El futuro perfecto: una perspectiva de lo que los equipos jurídicos pueden lograr con la gestión de entidades

En los años 90, el software en la nube era algo totalmente descabellado; en la década del 2000, los teléfonos inteligentes eran meros juguetes y, en la del 2010, la automatización de las entidades no era una posibilidad realista. Y, sin embargo, todos han tenido su momento de apogeo. Pero ¿dónde se encuentra la automatización? Ni más ni menos que a punto de cambiar el mundo.

El 51 % de las organizaciones siguen confiando fundamentalmente en las hojas de cálculo para gestionar la información de una entidad. Pero, según las palabras del economista y autor de ciencia ficción William Gibson, «el futuro ya está aquí, solo que no está distribuido de manera uniforme». Otro 40 % de las organizaciones utilizan un software de gestión de entidades y están superando la fase inicial de implantación —es decir, la digitalización y la centralización— para que sus organizaciones sean capaces de autogestionarse, al menos parcialmente.

El momento álgido de la madurez de la gestión de entidades

Diligent ha publicado recientemente una guía sobre cómo impulsar el crecimiento estratégico con un registro corporativo centralizado. En el punto culminante —la automatización— se presentan oportunidades que habrían sonado a ciencia ficción hace apenas una década.

Estas son algunas de las oportunidades al alcance de las organizaciones que llegan a la fase de automatización:

• Automatización de documentos: flujos de trabajo que agrupan partes de documentos y plantillas de textos modelo aprobadas, que pasan por la cadena de revisiones y autorizaciones pertinente.
• Descubrimiento electrónico (eDiscovery) con reconocimiento óptico de caracteres (OCR): en lugar de subcontratar la localización de la información, los equipos pueden realizar búsquedas con filtros y reglas booleanas en todos los tipos de archivos, incluidos los PDF y las imágenes.
• Firma electrónica integrada: en lugar de pasar de una interfaz a otra, su firma electrónica funciona dentro del software de gestión de documentos. Ya no hay necesidad de cargar un documento, firmarlo, descargarlo y volverlo a cargar.
• Calendario de cumplimiento con alertas: gestione el riesgo y el cumplimiento en todas las subentidades utilizando el mismo paquete de herramientas con el que gestiona los datos de sus entidades. Mantenga un registro de control de todos los cambios.
• Integraciones en HCM, ERP, CRM, etc.: extraiga los datos actuales de la fuente de información fiable de cada departamento y ponga en marcha acciones basadas en ellos.
• Recomendaciones para la racionalización de entidades: ¿piensa que su carga fiscal es elevada para una organización de su tamaño? ¿Son las estructuras de sus subentidades innecesariamente enrevesadas? Si todos los datos están en un mismo lugar, es posible averiguarlo.
• Acceso autónomo a la información según la función desempeñada: los mandos de la empresa con la autoridad adecuada pueden acceder a la información por sí mismos, con lo que se eliminan las solicitudes rutinarias.

Las organizaciones que automatizan de manera eficaz las tareas rutinarias no se quedan sin trabajo. Más bien al contrario: se convierten en un asesor muy codiciado por otras unidades de negocio. Según las reflexiones de varios directores jurídicos y directores consultivos jurídicos, pasan de ser el departamento del «no» al departamento del «¿cómo?» o, mejor dicho, del «¿cómo podemos conseguirlo?».

De media, un equipo jurídico dedica 18 horas al mes a modificar, consolidar, corregir y actualizar la información de las hojas de cálculo; cuando se les libera de esta tarea, disponen de más tiempo para planificar y asesorar. Este tipo de automatización ofrece diversas ventajas:

• Posibilidad de conocer el funcionamiento de todas las entidades y filiales.
• Confianza en el cumplimiento de las obligaciones legales a tiempo.
• Control de los aspectos normativos.
• Colaboración entre equipos.

Esto, a su vez, les permite compatibilizar estructuras y buscar proactivamente el ahorro de impuestos; de esta manera, el Departamento Jurídico puede considerarse, si no directamente un generador de ingresos, al menos un minimizador de gastos. Al comprender y gestionar el riesgo, pueden canalizar la expansión hacia nuevos mercados de forma que se requiera menos cobertura. Y, en relación con la legislación, pasan a ser un oráculo con respuestas para todas las preguntas sobre cómo alcanzar un objetivo.

Estos datos y el asesoramiento jurídico se traducen en decisiones más eficaces en el seno de la cúpula directiva y en un aumento de la eficiencia operativa de toda la empresa, que puede avanzar a la velocidad a la que se mueve el mercado hoy en día.

• Apoyar el crecimiento sostenible, tanto cuando se trata de entrar en nuevas jurisdicciones como de introducir nuevas líneas de productos o ayudar en las adquisiciones, la gestión de entidades simplifica el proceso.
• Garantizar la rentabilidad con una estructura mejorada. Contar con un buen gobierno corporativo es clave para el crecimiento sostenible de las empresas y su ventaja competitiva a largo plazo.
• Proteger la reputación de la marca con procesos mejorados: Gestione el riesgo de sanciones legales o administrativas que puedan provocar pérdidas materiales o económicas, o dañar la reputación de la empresa.

¿Cómo ve su futuro?

La gestión estratégica de entidades puede ayudarle a llegar a un escenario en el que los equipos jurídicos faciliten la gestión de los objetivos más importantes de su organización. Ese escenario final es la automatización, es decir, que las tareas rutinarias sean gestionadas por un software. Pero ¿por dónde empezar? Es sencillo: se empieza por una simple digitalización y centralización que pone punto final al método tradicional de las hojas de cálculo y los archivos compartidos, que tanto ha dificultado la gestión de las empresas durante la transición al teletrabajo.

El futuro exige más diligencia, mejores datos y más previsión. Un Departamento Jurídico que está preparado para gestionar automáticamente las tareas básicas también lo está para liderar, y con los cambios que se avecinan, su organización lo va a necesitar.

Trabajar con la herramienta de gestión de entidades de Diligent le ayuda a que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno, tanto para llevar a cabo los procesos empresariales rutinarios como para fundamentar las decisiones de estrategia empresarial utilizando los datos de la entidad en tiempo real. Consúltenos y solicite una demostración para comprobar por qué Diligent Entities es la mejor solución del mercado para la gestión de entidades.