Prioridades del Secretario del Consejo en 2021: mejorar las prácticas de buen gobierno corporativo

Implementar prácticas de buen gobierno corporativo es clave en tanto que promueve la creación de valor en las empresas, obteniendo así unos mejores resultados que la competencia gracias a la creación de un sistema de gobierno sólido.

Y es este sistema de gobierno el que facilita la entrada de inversores y capital extranjero, necesarias para el crecimiento de la empresa y la generación de valor. Por este motivo, fomentar que la empresa siga unas buenas prácticas de gobierno corporativo es más necesario que nunca.

Y ante esta perspectiva, la Secretaría, como nexo entre la gerencia y el Consejo, juega un papel esencial para mejorar las prácticas de buen gobierno corporativo, gracias a las prioridades que veremos a continuación (y que toda Secretaría debería aplicar este 2021).

1.      Automatización de tareas administrativas

La primera prioridad de la Secretaría ha de ser la automatización de las tareas administrativas. Cabe recordar que la responsabilidad del secretario ha evolucionado considerablemente en estos últimos años, debiéndose encargar no solo de la administración eficiente del Consejo, sino actuando como un Director del Gobierno Corporativo.

En este sentido, no es eficaz que el secretario dedique la mayor parte de su tiempo a la administración, pues ello supone participar menos en temas relacionados con la legislación, finanzas, gobierno corporativo, asesoramiento o estrategia, que son las tareas que más influyen en los resultados del Consejo y la compañía.

En definitiva, es fundamental automatizar las tareas administrativas, liberando tiempo para las acciones más importantes (aquellas que influyen directamente en la creación de valor) y mejorando así la productividad del secretario, como explicamos en este segundo apartado.

2.      Mejor productividad

En línea con lo que acabamos de mencionar, y dejando a un lado las tareas administrativas, el secretario del Consejo de Administración se encuentra en una posición única, actuando como intermediario entre los consejeros, el equipo de gestión y los accionistas. Por este motivo, no solo debe garantizar el correcto intercambio de información entre todas estas partes, sino que se encuentra en la posición idónea para rectificar las carencias que observe en materia de gobierno corporativo y su productividad, proponiendo cambios en la gestión si fuese necesario.

Ahora bien, ¿qué cambios puede proponer el secretario para lograr una mejor productividad? Este 2021, el crecimiento de la automatización será la clave de la productividad, tanto de la Secretaría como del Consejo de Administración. Por ello, entre las prácticas de buen gobierno corporativo destaca la implementación de un software que permita la redacción de actas digital y la digitalización de las evaluaciones del Consejo.

3.      Mejor visibilidad de los deberes y tareas

La tercera prioridad de la Secretaría del Consejo para este 2021 es la mejora de la visibilidad de los deberes y tareas, lo que también se consigue gracias a la implementación de herramientas de gestión de los órganos de gobierno corporativo (al igual que ocurre con la productividad).

Uno de los deberes relacionados con el departamento de la Secretaría del Consejo y la asesoría jurídica es analizar riesgo y garantizar el cumplimiento. Para ello es esencial contar con Diligent Entities, que permite visualizar el organigrama de la empresa y subsidiarias, y crear cuadros de mando para analizar riesgos e implementar recordatorios para  el cumplimiento. Otra ventaja asociada a Diligent Entities es la centralización de los datos de la compañía, lo que permite tener visibilidad de todos los procesos legales y financieros y garantizar el cumplimiento de la legislación local e internacional.

En definitiva, su objetivo es guardar y conservar toda la información de las filiales de la compañía en una misma plataforma para que exista una fuente de información, logrando así una gestión eficiente de los órganos de gobierno y de toda la información legal de las entidades.

Sin embargo, esta no es la única herramienta enfocada en mejorar la visibilidad de los deberes y tareas de la Secretaría, sino que es una de las varias que Diligent pone a su disposición. Descúbralas todas en una demostración personalizada que puede solicitar aquí.

4.      Facilitar la toma de decisiones en el Consejo

Una de las tareas más importantes de la Secretaría consiste en facilitar la toma de decisiones del Consejo. Ahora bien, ¿cómo puede conseguirlo?

Los consejeros son quienes toman las decisiones, pero para hacerlo se basan en la información disponible. Y es aquí donde cobra importancia la Secretaría, encargada de equipar al Consejo con la información, las herramientas y procesos que este necesita para ser efectivo.

Además, esto será incluso más esencial este próximo año. No olvidemos que nos encontramos en un periodo de crisis, y cambiante, donde los riesgos a los que se enfrenta el Consejo son mucho más complejos, siendo necesario que la Secretaría asegure que los miembros están preparados para afrontar todos estos cambios.

5.      Mejorar las prácticas de buen gobierno corporativo

En definitiva, los secretarios del Consejo de Administración deberán afrontar una extraordinaria variedad de desafíos en 2021 (cambio en el clima organizacional, renuncias o despidos, salidas ejecutivas y pérdidas comerciales), por lo que mejorar las prácticas de buen gobierno corporativo debe establecerse como una prioridad.

Y entre estas prácticas de gobierno, también destacamos la necesidad de que el secretario del Consejo se encargue de organizar la formación de los nuevos miembros del Consejo para que estos se sientas cómodos tomando decisiones estratégicas con la información que requieren y conozcan la cultura y la visión de la empresa. Además, el Secretario debe tener planificar las sucesiones de los consejeros que este año han sido más frecuentes de lo que a muchos les gustaría.

Finalmente, es imprescindible que la Secretaría actúe como intermediario entre las distintas áreas en los conflictos y storming organizacionales que puedan sucederse, apoyando tanto la gestión y comunicación de las gerencias como en el trabajo directo con los empleados. En este sentido siempre es favorable que el secretario sea capaz de identificar momentos complicados en la compañía, advirtiendo acerca de estos cuando sea necesario, e incluso liderando esta problemática si es necesario.