La importancia de la integridad de los datos corporativos

El pasado mes de septiembre Diligent celebró el Modern Governance Summit, en la que expertos y profesionales de la gobernanza se reunieron para compartir sus experiencias, y conocer las de otros expertos en una variedad de temas, en relación a la importancia de la integridad de los datos corporativos.

En dicho evento, se presentaron conclusiones muy relevantes, que merecen la atención de todo profesional del gobierno corporativo, como es el desafío que presenta la integridad de los datos, su importancia, las fases que deben seguir las compañías para mantener dicha integridad o la necesidad de establecer una responsabilidad sobre esta.

Por ello, a continuación, vamos a repasar dichas conclusiones, con el objetivo de remarcar la importancia de que los datos de su empresa y filiales estén bien gestionados y sean íntegros.

La integridad de los datos corporativos, todo un desafío

Al inicio del Modern Governance Summit, Cathy Cartieri, Directora de Integridad de Datos de Diligent, compartió su principal problemática: “Lo que me mantiene despierta por la noche es el flujo de datos incorrectos y no saber su recorrido por la empresa”.

A esta inquietud, le prosiguen las preocupaciones y conclusiones de Jan van der Ham de Aegon y Robert Moorhead de AIG, que repasaremos más adelante.

Importancia de la integridad de los datos

Son varios los motivos por lo que la integridad de los datos corporativos es tan relevante. Como señaló Cartieri, los datos decaen a un ritmo del 25% de forma anual. Adicionalmente, el 23% de las hojas de cálculo contiene errores. Y, por ello, muchas compañías no depositan la suficiente confianza en sus datos, lo que genera no solo preocupación a la hora de tomar decisiones, sino pérdidas para las compañías.

Por otro lado, Moorhead explicó las seis dimensiones fundamentales que deben sustentar la recopilación de datos:

• Integridad: los datos deben ser completos, pero no debe incluirse nada innecesario. Recordamos que la abundancia de datos innecesarios supone un gran obstáculo a la hora de analizarlos.
• Conformidad: consiste en corroborar que los datos de cada campo se ajustan al formato exigido.
• Coherencia: implica utilizar la lógica empresarial cuando se valoran los datos.
• Precisión: por ejemplo, corroborar que, el nombre de una entidad legal coincide con exactitud con la forma en la que está escrito en los registros del libro de actas.
• Singularidad: como señaló Moorhead, cuando existan varios elementos de datos, debe existir una representación de fuente única para cada entidad.
• Integridad: se debe evitar la duplicación de datos provocada por la falta de vínculos entre los datos del sistema.

Pasos para lograr la integridad de los datos corporativos

Otra de las principales conclusiones del Modern Governance Summit fue la dificultad de lograr la integridad de los datos, lo que no se consigue de la noche a la mañana. A continuación, repasamos los pasos compartidos por Moorhead para lograr la integridad de los datos corporativos:

1.       Definir los datos

El primer paso consiste en identificar qué elementos de datos son clave para su organización, para posteriormente escribir, aprobar y comunicar definiciones estandarizadas para cada campo.

2.       Analizar

Evalúe como de buenos, o malos, son sus datos. De esta forma, los responsables de tomar decisiones son conocedores de la eficacia de estos, estableciendo un margen para la corrección.

3.       Desarrollar

Desarrolle los procesos necesarios para garantizar la integridad continua de los datos.

4.       Informar

Recopila los resultados de la calidad de los datos obtenidos (desde que comenzó la limpieza de datos hasta su resultado). Debería poder evidenciar la mejora de estos, tras eliminar aquellos datos que eran inexactos.

5.       Ejecutar

Una de las principales ventajas de los datos es que son medibles: “o es correcto o no es correcto… no hay zona gris”.

La responsabilidad es clave

En el  Modern Governance Summit, también se analizó la responsabilidad, siendo Cartieri la primera en señalar que, la responsabilidad de los datos debe recaer sobre las personas más cercanas a la gestión de las entidades legales.

Tras ello, Moorhead, con una amplia experiencia en esta materia, analizó con más detalle la importancia de establecer de forma clara y transparente la responsabilidad de los datos de las entidades legales.

En primer lugar, es esencial determinar quién es el responsable, lo cual es, según señala, “la parte fácil”. A continuación, se deben establecer administradores o propietarios de datos, siendo estos los responsables de verificar que estos son verdaderos, completos y precisos. En este sentido, esta responsabilidad es innegociable y debe formar parte de su revisión anual de desempeño.

El siguiente paso consiste en asegurarse de que las personas cumplen con su responsabilidad. Si no es así, como ocurre con cualquier otro incidente de incumplimiento, debe investigarse de inmediato y tomarse medidas correctivas. Esto servirá como impulso de una cultura de cumplimiento en toda la empresa y, en última instancia, permitirá que la toma de decisiones esté sustentada por datos veraces.

El papel de la tecnología

En este plano, fue Van der Ham quien ocupó el papel central, describiendo los tres pasos que sigue Aegon para garantizar la integridad de los datos, respaldado por un software vanguardista de gestión de entidades.

En primer lugar, las entidades legales de la empresa se dividen en dominios, con cada entidad asignada a un solo dominio. Cada dominio pasa por el ciclo de revisión (que consta de una fase de ejecución y otra de verificación) de forma bianual. Y, son dos personas clave los responsables del proceso: el responsable de la ejecución del proyecto y el responsable de los resultados.

En segundo lugar, se lleva a cabo el proceso de revisión, por medio de Diligent Entities, clave en esta fase del proceso, como señala Van der Ham.

Y, por último, se lleva a cabo una verificación aleatoria, que tiene como objetivo asegurar la precisión de la revisión, brindando a los usuarios finales un respaldo adicional de la solidez de los datos.

Para concluir, señalamos que, aunque las entidades suelen asumir que sus datos son fiables, la realidad es que muchas veces no lo son, lo que justifica la importancia de verificar la integridad de los datos corporativos. Y, para que dicha revisión sea lo más eficaz posible, se deben poner a disposición de los responsables las herramientas adecuadas, como Diligent Entities.