La automatización y los cambios en el papel de los equipos de gobierno corporativo

Luc van Daele, de Legadex, un proveedor de servicios jurídicos socio de Diligent con sede en Ámsterdam, comparte sus ideas sobre los factores que han mejorado la forma de trabajar de los equipos jurídicos y equipos de gobierno corporativo internos.

Trabajamos con una gran variedad de clientes, incluidas varias grandes multinacionales, lo que nos ofrece una visión general de la forma en que está evolucionando el enfoque del gobierno corporativo.

Hay cuatro factores clave que han ayudado a aumentar la eficacia del gobierno corporativo:

 1) Proactividad

En el pasado, los equipos de gobierno corporativo solían dedicar gran parte de su tiempo a responder consultas y resolver los problemas que iban surgiendo. Conforme su carga de trabajo aumentaba, funcionaban de forma aún más reactiva; sin ebargo, estos últimos años hemos visto cómo su papel ha pasado de reactivo a proactivo.

El impulso para este cambio fue el aumento considerable de las cargas de trabajo. La presión obligó a los equipos de gobierno corporativo a reflexionar y organizarse mejor.

Uno de los cambios clave que hemos observado ha sido el control más centralizado del cumplimiento, que suele implicar el uso de tecnología y paneles para supervisar la actividad de cumplimiento, el control del riesgo previendo los posibles problemas antes de que se activen las alarmas y el uso de datos para tomar decisiones fundamentadas.

2) Transparencia

El aumento de la transparencia ha provocado cambios en los flujos de trabajo de cumplimiento.

Especialmente en las grandes empresas, que tienen distintos equipos internos y proveedores de servicios externos, la transparencia es esencial para que los procesos de cumplimiento sean eficaces. Este es el caso, sobre todo, de las organizaciones que operan en varias jurisdicciones y de las que pertenecen a sectores con un alto grado de regulación, lo que significa que necesitan mantener registros de control muy precisos.

3) De centro de conocimientos a centro de gestión de procesos jurídicos

En el pasado, el equipo jurídico de la sede de una empresa era el centro neurálgico de la información y la experiencia en materia de cumplimiento. Sin embargo, la inmensa complejidad que supone enfrentarse a una carga legislativa cada vez mayor en múltiples jurisdicciones ha puesto de manifiesto la necesidad de facilitar el acceso a los datos corporativos pertinentes y a la información sobre el cumplimiento.

Facilitar el acceso a los conocimientos y la información tiene varias ventajas:

• Los miembros de los equipos jurídicos y de cumplimiento no son responsables personales de almacenar tanta información.
• Los directores jurídicos y los secretarios del Consejo, así como las partes interesadas de otros equipos, pueden acceder a la información de forma autónoma, sin ayuda de los asistentes jurídicos.
• Los equipos de gobierno corporativo cambian a una forma de trabajar más estratégica que aporta valor a la empresa.

4) Mayor atención al riesgo y el cumplimiento

Vivimos una época en la que la información se difunde más rápido que nunca. Hoy, las infracciones normativas pueden ser aún más perjudiciales para la reputación de una empresa, ya que es probable que se hable de ellas en Twitter en cuestión de días. Incluso el servicio inadecuado provocado por los efectos inevitables de la pandemia ha causado un gran daño a las marcas.

Los consejeros que prestan servicios en varias entidades de distintas partes del mundo también se enfrentan a una mayor responsabilidad personal; para ellos, es fundamental la visibilidad del cumplimiento de sus operaciones en todo el mundo, especialmente la garantía de que se cumplen todos los plazos de declaración.

Los efectos de la automatización

La tecnología ha permitido la rápida transición a nuevas formas de trabajo que han minimizado el riesgo en relación con el cumplimiento y han aumentado la eficiencia. En concreto, la automatización ha eliminado gran parte de las tareas rutinarias, de forma que los equipos de gobierno corporativo pueden aprovechar mejor su tiempo y sus conocimientos.

A continuación enumeramos varios procesos clave que la automatización está agilizando:

• Informes

Se pueden automatizar la creación y distribución de informes rutinarios, así como crear paneles específicos para cada función; de este modo, las partes interesadas acceden a la información que necesitan directamente, en lugar de bombardear a los asistentes jurídicos con solicitudes por correo electrónico.

• Creación de documentos

Normalmente, los equipos jurídicos con varias entidades deben crear manualmente contratos e informes para cada una de ellas. La automatización de este proceso implica que los campos de datos, como los nombres de las entidades, los consejeros y los directivos, se completan automáticamente con los detalles correspondientes extraídos directamente del software de gestión de entidades.

• Evaluación de documentos

La inteligencia artificial puede usarse para revisar documentos, especialmente los contratos de bajo riesgo, así como en los procesos de diligencia debida para las fusiones y adquisiciones. Es una opción mucho más rentable que pedir a los abogados que revisen cada uno de los documentos.

• Garantía de la calidad de los datos

Es posible automatizar los flujos de trabajo para recordar a los titulares de las entidades en determinadas jurisdicciones cuándo deben actualizar la información que les corresponde, para que el responsable revise y apruebe los cambios.

• Integraciones de software

Cuando un consejero o directivo abandona la empresa, o cuando cambia una dirección corporativa, el Departamento Jurídico puede ser el último en enterarse. La integración de distintas herramientas de software permite la armonización automática de los datos. Por ejemplo, si un consejero dimite y el Departamento de RR. HH. lo indica en su plataforma, esta información puede mostrarse en tiempo real al equipo de gobierno corporativo.

La tecnología está impulsando una transformación inmensa de la forma de trabajar de los equipos de gobierno corporativo; el resultado es una disminución de los riesgos, un aumento de la eficiencia y un equipo que añade más valor a la empresa