La importancia del libro de actas del Consejo de Administración

Las reuniones del Consejo de Administración de las empresas son uno de los ejes más importantes del buen manejo de nuestras compañías. De ahí la importancia del libro de actas del Consejo de Administración y de su redacción. Y, por ello, en esta entrada le vamos a explicar cómo redactarlo adecuadamente y cómo maximizar su efectividad.

Las reuniones del Consejo son, por excelencia, el instrumento principal de la toma de decisiones del órgano. Dichas decisiones son, además, la base administrativa de la compañía, que regirá su rumbo. Ahí es donde radica la importancia del orden en el proceso de recopilación de la información de dichas decisiones.

Por tanto, nos referiremos a la importancia del libro de actas del Consejo, a la legislación al respecto y, además, le daremos consejos sobre cómo llevar este instrumento de la manera más ordenada y precisa posible, para garantizar el cumplimiento de la normativa correspondiente.

¿Qué es el libro de actas del Consejo de Administración?

El libro de actas del Consejo de Administración es el mecanismo mediante el cual se recoge la información básica de la empresa. Las actas del Consejo son una herramienta fundamental para que queden registrados, tanto los problemas como las soluciones y acuerdos que queden en firme en los encuentros de las empresas.

La responsabilidad de levantar el acta recae en manos del Secretario del Consejo de Administración. Como consecuencia, el Secretario debe guardar las copias de las actas, tanto para que las decisiones queden registradas como para darles legalidad. Por ello, se crean los libros de actas, donde se debe guardar cada detalle que el órgano decida.

Recomendaciones para el libro de actas del Consejo de Administración

Una de las primeras recomendaciones es llevar un control ordenado de quiénes son los dueños y responsables de la herramienta. En caso de que, como suele hacerse, esta responsabilidad recaiga en el Secretario, esta disposición debe estar debidamente señalada.

Así, la reposición de libros será responsabilidad del Secretario de la Sociedad. Por ello, su importancia y control debe ser absoluto. Por ejemplo, si el libro se daña o se pierde, hay todo un procedimiento para su reposición. Inicialmente, se debe publicar un aviso público con los motivos por los cuales deberá reponerse.

El libro es tan importante porque es la única herramienta mediante la cual el Consejo asegura que sus decisiones queden plasmadas. Aplica en él las mismas disposiciones que en las actas individuales, publicidad, orden y demás. Y debe ser accesible a todo miembro del Consejo, para así garantizar la democratización de las actas.

Todo esto es responsabilidad personal del Secretario del Consejo y del Presidente, que debe ser el segundo ojo que garantice el orden en el proceso.

Orden y regulación

Más allá de sólo los acuerdos firmes, el libro de actas debe constatar las deliberaciones y decisiones del consejo. Por ello, en el libro debe reflejarse el proceso de toma de decisión y, siempre, debe ser firmado por el Secretario, que debe buscar también la firma del presidente.

Posteriormente, los acuerdos deberán constar en el libro de actas, que, a su vez, deberán ser legalizados por el Registro Mercantil del domicilio social. Los acuerdos serán válidos hasta que su presencia y orden en el libro queden en firmes. Por este motivo, se requiere que en el Registro Mercantil el proceso marche a la perfección. Y eso es responsabilidad del secretario de Consejo.

Además, el libro de actas se debe conservar durante seis años para garantizar la democratización de las decisiones anteriores. Es el secretario del Consejo el que se encarga de todo este proceso. Todo lo anterior lo establece la legislación del Registro Mercantil español y, por ello, es vital que el secretario del Consejo maneje el tema al dedillo para evitar contratiempos.