Cómo el uso de software de gestión de entidades optimiza el rendimiento de los directores jurídicos

Hoy día el departamento jurídico afronta numerosos desafíos. Con más frecuencia de la que le gustaría reconocer, el equipo de este departamento no puede extraer con facilidad los organigramas de las diferentes entidades de su empresa. Tampoco saben cómo encontrar los últimos informes de cumplimiento; no tienen la garantía de que se hayan cumplido todos los plazos para presentar los documentos legales. Además, puede haber traspapelado documentos jurídicos importantes, o no estar bien coordinados con los departamentos financieros y de cumplimiento. Optimizar el rendimiento de los directores jurídicos es un imperativo en este momento en el que se les pide hacer más con menos.

Si ese es su caso, su empresa necesita con urgencia un software de gestión de entidades. Hablamos de solventar con garantías una necesidad esencial de su organización. No en vano, los riesgos a los que se enfrenta su empresa son demasiados: incumplimiento normativo, multas, imposibilidad de operar en una jurisdicción, daños reputacionales…

Ventajas que ofrece el empleo de una solución de gestión de entidades

Una solución de gestión de entidades le permite:

1. Gestionar el cumplimiento legal.
2. Guardar datos en un entorno seguro en el que pueden acceder ciertos responsables para crear una fuente única y garantizar la transparencia.
3. Facilitar la gestión de las entidades.
4. Favorecer una toma de decisiones eficiente. Gracias a una de estas soluciones los directores jurídicos podrán aportar un valor estratégico, y mejorar su rendimiento.
5. Centralizar información empresarial clave, de manera que facilita el acceso a documentos finales y datos relevantes, que siempre estarán a mano.
6. Ahorrar tiempo. En el sentido de que permite utilizar plantillas, asignar tareas y emplear de manera óptima algunos elementos, como por ejemplo la firma electrónica, con todo el ahorro de tiempo que este proceso representa.
7. Visualizar datos y crear informes, lo que contribuye a monitorizar el rendimiento jurídico y tomar decisiones centradas en los datos, para optimizar así los procesos de trabajo.
8. Generar mayor eficiencia y productividad, gracias a la organización de los datos en una única fuente, lo que optimiza procesos de trabajo.
9. Tener mayor control de los datos, así como la colaboración entre las personas de su organización.
10. Agilizar tareas que pertenecen única y exclusivamente al ámbito legal, como la consulta de expedientes judiciales, elaboración de documentos, revisión de contratos, análisis de estrategias de litigación, entre otras.

En suma, el software para la gestión de entidades permite mejorar el rendimiento de los directores jurídicos.

7 desafíos que dimensionan la transformación de la función jurídica

Así mismo, resulta muy esclarecedor el informe elaborado por la consultora PWC (PriceWaterhouseCoopers) sobre ´La transformación de la función jurídica´, estructurado en los siete retos que deben afrontar las asesorías jurídicas internas, que se desglosan de la siguiente manera:

1. Hacia una organización más eficiente. Para los próximos tres años, el reto será optimizar la eficiencia de la Asesoría Jurídica Interna. En ese sentido, una de las opiniones recabadas por la encuesta elaborada por la consulta expresa un aspecto de mejora fundamental. ¨Los nuevos profesionales jurídicos tienen que asumir que el resto de la casa es su cliente, porque hay una cierta tendencia a ser funcionarios en la Asesoría Jurídica Interna, y la relación abogado-clientes es la que debe imperar¨.
2. Un talento profesional más globalizado. ¿Qué ha ocurrido en los años de crisis con los abogados de empresa? El 66% se ha mantenido e incluso crecido. En la retribución de los profesionales, cobra cada vez más peso la parte variable; de hecho, el 20% de los resultados ya depende de los resultados empresariales, de equipo y de los objetivos personales. De manera que sólo el 16% de los abogados de empresa cuenta únicamente con un sueldo fijo. En esa línea, las tres competencias más importantes que se consideran críticas en los perfiles de asesoría jurídica son ¨conocimientos técnicos, trabajo en equipo y, empatados en el tercer lugar del porcentaje de respuestas, idiomas y capacidad de gestión¨.
3. Vínculos más estrechos con otras áreas estratégicas. En esa dirección, la comunicación entre la dirección de la Asesoría Jurídica de la empresa y el resto de áreas resulta en estos momentos fluida, aunque se priorizan los enlaces con el área financiera. Un dato ilustra el valor de esa conexión con el resto de los equipos y departamentos de la organización: el 55 % de los abogados de la empresa señala que en su compañía existe un protocolo de comunicación.
4. Una mayor agilidad interna. Los primeros ejecutivos, directores de negocio, directores generales y directores financieros son, por este orden, quienes más información y asistencia reclaman del departamento jurídico. En esa línea, la resolución del problema, la calidad de la respuesta y la flexibilidad constituyen los tres indicadores que más se emplean para evaluar la calidad interna del servicio jurídico.
5. Otorgar mayor autonomía a las filiales. La mayor parte de las empresas españolas cuenta con presencia internacional, en el ámbito de la Unión Europea, Latinoamérica, Estados Unidos y Asia. En ese sentido, lo más habitual es que los servicios jurídicos estén externalizados. En cuanto a la estructura del departamento legal, el 40% de las empresas consultadas apuesta por la externalización de esos servicios.
6. Disponer de métodos para minimizar el riesgo legal. En España todavía no está muy desarrollada la figura del ´Compliance Officer´(El director de cumplimiento de una empresa, que es el principal responsable de supervisar y gestionar los problemas de cumplimiento normativo dentro de una organización. El CCO generalmente informa al director ejecutivo o al director legal), aunque sí existe una cultura centrada en minimizar esos riesgos. En esa dirección funciona que el 66% de las empresas afirma haberse dotado de un cuadro de riesgos legales. Incluso, el 73% aclara disponer de un protocolo de actuación.
7. Gestionar la relación con los despachos externos. El 75% de los directores jurídicos recurren a la colaboración externa cuando se trata de casos procesales y el 81% afirma que la fórmula elegida es por proyecto, frente a la tradicional facturación por horas que se escogía antes de la crisis.

Diligent Entities: la herramienta idónea para simplificar procesos legales y mejorar el rendimiento de los directores jurídicos

En síntesis, el futuro requiere más diligencia, mayor visibilidad de los datos de otros departamentos, mejor colaboración y más planificación. Un Departamento Jurídico que está preparado para gestionar automáticamente las tareas esenciales también lo está para liderar los cambios que ya estamos experimentando.

Trabajar con la herramienta de gestión de entidades de Diligent le ayuda a que la información adecuada llegue a las personas indicadas en el momento oportuno. Solicite una demostración de cómo funciona Diligent Entities y descubra de primera mano cómo mejorar el rendimiento de los directores jurídicos, gracias a la centralización de los datos de su empresa y las garantías del cumplimiento de la legislación local e internacional.