La importancia del acta en las reuniones del Consejo de Administración

El acta en las reuniones del Consejo de Administración juega un papel más relevante del que en muchas ocasiones se considera, pues no solamente se rellena para cumplir con la legalidad, sino que el acta refleja tanto las decisiones tomadas, como los problemas y soluciones alcanzados durante cada reunión.

Por todo ello, es fundamental conocer qué es el acta, para qué se utiliza, cuál es su importancia en las reuniones del Consejo y recomendaciones para que este sea lo más eficiente posible, y el orden y regulación del acta.

Qué es el libro de actas y para qué se utiliza

Podemos definirlo como una herramienta o mecanismo utilizado para recopilar toda la información básica de una compañía. Un libro de actas engloba toda la información relacionada con las reuniones del Consejo de Administración, de tal manera que los problemas planteados en estas, así como las soluciones y los acuerdos acordados, figuran dentro de dicho libro.

Importancia del acta en las reuniones del Consejo

Como señalamos, los libros de actas recogen toda la información relacionada con las decisiones tomadas por el Consejo de Administración. Por ello, la estrategia adoptada por una empresa, tanto para corto como para el largo plazo, se encuentra dentro de estos.

Adicionalmente, es obligatorio recoger y almacenar las copias de las actas de las reuniones del Consejo.

Por lo tanto, dentro de las finalidades del acta nos encontramos, por un lado, la necesidad de guardarlo para cumplir con las bases legales, y, por otro, la importancia de hacerlo para poder revisarlo en el futuro.

En este sentido, señalamos que, todas las decisiones tomadas por directivos y consejeros, así como las tareas derivadas de estas decisiones, pueden caer en el olvido. Por ello, estas actas representan cómo y por qué la empresa ha pasado de una situación a otra.

Recomendaciones para mejorar la eficiencia del libro de actas

La primera recomendación que debe tener en mente es la redacción del acta. Es decir, cuando este libro de actas está correctamente redactado, la comprensión por parte de los participantes es total. De esta manera es posible asegurar que las decisiones tomadas, y por ende las prácticas y tácticas a realizar, serán las deseadas.

Para cumplir con esta primera recomendación, es necesario establecer un protocolo o pautas de redacción, siendo claro el proceso que se debe seguir para la anotación de los problemas y las decisiones tomadas. Con ello, se consigue una tarea mucho menos estresante para el redactor, se conocen los principales puntos que se deben recoger y se evita un cambio en la redacción cuando cambia la persona que lo redacta.

Modelo de Diligent

Ahora que ya conoce qué son los libros de acta, su importancia y orden y regulación, señalamos que, desde Diligent hemos preparado un modelo de redacción aplicable a cualquier Consejo de Administración, siguiendo los puntos que explicamos a continuación:

Preparación previa a la reunión

Cuando se conocen los temas que se van a tratar durante la reunión, que, por lo general, es lo debe ocurrir, la preparación del libro de actas es mucho más sencilla. En este sentido se debe trabajar conjuntamente con el consejero delegado, o bien la persona encargada de moderar la reunión.

De esta manera, el redactor conoce tanto los puntos a tratar durante la reunión como la importancia de cada uno de ellos; nombre de los asistentes, materiales complementarios, presentaciones o documentos establecidos para el orden del día.

Adicionalmente, recomendamos entregar al encargado del libro de actas una copia de la estructura y temas de dicha reunión. Con ello, es posible preparar previamente al inicio de esta un borrador en el que poder identificar fácilmente el punto que se está tratando, sin necesidad de tener que adivinarlo al finalizar la reunión.

Durante la reunión

El primer paso es ir tachando a los asistentes de la reunión según entran por la puerta. Aunque pueda no parecer importante, lo es, pues permite identificar a cada una de las personas y conocer quienes no han acudido a esta. Otra forma de hacerlo es mediante una breve introducción de los participantes.

En cuanto esta reunión comienza, utilizando el modelo de actas que puede descargar en el enlace compartido anteriormente arriba, deben tenerse en cuenta dos aspectos clave para la redacción. En primer lugar, nunca se deben tomar las notas al pie de la letra. Es decir, se debe buscar la forma de simplificar las palabras de los miembros. En segundo lugar, mantenga un tiempo verbal a lo largo del acta y céntrese en los resultados de cada conversación.

Destacamos que nunca debe grabar una reunión, principalmente por cuestiones legales que pueden poner a la persona que lo haga en un compromiso, especialmente si alguna grabación sale a la luz.

Después de la reunión

Una vez finalizada la reunión, y habiendo tomado las anotaciones correspondientes, es fundamental redactar la versión final justo después de que dicha reunión, pues siguen teniéndose en mente todos los temas tratados, mientras que hacerlo en otro momento puede producir que se pierda información fundamental.

En cuento lo tenga terminado, envíe el documento de forma segura para que los consejeros puedan revisarlo y aprobarlo.

A modo de conclusión, destacamos que los libros de acta cumplen con funciones de mayor importancia de la que pueda pensar, pues además de su obligatoriedad, recogen información fundamental que puede ser revisada en cualquier momento.