Peligros de no contar con un portal para el Consejo de Administración

El Consejo de Administración es el órgano más importante de cualquier empresa. Se encarga de dirigir a la organización hacia unos objetivos, haciendo frente a todas las dificultades que puedan surgir, entre las que se encuentran los ciberataques, la falta de eficiencia, los problemas en las comunicaciones e incluso los fallos humanos.

Por lo tanto, ¿cómo se puede saber si un Consejo está preparado o no para solucionar eficazmente todas estas dificultades planteadas? Posiblemente, no seamos capaces de conocer dicha respuesta hasta que tales riesgos ocurran.

Sin embargo, sí es posible mejorar la capacidad del Consejo para solucionar estos peligros, utilizando un portal en el Consejo de Administración. Además, señalamos que los riesgos de no utilizar una plataforma de gestión pueden llegar a ser muy perjudiciales, como te explicamos a continuación.

Qué es un portal de gestión del Consejo de Administración

Se trata de un programa de software creado específicamente para facilitar a los Consejos de Administración la realización de sus tareas, ya que permite a sus miembros trasladar todas estas actividades a una plataforma especializada.

En otras palabras, permite que toda comunicación, colaboración o intercambio de información entre miembros se realice a través de un mismo portal con seguridad.

Peligros de no utilizar un portal en el Consejo

Por lo tanto, este portal busca facilitar todas las tareas realizadas por el Consejo. Sin embargo, esta no es su única funcionalidad. Está también enfocado en eliminar todos los peligros que existen cuando no se utiliza un portal de administración.

Estos riesgos pueden generar grandes pérdidas para las empresas, y son principalmente los siguientes:

Mayor probabilidad de sufrir un ciberataque

Los Consejos de Administración manejan información confidencial constantemente. El problema surge cuando el intercambio de esta información se produce a través de vías o herramientas menos fiables, como el correo electrónico. Esto genera que las probabilidades de sufrir un ciberataque sean mucho mayores, como se ha comprobado en los últimos años, especialmente en grandes organizaciones.

Problemas en las comunicaciones

El fallo en las comunicaciones es habitual cuando no existe una plataforma con la que gestionar todas estas. Uno de los principales problemas es el retraso en el envío de la información, lo que repercute negativamente en la eficiencia de las reuniones.

Además, la rapidez en la comunicación es clave, y los miembros del Consejo necesitan gestionar todos los archivos y conversaciones a tiempo real, siendo esto posible utilizando un portal.

Falta de eficiencia en las reuniones

La continua comunicación entre ejecutivos y consejeros es fundamental, y el uso de los sistemas de comunicación tradicionales puede perjudicar notablemente este continuo intercambio de información entre ambas partes.

Adicionalmente, se produce una falta de eficiencia cuando no existe una automatización de las evaluaciones o aprobaciones de actas.

Incremento de los fallos humanos

Por último, los fallos humanos son más habituales de lo que puedan parecer. Desde el retraso en el envío de la documentación hasta tener que imprimir de nuevo documentos que habían sido impresos o entregados con errores.

Señalamos además que el gasto de papel es muy elevado en aquellas empresas que siguen utilizando este medio para intercambiar información.

Beneficios de utilizar Diligent Boards en el Consejo

Los Consejos son uno de los órganos que más deberían beneficiarse de la transformación digital, y todos los errores mencionados son fácilmente solucionables, simplemente utilizando un portal con el que gestionar rápida y eficazmente todas las comunicaciones.

Señalamos que existen grandes diferencias entre unos portales y otros, por lo que las principales ventajas que vemos a continuación se atribuyen a la utilización del portal de administración de Diligent:

Seguridad en la comunicación

Reduciendo las posibilidades de sufrir un ciberataque y accediendo a toda la documentación en un entorno único y seguro.

Adicionalmente, el portal de Diligent permite bloquear el acceso a la herramienta en caso de robo o pérdida de dispositivo.

Colaboración más sencilla

Pudiendo acceder a toda la documentación en cualquier momento, y realizando anotaciones en los documentos, compartiendo notas con los demás consejeros, e incluso recibiendo notificaciones relativas a cualquier cambio sustancial en los documentos.

Facilidad en la votación

Pudiendo personalizar el voto a través de la plataforma, y llevando un control de los resultados obtenidos en cada votación.

Acceso las 24 horas a todos los documentos, y desde cualquier dispositivo

Otra funcionalidad de los portales es la posibilidad de acceder a la información de estos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. También es posible realizar cuestionarios, formular preguntas o votaciones e incluso firmar las actas desde el mismo portal.

Mejor gestión de los archivos y rapidez en la creación de documentos

Siendo posible gestionar todos los archivos y conversaciones a tiempo real, y agilizando de esta manera cualquier actividad.

Además, el portal de Diligent permite subir documentos arrastrando estos a carpetas creadas, duplicar dicha documentación y otras funcionalidades similares enfocadas a el incremento de la eficiencia.

Optimización del tiempo y reducción de la carga de trabajo

Todas estas ventajas mencionadas suponen la optimización del tiempo de ejecutivos y consejeros, ya que todas las tareas se realizan de una manera mucho más rápida y eficiente, lo que además supone reducir la carga de trabajo.

Servicio inmejorable centrado en el cliente

El portal de Diligent se basa en los requerimientos de todos sus clientes, pudiendo acceder a un servicio de atención siempre que sea necesario.

Restricción de los permisos

Siendo posible personalizar las restricciones de los permisos, de tal manera que algunas personas no puedan acceder a cierta documentación, y protegiendo a la empresa en este sentido.

Incremento sustancial de la eficiencia y eficacia

Por último, señalamos que todas estas ventajas mencionadas suponen el incremento de la eficiencia y la eficacia de procesos, permitiendo a los Consejos mejorar la realización de sus tareas, y pudiendo lograr de esta manera los objetivos propuestos.

Concluimos destacando la importancia de valorar la utilización de un portal de administración, teniendo en cuenta todos los riesgos involucrados al no tener un portal, y los beneficios adicionales mencionados.