Motivos que perjudican la eficiencia de las reuniones del Consejo

Las empresas españolas ocupan las primeras posiciones, en comparación con las del resto de Europa, en referencia al número de reuniones y la duración de estas. Sin embargo, ¿son esta repetición y periodicidad proporcionales a la eficacia de las reuniones del Consejo de Administración? En muchas empresas no, lo que abre el debate acerca de los motivos por los que en estas reuniones no se alcanzan los objetivos deseados.

Por esta razón, trataremos los motivos fundamentales por los que muchas reuniones carecen de dicha eficacia, independientemente de la situación actual que estamos viviendo a causa del COVID-19, que por supuesto agrava dicha problemática, especialmente en las empresas que carecen de la tecnología necesaria con la que afrontar este periodo.

En definitiva, procedemos a explicar las cuestiones fundamentales que afectan a la eficiencia de las reuniones del Consejo de Administración.

Entrega de documentación innecesaria y tardía

El primer motivo por el que existe ineficiencia en las reuniones del Consejo está relacionado con la documentación entregada, que en ocasiones no incluye la información necesaria, y a su vez, se envía de forma tardía. Cuando esto ocurre, es imposible lograr eficacia en las reuniones, ya que los consejeros necesitan recibir la información relevante y con el tiempo suficiente como para poder revisarla detenidamente. Entonces, ¿cómo se solventa esta cuestión?

¿Cómo mejorar la documentación de las reuniones del Consejo?

Para lograr que la documentación sea la adecuada, esta debe siempre responder a las siguientes cuestiones:

• ¿Qué necesidades presenta nuestro público objetivo y qué solución vamos a ofrecerles?
• ¿Quiénes son nuestros competidores y cómo vamos a superarlos?
• ¿Qué necesitamos para que nuestra estrategia genere mayores beneficios?
• ¿Qué plan existe para desarrollar o mantener nuestra ventaja competitiva?

Respondiendo a estas preguntas, la documentación facilitada a los consejeros será mucho más relevante de cara a tomar las decisiones estratégicas acertadas, tanto para el corto como para el largo plazo. Y, como señalamos, la documentación deberá ser entregada a tiempo, lo cual es mucho más sencillo cuando se disponen de las herramientas adecuadas.

El orden del día de las reuniones

Para que una reunión pueda transcurrir de forma efectiva, el orden del día debe ser pertinente, lo que ayudará a los consejeros a seguir lo diferentes puntos que se deseen tratar. Por supuesto, este orden del día está estrechamente relacionado con la documentación entregada, ya que ambos objetivos deben ir alineados, lo que suele llevar muchas horas de preparación.

¿Cómo mejorar la pertinencia de los aspectos estratégicos que aparecen en el orden del día?

Lo primero que deben hacer las empresas para lograr un orden del día pertinente es planificar con antelación el calendario anual de reuniones del Consejo, aunque a posteriori puedan surgir imprevistos que motiven al Presidente o consejeros a convocar una reunión.

Además, se deberá hacer lo propio con el orden del día. Es decir, planificar el orden del día de cada una de las futuras reuniones, aunque este esté sujeto a posibles modificaciones. De esta forma, las empresas pueden avanzar hacia la eficiencia de las reuniones del Consejo, dejando claros los puntos a tratar y entregando la documentación a tiempo.

En segundo lugar, las reuniones deben avanzar de acuerdo a los tiempos establecidos, no de forma aleatoria y con desconocimiento del tiempo que se va a dedicar a un tema. Y, además, se debe debatir el tiempo que se quiere dedicar a las reuniones. Los consejeros, por su parte, suelen ser partidarios de ampliar el tiempo de las reuniones, de forma que se puedan debatir las diferentes cuestiones sin prisa alguna.

Otro aspecto que mejora la pertinencia de los aspectos estratégicos que aparecen en el orden del día es la necesidad de crear un ambiente de confianza y respecto entre los consejeros, de forma que todos sientan que pueden aportar sus puntos de vista con la mayor tranquilidad posible. Aunque esto debería darse por sentado, en ocasiones no ocurre de esta forma, lo que impide que las reuniones del Consejo se conviertan en foros de buenas preguntas y respuestas.

Y, para terminar, y como señalamos frecuentemente, gran parte de la eficiencia de los Consejos, así como de sus reuniones, depende de la diversidad. Gracias a esta, se evita que las reuniones del Consejo estén formadas por consejeros de ideas, pensamientos o enfoques similares. Por el contrario, contar con diferentes perfiles (de nacionalidades, edades, estudios, y por supuesto, sexos) garantiza que en las reuniones aparezcan distintos puntos de vista. No debemos olvidar que las empresas no compiten localmente, sino globalmente.

No utilizar la tecnología adecuada

Por último, otro de los problemas observados es la falta de herramientas tecnológicas diseñadas para mejorar la eficiencia de las reuniones de Consejo de Administración, especialmente en este momento en el que las empresas están teniendo que reunirse de forma online.

Las soluciones de Diligent

Desde Diligent ponemos a vuestra disposición el portal para el Consejo más utilizado en el mundo: Diligent Boards. Gracias a esta herramienta, las empresas pueden conectarse a las reuniones en línea de forma rápida y desde cualquier dispositivo. Además, facilita que se envíe a los consejeros la documentación a tiempo, pudiéndose realizar cualquier modificación a tiempo real, y evitando así otras alternativas como el envío de la información por papel o a través del correo electrónico.

En definitiva, entregar la documentación pertinente y a tiempo, construir un orden del día coherente y utilizar las herramientas disponibles en el mercado son tres factores que deberían preocupar a las empresas que carezcan de eficacia en las reuniones de su Consejo, debiendo hacer frente a esta problemática en el órgano de gobierno encargado del correcto devenir de cualquier empresa.