Mejores prácticas para las reuniones virtuales del Consejo de Administración

Uno de los objetivos iniciales de las herramientas para la celebración de reuniones a distancia era facilitar que los Consejos de Administración pudieran reunirse en tiempos de crisis para comunicarse y resolver problemas. En la actual pandemia de COVID-19, estas herramientas se han hecho indispensables. En la carrera por contener el brote y evitar su propagación, y a fin de mantener el distanciamiento social, las empresas necesitan llevar al ámbito digital todas las reuniones que mantengan (ejecutivas, de comisiones y del Consejo de Administración), así como cualquier debate o conversación sobre asuntos confidenciales.

Diligent Corporation simplifica todavía más este proceso. Ahora, los secretarios del Consejo de Administración pueden facilitar a través del correo electrónico el enlace a la videoconferencia  y todos los detalles de la próxima reunión, dentro del marco de seguridad de Diligent Boards. De esta forma, tanto el responsable de asesoría jurídica como el secretario general de la empresa cuentan con la tranquilidad de saber que todas las conversaciones sobre asuntos confidenciales se desarrollan de forma segura dentro de la plataforma de Diligent. Los consejeros apreciarán de inmediato el valor del proceso, sobre todo en estos momentos en los que la celebración de reuniones por teleconferencia y videoconferencia se incrementa como respuesta a la crisis provocada por la pandemia de COVID-19.

Para llevar a cabo reuniones a distancia de manera efectiva es imprescindible contar con la tecnología y los procesos apropiados. Si se prepara bien, se utilizan las herramientas adecuadas y se realizan algunos pasos de seguimiento posteriores, se pueden  celebrar reuniones a distancia con la misma calidad que si se hiciera de manera presencial. Y con la tranquilidad de saber que los consejeros no se exponen a ningún riesgo para su salud.

Orden del día de una reunión virtual del Consejo de Administración

El portal para el Consejo de Administración de Diligent no solo contribuye a la eficacia de las reuniones a distancia del Consejo y de sus Comisiones, sino que además cuenta con los máximos estándares de seguridad de la industria. El secretario del Consejo de Administración envía por correo electrónico la convocatoria de la reunión, junto con el enlace a la videoconferencia y todos los detalles de la misma. Los consejeros a su vez acceden de forma segura, a través del dispositivo de su elección, al orden del día y el resto de la documentación para esa reunión. Cada vez que el secretario del Consejo comparte o modifica el orden del día, los participantes de la reunión reciben una notificación automática para que así conozcan los cambios en tiempo real.

A través de la mensajería instantánea que ofrece Diligent, consejeros y secretaría se comunican en tiempo real entre ellos de forma segura para intercambiar archivos o mensajes de texto.

Si alguna vez se pierde un dispositivo móvil, alguien lo roba o la información que contiene se ve comprometida, es posible borrar por completo de manera remota toda la información.

Mediante el envío de los órdenes del día en tiempo real, los libros de actas del Consejo de Administración y una herramienta de comunicación instantánea segura, se garantiza la fluidez y la  seguridad de las reuniones del Consejo de Administración.

Elección del sistema de videoconferencia

Existen muchas plataformas que permiten realizar reuniones a través de teleconferencia o videoconferencia. Independientemente de la que elija, asegúrese siempre que cumple los requisitos de su empresa y practique antes con ella para familiarizarse con las diferentes funciones  (solicitud del turno de palabra, invitación a participantes a la reunión, etc.). Si va a grabar la reunión, guárdela en una ubicación segura con Diligent Secure File Sharing. Y compártala después a través de este mismo medio para evitar el riesgo y las limitaciones de tamaño que conlleva el uso del correo electrónico convencional.

Protocolo de las reuniones a distancia

El protocolo de las reuniones a distancia del Consejo de Administración es igual de importante que el de las reuniones presenciales. Un presidente del Consejo experimentado sabrá en todo momento cómo controlar el desarrollo de la reunión, fomentar la participación de todos los asistentes y facilitar que se respeten los turnos.

Las reuniones a distancia del Consejo de Administración suelen ser más fluidas cuando el número de participantes es bajo, por lo que es recomendable no invitar a más personas de las estrictamente necesarias.

Tenga en cuenta las zonas horarias y asegúrese siempre que los participantes sepan en qué zona horaria se realiza la reunión. El presidente del Consejo de Administración o, en su caso, el mediador de la reunión debe unirse a ésta al menos cinco minutos antes de su hora de inicio y saludar a los participantes que se vayan incorporando. Al entrar con antelación, podrá responder ante cualquier imprevisto que pudiera retrasar el comienzo de la reunión.

Tómese unos minutos para recordar algunas normas básicas para el buen funcionamiento de la reunión, presentarse e indicar qué participantes están presentes. Informe a todos ellos si va a silenciar sus micrófonos para evitar ruidos de fondo y explíqueles cómo pueden activarlos cuando deseen intervenir. Asegúrese de desactivar las notificaciones, las ventanas emergentes y los sonidos del equipo desde el que se dirige la reunión para evitar cualquier tipo de distracción.

En el mejor de los casos, todos los participantes se unirán puntualmente a la reunión. Si alguno se une con retraso, asegúrese de anunciar su llegada, aunque no es necesario repetir todas las presentaciones de nuevo. Por cuestiones de tiempo, quizá deba limitar el tiempo de intervención de cada participante, de modo que todos puedan intervenir en el debate y la reunión finalice a la hora establecida. Incluya esto también en las normas básicas que comunique al principio.

Tal vez dude si utilizar o no las cámaras web durante la reunión. Si bien su uso hará que la reunión resulte más interesante y atractiva, tenga en cuenta el número de participantes, ya que más de cinco imágenes al mismo tiempo limitarán el área de visualización de la pantalla. Asimismo, piense también que las reuniones virtuales pueden agotar el ancho de banda de la red y afectar a la calidad de la videollamada.

Votación de acuerdos por escrito y sin sesión

Tenga en cuenta las opciones de voto cuando se celebran reuniones del Consejo de Administración de forma telemática o cuando se votan acuerdos por escrito y sin sesión. Con la tecnología que ofrece Diligent podrá realizar la emisión y el recuento de votos en tiempo real y elegir entre las distintas opciones que ofrece la herramienta: votación con firma, sin firma o anónima. Además, podrá determinar el umbral de votación necesario para cada acuerdo, la fecha de cierre de la votación o permitir que los votantes puedan incluir comentarios junto con su voto, cuando lo considere oportuno.

Seguimiento de las reuniones virtuales del Consejo de Administración

Si está bien preparada, una reunión en remoto del Consejo de Administración se desarrollará sin problemas y resultará bastante productiva. Para asegurarse de que los participantes sacan el máximo partido de ella, realice un pequeño seguimiento para evitar errores en futuras reuniones. La herramienta Diligent Evaluations le puede ayudar a evaluar su efectividad a la hora de convocar y dirigir adecuadamente una reunión. Si desea que los participantes respondan y den su opinión de forma anónima, solo tiene que configurar esa opción.  Cualquier propuesta de mejora servirá para optimizar la celebración de futuras reuniones en remoto.

La aprobación de las actas, las votaciones y el seguimiento de cualquier acción derivada de la reunión se pueden realizar de forma segura desde la plataforma de Diligent.

Uso de la tecnología adecuada para celebrar reuniones del Consejo de Administración en momentos de crisis

La crisis del COVID-19 surgió de forma rápida e inesperada. La solución Diligent Boards con integración de videoconferencia garantiza que su empresa disponga de todo lo necesario para organizar y celebrar virtualmente las reuniones del Consejo de Administración, comunicarse con los equipos de liderazgo y realizar un seguimiento posterior de las reuniones, todo ello de forma segura y eficiente. Diligent le proporciona las herramientas que los órganos de gobierno de su empresa necesitan para evitar filtraciones de datos mientras gestiona la respuesta de su empresa ante cualquier crisis.

Disponer de una plataforma totalmente integrada reduce la dependencia del Consejo de Administración de los mensajes de texto y correos electrónicos poco seguros, garantiza que los enlaces a las videoconferencias se distribuyen de forma segura con contraseña, evita confusiones con respecto a las reuniones y permite que el equipo de liderazgo de la empresa tenga los cinco sentidos puestos únicamente en la crisis actual.

El hecho de poder celebrar reuniones del Consejo de Administración de forma remota con total seguridad le garantiza que el Consejo de Administración de su empresa tiene la capacidad de continuar abordando los asuntos importantes sin interrupciones. Como valor añadido, estas reuniones a distancia sitúan a todos los participantes al mismo nivel, lo que ayuda a desarrollar valores como el respeto, la empatía y la confianza en los demás. Por último, los presidentes y los secretarios de los Consejos de Administración adquirirán mayor habilidad para celebrar reuniones a distancia, experiencia que les será de gran utilidad una vez pase la pandemia.