Ventajas y retos de las reuniones telemáticas del Consejo de Administración

La pandemia a escala mundial generada por los efectos de la COVID-19 ha puesto a los Consejos de Administración en la necesidad de integrar las reuniones online de manera más permanente, eficiente y continuada.

En ese contexto, se enmarca la entrada en vigor del Real Decreto Ley 2/2021, de 26 de enero, de refuerzo y consolidación de medidas sociales en defensa del empleo. A través de este reglamento se ha establecido que las sesiones de los órganos de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, y del consejo rector de las sociedades cooperativas pueden celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las cada uno de los concurrentes. La misma regla será de aplicación a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la persona jurídica. Este rango jurídico explica hasta qué punto las teleconferencias para celebrar las reuniones de los Consejos de Administración se han normalizado.

Ventajas y posibilidades que ofrecen las reuniones telemáticas de los Consejos de Administración

Al hilo de ese de ese florecimiento de los consejos en remoto, hemos escuchado a varios expertos en el Modern Governance Europe y en el reciente webinar de Diligent y Board Agenda comentar que las reuniones telemáticas del Consejo de Administración no van a llegar a su fin con el fin de la pandemia. Más bien al contrario: durante los últimos tiempos  se han frecuentado, han quedado claras sus ventajas y parece que se han consolidado para quedarse.

El caso es que se ha normalizado el uso de la videoconferencia y/o la conferencia telefónica múltiple, con todos los beneficios que esta modalidad de reunión comporta: instantaneidad en la comunicación sin necesidad de desplazarse físicamente,  recorte significativo en gastos de viaje, foco en la tarea, incremento de la conciliación familiar…

En esa línea, los consejeros que relataron sus experiencias en esos dos eventos hablaron de las múltiples ventajas que se han descubierto con las reuniones telemáticas del Consejo de Administración. A continuación, señalamos algunas de las aportaciones más interesantes que, desde su experiencia, generan esta clase de reuniones.

1) Fomentan una mayor preparación de los consejeros en relación a la temática que se va a abordar, puesto que libera tiempo en viajes y desplazamientos físicos, a la par que  favorece una mejor dinámica de preparación y estudio previo de las reuniones.

2) Mayor eficiencia de las reuniones. De manera que se optimiza la relación entre tiempo, tarea y rendimiento.

3) Mayor asistencia y compromiso por parte de los consejeros (ambas mejoras tienen que ver con el hecho de que no tienen que viajar, con lo que pueden tener otros compromisos esa misma semana si no tienen que desplazarse de su casa), lo que favorece una mayor riqueza de eventos, encuentros y tiempo de análisis en su agenda.

Dificultades y limitaciones que comportan las reuniones telemáticas del Consejo de Administración

No obstante, también se han mencionado los inconvenientes. Por ejemplo, la dificultad de entrevistar y seleccionar nuevos candidatos para el Consejo o de aprobar a los CEOs sin conocerles en persona, o la falta de colaboración que surge al limitar las interacciones en persona.

También se han comentado que las reuniones híbridas tienen lo malo de las reuniones en persona y de las reuniones virtuales. Así pues, ¿cuál es la solución?

Nosotros le recomendamos que lo incluyan en el orden del día del próximo Consejo y que sean los mismos consejeros los que definan en qué sesiones consideran imprescindible el hecho de estar presente y qué sesiones pueden desarrollarse en remoto.

Además, si todavía no lo han tenido en cuenta, aún es imprescindible que embarquen al Consejo en la transformación digital, ya que las soluciones digitales permitirán que las interacciones en remoto sean mucho más ágiles, operativas y eficientes.

Diligent Corporation: la herramienta más eficiente para optimizar las reuniones telemáticas del Consejo

En esa dirección funciona Diligent Corporation, que simplifica y favorece  todavía más este proceso de reuniones online de gobierno corporativo. Entre las funcionalidades de esta herramienta sobresale la seguridad. En ese sentido, los secretarios del Consejo de Administración pueden facilitar, con una notificación, el enlace a la videoconferencia  y todos los detalles de la próxima reunión, dentro del marco de seguridad de Diligent Boards. De esta forma, tanto el responsable de asesoría jurídica como el secretario general de la empresa cuentan con la tranquilidad de saber que todas las conversaciones sobre asuntos confidenciales se desarrollan de forma segura dentro de la plataforma de Diligent y no se filtran los documentos confidenciales.

A través de la mensajería instantánea que ofrece Diligent, consejeros y secretaría se comunican en tiempo real entre ellos de forma confiable para intercambiar archivos o mensajes de texto. En ese sentido, si alguna vez se pierde un dispositivo móvil, alguien lo roba la información que contiene o esta se ve comprometida, es posible borrar por completo de manera remota toda la información. Mediante el envío de los órdenes del día en tiempo real, los libros de actas del Consejo de Administración y una herramienta de comunicación instantánea segura, se garantiza la fluidez y la  seguridad de las reuniones del Consejo de Administración.

Existen muchas plataformas que permiten realizar reuniones a través de teleconferencia o videoconferencia. Independientemente de la que elija, asegúrese siempre que cumple los requisitos de su empresa y practique antes con ella para familiarizarse con las diferentes funciones  (solicitud del turno de palabra, invitación a participantes a la reunión, etc.). Si va a grabar la reunión, guárdela en una ubicación segura con Diligent Secure File Sharing. Y compártala después a través de este mismo medio para evitar el riesgo y las limitaciones de tamaño que conlleva el uso del correo electrónico convencional.

Protocolos recomendables para articular las reuniones  del Consejo a distancia

También es fundamental contemplar y cumplir con el protocolo de las reuniones telemáticas del Consejo de Administración, que es igual de importante que el de las reuniones presenciales. En ese sentido, un presidente del Consejo experimentado sabrá en todo momento cómo controlar el desarrollo de la reunión, al tiempo que fomenta la participación de todos los asistentes y facilita que se respeten los turnos.

Otro factor muy importante a considerar es el número de asistentes a los Consejos de Administración online. En ese sentido, se ha verificado que las reuniones a distancia del Consejo de Administración suelen ser más fluidas si están todos los asistentes en línea o todos en presencial. El modelo híbrido es el más complicado de gestionar.

Las soluciones de Diligent para las reuniones del Consejo virtuales

Disponer de una plataforma totalmente integrada reduce la dependencia del Consejo de Administración de los mensajes de texto y correos electrónicos poco seguros, garantiza que los enlaces a las videoconferencias se distribuyen de forma segura con contraseña, evita confusiones con respecto a las reuniones y permite que el equipo de liderazgo de la empresa tenga los cinco sentidos puestos únicamente en la crisis actual.

Además, la aprobación de las actas, las votaciones y el seguimiento de cualquier acción derivada de la reunión se pueden realizar de forma segura desde la plataforma de Diligent

El hecho de poder celebrar reuniones del Consejo de Administración de forma remota con total seguridad le garantiza que el Consejo de Administración de su empresa tiene la capacidad de continuar abordando los asuntos importantes sin interrupciones. Como valor añadido, estas reuniones a distancia sitúan a todos los participantes al mismo nivel, lo que ayuda a desarrollar valores como el respeto, la empatía y la confianza en los demás. Por último, los presidentes y los secretarios de los Consejos de Administración adquirirán mayor habilidad para celebrar reuniones a distancia, experiencia que les será de gran utilidad una vez pase la pandemia.