

Estar actualizado y recibir la información en tiempo real

Gracias a las herramientas de Governance Cloud, los consejeros tienen acceso a la información las 24 horas del día, y los cambios realizados en esta documentación se actualizan, lo que facilita enormemente la tarea a los secretarios.

Proporciona información más relevante para que los consejeros realicen las preguntas apropiadas

Dado que los consejeros tienen acceso a la información adecuada, la forma en la que estos abordan los problemas es más eficiente, lo que repercute favorablemente en la revisión de los datos empresariales y el trabajo con las comisiones del Consejo, dejando de ser tareas complejas.

Comunicaciones seguras

Dado que los consejeros manejan información confidencial, es fundamental que esta se transmita a través de herramientas seguras como las de Governance Cloud, evitando así que se produzcan brechas en la ciberseguridad de las empresas.

Optimización de todas las tareas de gobierno corporativo

Y, para terminar, señalamos que el número de actividades que forman parte del gobierno corporativo son cada vez mayores, por lo que es necesario contar con herramientas como las encontradas en Governance Cloud, que permiten a los consejeros tener a mano la información relevante, encontrándola de forma muy sencilla.

En definitiva, Governance Cloud ayuda a los miembros del consejo, directores y secretarios a mejorar la eficiencia de sus tareas, consiguiente así un gobierno corporativo eficaz, clave para lograr el correcto devenir en cualquier organización.