La digitalización: la asignatura pendiente de los Consejos de Administración del sector de la construcción en España

Los consejos de administración son el cerebro y el corazón de las empresas. Son los responsables de marcar el camino y guiar las acciones que se tomarán estratégicamente a corto, medio y largo plazo. Para ello, deben ejercer un manejo adecuado de su compañía y, en consecuencia, es necesario que sepan gestionar la información que les llega y también la que facilitan. Hoy en día, más que nunca, es importante que los consejos se comuniquen con el resto de la compañía y que lo hagan por vías seguras. Para ello, deben comprender y abrazar la digitalización.

En poco tiempo, la rápida transformación digital de la economía ha modificado la cultura empresarial, la forma en la que se organizan las empresas, su forma de trabajar y hasta sus modelos de negocio. Y, por encima de todo, existe la digitalización, que traspasa los departamentos y también los distintos órganos de gobierno.

Son pocas las empresas del sector de la construcción en España o Portugal que hoy en día han digitalizado sus órganos de gobierno corporativo, entre ellas se encuentran Cementos Molins, Aleática y Semapa.

La digitalización, una realidad legislada, que no se puede eludir

La Ley de Sociedades de Capital en su Capítulo VI regula claramente cómo deben ser los procesos en relación con los consejos de administración.

Esta regulación invita a que la transformación digital sea ya una realidad. Sin embargo, muchas empresas en España todavía no han abordado este tema y siguen sin digitalizarse.

Muchos son los motivos que se utilizan para excusar el hecho de no haber realizado la digitalización, pero más contundentes son los beneficios asociados a llevarla a cabo.

De hecho, más allá de las ventajas en materia de velocidad, facilidad y seguridad en las comunicaciones, está comprobado que la digitalización puede aportar reducciones de hasta el 50% en los gastos de gestión, siempre que se implementen las herramientas adecuadas.

Los beneficios que aportan los portales digitales para el Consejo de Administración

Los portales para Consejos de Administración son una plataforma para intercambiar de forma segura documentos e información, lo que mejora las comunicaciones entre los consejeros y la secretaría de la empresa.

En general, se puede acceder a los portales para el Consejo de Administración desde dispositivos portátiles, ya que, básicamente, son un espacio de trabajo seguro que permite a los miembros del Consejo de Administración gestionar y distribuir de forma fácil los materiales para las reuniones del Consejo. El acceso a los portales para el Consejo de Administración es simple e instantáneo. Lea más sobre portales para el Consejo de Administración aquí.

En cuanto a los beneficios, en primer lugar, la introducción de portales digitales para el Consejo de Administración mejora la eficiencia del Consejo y las prácticas del gobierno corporativo. Muchos consejos tienen miembros que participan en las reuniones en remoto y estos portales permiten participar, en tiempo real y mediante un canal seguro, a los consejeros que no se encuentren presentes.

El Secretario suele tener una gran carga de trabajo y una enorme responsabilidad, ya que cuenta con poco tiempo para cumplir con sus obligaciones. Gracias a estas herramientas, todos los miembros del Consejo pueden participar de esta gestión y colaborar con el Secretario en tareas de gestión, lo que alivia la carga personal y de responsabilidad del mismo.

Los portales para el Consejo permiten gestionar y administrar la documentación que se genera en las reuniones del Consejo (actas de reuniones, registros corporativos, transmisión de acciones y participación de los accionistas). Mediante estas herramientas se agilizan los procesos y se maximiza la productividad del personal administrativo, además de mitigar complicaciones innecesarias.

Al disponer de un canal más transparente y ágil, la digitalización también incentiva la participación de los consejeros en las reuniones. Esto se debe en gran parte a que pueden recibir y administrar toda la información en tiempo real y de manera mucho más clara y transparente. De esta forma, los consejeros se mantienen informados en todo momento y son capaces de tomar acciones más rápido.

Además, la digitalización de la empresa, mediante las herramientas de gestión de Consejos, previene la sustracción de información y blinda las comunicaciones. Anualmente se sustraen 500 000 millones de dólares mediante ataques cibernéticos y robos de información. Por ello, la ciberseguridad se ha convertido en un pilar del Buen Gobierno.

Los portales para el Consejo de Administración administran información altamente confidencial, por lo que tienen que garantizar la seguridad de los datos en todo momento. Estas compañías realizan pruebas de estrés y de penetración, obtienen certificaciones de terceros que demuestran el uso de enfoques sistemáticos y protegen la información confidencial utilizando cifrados de un mínimo de 128 bits.

Con todo esto, queda claro que los portales para el Consejo de Administración son clave para la digitalización de las empresas.

En definitiva, por mucho que pueda pensar que su negocio de la construcción está en el mundo offline, lo cierto es que, por ley, está obligado a llevar a cabo un proceso de digitalización que, además, le permitirá beneficiarse de todas sus ventajas asociadas.

Las soluciones de Diligent para el Consejo de Administración

Después de una década y media de éxito, Diligent continúa mejorando su oferta con nuevos productos y características que proporcionan una mejor utilización, seguridad y valor a los esfuerzos de gobierno corporativo de nuestros clientes. Ahora contamos con la confianza de más de 600,000 usuarios de órganos de gobierno corportaivo y continuamos incorporando clientes cada día.

En Diligent, contamos con una presencia global, un equipo de desarrollo de producto de más de 60 personas, la capacidad de ofrecer atención al cliente en ocho idiomas y múltiples premios y apariciones en Technology Fast 500 de Deloitte. El compromiso de Diligent con nuestros clientes va más allá de proporcionar tecnología líder.

Descubra aquí las herramientas de Diligent, como Diligent Boards, el portal para el Consejo de Administración que incluye todas las características citadas anteriormente y mucho más. Con Diligent, la digitalización de su empresa no será un proyecto largo y costoso.