Cómo poner en marcha las reuniones virtuales del Consejo de Administración

La pandemia del COVID-19 es un nuevo tipo de crisis. Una crisis que requiere que nos quedemos en casa.

Ahora más que nunca, los directivos y los miembros de los Consejos de Administración necesitan dedicar tiempo a hablar y debatir sobre las respuestas estratégicas a esta pandemia. Para evitar riesgos, lo que las empresas están haciendo es llevar al ámbito virtual la celebración de estas reuniones.

Organizar y mantener una reunión virtual no es tan sencillo como parece, pues es necesario adaptar los formatos, condensar los órdenes del día y conocer bien las nuevas herramientas y procesos. Así que ¿por dónde empezamos?

A lo largo de esta publicación vamos a detallar algunos de los pasos técnicos y las consideraciones que deben tenerse en cuenta para llevar a cabo una reunión virtual.

Preguntas sobre tecnología y seguridad

Los desafíos a los que se enfrentan los Consejos de Administración ahora mismo son, en gran medida, técnicos. El departamento informático de su empresa sería un buen lugar por donde empezar. Algunas preguntas que debe hacerse son:

P: ¿Su empresa dispone de una plataforma para realizar videoconferencias?

La mayoría de las empresas sí, por lo que el siguiente paso es determinar si esta plataforma cuenta con las funciones necesarias para poder desarrollar una reunión del Consejo de Administración (p. ej., opción de compartir pantalla, controles de administrador, etc.). Zoom, Go-To-Meeting, WebEx y Microsoft Teams son algunas de las plataformas que más utilizan los usuarios de Diligent.

P: ¿Cómo podemos asegurarnos de que las reuniones virtuales se llevan a cabo de forma segura?

La mayoría de los sistemas de videoconferencias están alojados en la nube, lo que significa que no están cifrados. Pese a esto, existe un riesgo de seguridad todavía más apremiante: la falta de protección del propio enlace a la videoconferencia, así como de los documentos confidenciales preparados para la reunión. Asegúrese de que los miembros del consejo de Administración utilicen herramientas de apoyo, como Diligent Boards para distribuir los materiales de forma segura o Diligent Messenger para proteger la comunicación entre los asistentes a la reunión. Además, Diligent permite compartir de forma segura los enlaces a las videoconferencias a través del calendario de Diligent Boards.

P: ¿Cómo podemos ofrecer formación a los miembros del Consejo de Administración?

Aunque estén familiarizados con su uso, las plataformas para la realización de videoconferencias presentan ligeras diferencias en cuanto a diseño y funciones. La semana previa a la reunión, organice una sesión de formación para los miembros del Consejo de Administración. Asegúrese de que todos los asistentes a ella se sientan cómodos con la herramienta y cuenten con el equipo necesario. Emplee la sesión para repasar las directrices o “reglas básicas” (como limitar el ruido de fondo, silenciar el micrófono cuando no se está interviniendo o situarse en un lugar con buena iluminación). 

Consejos de usuarios de Diligent

En estos momentos hay infinidad de usuarios de todo el mundo asistiendo a reuniones virtuales. A continuación, recopilamos varios consejos que dan los miembros de los Consejos de Administración y los profesionales del gobierno corporativo para que las reuniones resulten fluidas:

• Reconsidere por completo el formato. No intente adaptar una reunión tradicional a una virtual, pues los contenidos deben condensarse al disponer de menos tiempo.
• Deje claro desde el principio cómo se organizarán las intervenciones y propuestas y cómo será el proceso de votación. De lo contrario, las reuniones virtuales se hacen largas y pesadas.
• La seguridad debe continuar siendo una prioridad. Los miembros del Consejo de Administración deben asegurarse de que los materiales de las reuniones solo se compartan a través de plataformas seguras. Consulte a su asesor jurídico o al equipo encargado de las cuestiones legales antes de proceder a la grabación de cualquier sesión.
• El equipo de liderazgo del Consejo de Administración tiene un papel fundamental. El presidente es el responsable de gestionar y moderar la reunión de forma que mantenga a todos los miembros involucrados y participativos.
• Cuide los elementos que afecten a la imagen. Los asistentes deben asegurarse de que su rostro se vea perfectamente iluminado y que no aparezcan distracciones de fondo.
• Tenga en cuenta las zonas horarias. Los miembros de los Consejos de Administración suelen estar repartidos por todo el mundo. Considere las diferencias horarias al programar las reuniones virtuales de las Comisiones y del Consejo de Administración.

Diligent ayuda a los Consejos de Administración a organizar reuniones virtuales

En vista de la situación que estamos viviendo, Diligent facilita todavía más la celebración de reuniones virtuales seguras a través de nuestras aplicaciones integradas de Diligent Boards.

Secure Meeting Workflow protege la preparación de los materiales del Consejo de Administración al permitir la colaboración de los usuarios autorizados dentro de un entorno seguro. Por su parte, Diligent Messenger garantiza la seguridad de las comunicaciones antes, durante y después de las reuniones. La integración de la videoconferencia protege los enlaces a la reunión y permite dividir la pantalla para ver los materiales.

El gobierno corporativo moderno adquiere un papel fundamental en momentos como este. Más que representar un obstáculo, las reuniones virtuales deben ser una herramienta que permita optimizar los procesos de los Consejos de Administración.

Descubra cómo las herramientas de gobierno corporativo de Diligent pueden ayudar a su empresa en la organización y celebración de reuniones virtuales.