3 maneras de mejorar el rendimiento del Consejo de Administración

El Consejo de Administración es un órgano con una considerable influencia en el resto de la empresa, motivo por el cual mejorar el rendimiento del Consejo se presume como fundamental.

Por ello, anualmente, o en periodos de tiempo más cortos, todas las empresas realizan un exhaustivo análisis del rendimiento de su Consejo, extrayendo de este análisis tantos los aspectos positivos que deben mantenerse, como los puntos débiles en los que deberían trabajar en años venideros. Este estudio de los éxitos y fracasos permite trazar un plan con el que conseguir la máxima eficiencia en este órgano, lo que, como se ha podido comprobar, no es ni de lejos una tarea sencilla.

Presta atención a estos 3 apartados con los que mejorar el rendimiento del Consejo de Administración en 2021.

Digitalización del Consejo

Con la transformación digital y la introducción de nuevas tecnologías, la digitalización de las empresas y, por ende, la de los Consejos, se ha convertido en una de las prioridades de un gran número de empresas cuyos resultados han mejorado considerablemente al implementar soluciones digitales.

La introducción de un portal digital capaz de mejorar las gestiones relacionadas con la tramitación de documentación o la mejora de la comunicación y la colaboración es una clara garantía de éxito.

Entre las principales ventajas de la digitalización destacan las siguientes:

• Incremento de la eficiencia de los Consejos

Como consecuencia de que la documentación que se envía a los miembros a través de la solución digital, la Secretaría del Consejo se asegura de que los miembros de este la reciben con tiempo de antelación y que todos revisan la versión final y no versiones previas que encuentran antes en la bandeja de entrada del correo electrónico. De este modo, los miembros podrán interiorizar toda esa información antes de las reuniones y utilizar el tiempo de reunión para hacer preguntas o tomar decisiones estratégicas.

Adicionalmente, la digitalización permite agilizar algunas tareas como la aprobación de actas, pudiendo ser realizadas en los portales del Consejo, en lugar de hacerlo de manera presencial. Lo mismo ocurre con las evaluaciones del rendimiento del Consejo de Administración o las votaciones de temas decisivos o secundarios.

• Incremento de la seguridad

Los portales para el Consejo de Administración como Diligent Boards son soluciones mucho más seguras que sistemas como el correo electrónico, de este modo, se reducen las probabilidades de sufrir un ciberataque. De este modo, es posible asegurar que no hay filtraciones y no se compromete la confidencialidad de la información tratada en las reuniones.

• Reducción de costes

La utilización de portales elimina los costes variables relacionados con los costes de impresión y de envío postal de la documentación. Destacamos también que la transmisión de información en papel supone la utilización de grandes cantidades de este material a lo largo de un año, perjudicial tanto para las empresas como para el medio ambiente.

Centrarse en el largo plazo

Para que cualquier empleado o miembro del Consejo de Administración pueda centrarse en el largo plazo, los cimientos, sistemas y procesos deben ser eficientes y robustos.

Para lograr que el Consejo de Administración tome decisiones con el largo plazo en mente es necesario, en primer lugar, definir claramente cuáles son la misión, visión y valores de la compañía, de tal manera que la toma de decisiones pueda ir enfocada a estos. Recuerda que al existir un entorno tan cambiante, la vición y ma misión deben revisarse periódicamente, dependiendo del crecimiento y funcionamiento de cada compañía.

En segundo lugar, y una vez establecidos los cimientos del Consejo, este ha de enfocarse en conseguir la máxima cohesión posible, pues la eficacia de las prácticas a seguir por el Consejo no será la esperada a menos que los miembros del este sean capaces de trabajar conjuntamente, y trabajen para alcanzar los mismos objetivos.

• La importancia de la transparencia

Posiblemente el factor más importante cuando se desea que el Consejo tome decisiones centradas en el largo plazo y mejore el rendimiento del Consejo de Administración es la transparencia en la comunicación. La falta de claridad supone una menor cohesión y enfoque de los objetivos establecidos, lo que perjudica claramente a los resultados de las empresas.

Para conseguir esta cohesión es fundamental que el CEO de la empresa tenga la suficiente confianza para ser sincero con los consejeros y que la información fluya libremente entre los órganos de gobierno para que las decisiones que se tomen sean informadas.

Definir la responsabilidad y papel de cada consejero

Por último, destacamos la importancia de establecer las responsabilidades y el papel de cada miembro para mejorar el rendimiento del Consejo de Administración. De este modo, se agilizarán las reuniones del Consejo, pues cada consejero conoce con claridad cuál es su ámbito de actuación y sus responsabilidades.

Para ello, también ese necesario conocer la diferencia entre el papel del Consejo de Administración y el de la Dirección. En tanto que la Dirección se encarga de formular e implementar el proceso, el primero se encarga de la aprobación y revisión de este.

Una vez iniciado el proceso, es fundamental llevar a cabo un análisis de los indicadores establecidos, así como la comprobación del adecuado funcionamiento de los estados financieros, tesorería, inversión, financiación y demás áreas de influencia.

Para concluir, señalamos que toda transformación para mejorar el rendimiento del Consejo de Administración requiere un análisis de los resultados bien sincero en el que los miembros del Consejo puedan expresar su opinión sobre los asuntos que se deben mejorar. El rendimiento del Consejo debe evaluarse de manera individual (todos los consejeros deberían evaluar al resto de miembros del Consejo) y conjuntamente (cómo funciona el Consejo en su conjunto teniendo en cuenta sus obligaciones y deberes).