Problemas comunes a los que se enfrenta la Secretaría de los Consejos de Administración hoy en día

Como señala la Ley de Sociedades de Capital, las discusiones y acuerdos del Consejo de Administración deben plasmarse en el libro de actas, que a su vez debe ser firmado tanto por el Presidente como por el Secretario. Y prueba de ello es la obligatoriedad de contar con un Secretario.

Sin embargo, la función de esta persona, independientemente de si se trata de un miembro del Consejo o no, va mucho más allá de la firma de las actas. De hecho, la función del Secretario es clave, siendo una figura imprescindible dentro del organigrama de cualquier Consejo de Administración y compañía.

Y toda esta importancia y responsabilidad provoca, entre otras cuestiones, que existan una serie de problemas comunes a los que las Secretarías de los Consejos de Administración deben enfrentarse, más allá de lo establecido por Ley. Y todas estas son las cuestiones que vemos, a continuación.

Problemas que debe solucionar la Secretaría del Consejo de Administración

Para entender los problemas que debe solucionar la Secretaría del Consejo, y de cara al pleno y óptimo desarrollo empresarial, primero es necesario repasar cuáles son sus funcionalidades básicas.

En primer lugar, de acuerdo a lo establecido por la Ley de Sociedades de Capital, dentro de las responsabilidades del Secretario se encuentra velar para que el Consejo se ajuste a la normativa en sus actuaciones, siendo estas conformes con los estatutos sociales y normativa interna de cada compañía. En resumen, garantizar la corrección de los procedimientos y el cumplimiento de la normativa.

En segundo lugar, debe establecer procesos que garanticen el cumplimiento del gobierno corporativo y la regulación. Además, el Secretario debe asegurar la colaboración con la dirección de la empresa. Y, por último, preparar y enviar la documentación y los temas a tratar en las reuniones del consejo, además de firmar las actas.

Y dentro de todas estas funciones, nos encontramos con problemas comunes a los que se enfrenta la Secretaría de los Consejos de Administración hoy en día:

Cambios en los documentos

Uno de los problemas más comunes para la Secretaría del Consejo son los cambios que se producen en la documentación, lo que provoca una pérdida de tiempo inmensurable, especialmente en las compañías que trabajan con el papel impreso como medio para transmitir la información.

Ahora bien, es cierto que, a día de hoy, no muchas compañías trabajan con el papel para enviar la documentación a los consejeros, conscientes de la dificultad de gestionar dicha información a través de este formato, además del elevado gasto que supone hacerlo.

Sin embargo, lo que sí utilizan muchas compañías es el correo electrónico como medio para enviar la información. Dejando a un lado la enorme brecha de ciberseguridad que supone hacerlo, señalamos que para los consejeros puede resultar tedioso tener que enviar de nuevo toda la información cada vez que se realiza algún cambio, por muy irrelevante que sea.

En definitiva, los documentos sufren constantes cambios y se deben redistribuir, lo que supone un problema común para los Secretarios a día de hoy. Sin embargo, a través de Diligent Boards, los Secretarios pueden enviar la información a los consejeros, para que accedan a esta desde cualquier dispositivo. Y, además, los cambios realizados se actualizan de forma que no se tenga que enviar de nuevo la documentación.

Reuniones telemáticas del Consejo de Administración

El segundo problema al que frecuentemente se enfrenta la Secretaría del Consejo de Administración son las reuniones telemáticas, o, mejor dicho, la necesidad de organizar estas reuniones para que los Consejeros acudan a estas de forma rápida y sencilla.

Además, muchos consejeros se conectan a estas reuniones desde diferentes países, lo que supone un coste muy elevado si se tiene que enviar la documentación impresa, especialmente en este periodo en el que las reuniones telemáticas son mucho más habituales.

Sin embargo, esta problemática desaparece por completo en las empresas que utilizan la herramienta de Diligent, ya que desde Diligent Boards el Secretario puede enviar el enlace a la videoconferencia, para que los consejeros accedan a esta desde cualquier dispositivo.

Compartir constantemente información relevante

En tercer lugar, los miembros del Consejo esperan que la Secretaría comparta constantemente información de su interés, por ejemplo, acerca de cuestiones como el cumplimiento, los riesgos o la ciberseguridad, entre otros.

Y, especialmente para los Secretarios que no cuentan con las herramientas adecuadas, enviar esta información de manera constante puede suponer una elevada “pérdida de tiempo”.

Redacción y aprobación de actas

Y terminamos con otro de los problemas más comunes a los que la Secretaría debe enfrentarse a día de hoy: la redacción y aprobación de actas. Un proceso muy largo y pesado. Además, la Secretaría suele tener que estar constantemente detrás de los consejeros.

Sin embargo, desde Diligent resolvemos esta doble problemática:

Por un lado, ponemos a disposición de las Secretarías una Guía de redacción de actas, de forma que hacerlo sea más sencillo que nunca. Y, por otro lado, desde Diligent Boards las empresas pueden enviar y aprobar las actas telemáticamente, lo que facilita enormemente este proceso, dejando de ser largo y pesado.

Diligent Boards – Portal líder en todo el mundo para la gestión del Consejo

Para terminar, remarcamos de nuevo la importancia de contar con una herramienta como Diligent Boards, cuyo software de gestión de Consejo de Administración proporciona a este órgano la información, los análisis y las herramientas adecuadas con las que afrontar los retos del gobierno corporativo moderno y conocer mejor la situación del mercado y el rendimiento general de la empresa. Entre sus funciones se encuentras las siguientes, capaces de resolver los problemas de la Secretaría mencionados:

• Gestión de los órdenes del día, anotaciones, documentos, debates y actas de las reuniones del Consejo.
• Actualización a tiempo real de los materiales del Consejo (desde cualquier dispositivo e incluso sin conexión a Internet).
• Colaboración en un entorno de trabajo seguro para que el Consejo de Administración pueda realizar anotaciones y compartirlas fácilmente con todo el Consejo o solo con algunos miembros antes, durante o después de una reunión.