Cómo organizar las actas tras las reuniones del Consejo de Administración

Las actas de reunión del Consejo de Administración deben ser un reflejo de los problemas tratados durante las reuniones y de las soluciones alcanzadas en ellas. Por tanto, tienen que aparecer todas las propuestas, así como las críticas elevadas y, desde luego, deben reflejar también quién es el autor de cada una de ellas. Para facilitar el proceso, lo mejor es disponer de un modelo de acta de reunión de Consejo de Administración.

Dicho modelo deberá ser creado previamente y estar listo para ser rellenado nada más finalizar las reuniones, cuando la información sigue fresca y no es necesario recurrir a las notas. A este efecto, softwares de gestión como el de Diligent ofrecen una amplia variedad de plantillas y modelos de actas, ideales para usar en cualquier momento.

Modelo de acta de la reunión del Consejo de Administración: debe contener información clara, detallada y precisa

 Para que el modelo de acta de la reunión del Consejo de Administración cumpla con este cometido, la redacción que lo cumplimenta tendrá que ser impecable, concisa y fácil de leer y entender.

Asimismo, siempre conviene recordar que las actas de reunión del Consejo de Administración deben guardarse por ley, ya que serán una prueba del porqué y el cómo se tomaron cada una de las decisiones.

Un proceso que defina los pasos en la redacción: esencial para rellenar un modelo de acta de reunión de Consejo de Administración

Disponer de un modelo de acta de reunión facilitará el proceso de redacción de la misma, que resultará menos estresante para el Secretario. El modelo contendrá todos los bloques de información necesarios (en blanco) y el encargado de la redacción solo tendrá que ir rellenando en función de lo acaecido durante la reunión.

Si quiere que el proceso de redacción de las actas resulte aún más fluido, es indispensable que el encargado de la redacción conozca toda la información sobre los temas y los puntos a tratar antes de la reunión del Consejo de Administración. De esta forma, podrá preparar ciertos aspectos en su modelo de acta de reunión de Consejo de Administración. En este punto, se podrá trabajar junto a un Consejero Delegado o con la persona que modere la reunión para asegurar que la estructura es la correcta.

El modelo de acta de reunión de Consejo de Administración, mapa para guiar la redacción de las actas

Para redactar las actas, bastará con centrarse en los principales aspectos tratados durante la reunión. Siempre que sea posible evite divagar y sea claro en los detalles y objetivos. En este sentido, le aconsejamos que utilice el mismo tiempo verbal durante la redacción y que abrevie en las palabras que le sea posible.

Sobre todo, intente no tomar apuntes de cada palabra dicha por cada uno de los consejeros. Debe prestar atención a la reunión y le resultará imposible hacerlo si está tomando notas continuamente. Céntrese en los temas comentados y, sobre todo, en los resultados de cada conversación.

Es muy importante anotar correctamente el voto de cada Consejero en cada una de las resoluciones.

Utilice el modelo de acta del Consejo de Administración para transcribir la versión final nada más terminar la reunión. En este momento, los detalles de lo dicho permanecerán frescos en su memoria y le resultará mucho más sencillo escribir el borrador del acta. Una vez terminada la primera redacción, repase lo escrito y añada notas y aclaraciones donde considere necesario.

Si se aportaron documentos a la reunión, deberá añadir un apéndice o un apunte donde encontrarlos, pero no los resuma en la propia acta.

A continuación y para finalizar, envíe las actas a los miembros del Consejo mediante un soporte seguro como una aplicación para gestión de actas del Consejo de Administración.

¿Por qué no es recomendable mandar rellenado el modelo de acta de reunión de Consejo de Administración por correo electrónico?

Tras el trabajo de redacción y revisión del modelo de acta de reunión de Consejo de Administración, no debería dejar la seguridad del envío en manos del servidor de correo electrónico.

Para asegurarse de que el proceso cuenta con todas las garantías de seguridad, lo mejor es hacer uso de alguno de sistemas de comunicación y gestión para redacción de actas, como Diligent Messenger, que le permiten enviar las actas a los Consejeros sin riesgo de ciberataques.

Además, Diligent Minutes le permite añadir notas y tareas a los consejeros. Finalmente, en Diligent Boards podrá marcar las diferentes revisiones de cada una de las actas o enviar por correo notificaciones relacionadas con las tareas a cada Consejero.

Por tanto, no se lo piense más, si quiere que tanto la redacción del modelo de acta de reunión de Consejo de Administración como la recepción de la misma se realiza de la manera más eficiente posible, confíe en nuestras recomendaciones y en la tecnología de Diligent.