3 recomendaciones para iniciar el proceso de digitalizacion de documentos del Consejo de Administración

En el proceso de digitalización de los documentos del Consejo de Administración, la secretaría del Consejo debe tomar un papel activo. De hecho, será responsabilidad del secretario liderar este cambio y gestionar de primera mano todo el proceso de digitalización de documentos. Como consecuencia, en sus manos está la capacidad de mejorar la gestión del gobierno corporativo con el uso de estas herramientas digitales.

El nuevo entorno tecnológico está cambiando la forma de trabajar de los consejos de administración de todo el mundo. Los procesos cambian, las herramientas cambian y las nuevas tecnologías exigen inmediatez y respuestas en tiempo real. Pero también los consejeros tienen que formarse en competencias digitales.

“Un 40% de las empresas puede desaparecer en los próximos 10 años si no implementan un proceso de digitalización de documentos y una transformación hacia las nuevas tecnologías”

La cita es de John Chambers, ex-presidente ejecutivo de Cisco, que tiene una visión muy traumática de cómo será el futuro si las empresas no se suben al carro del cambio tecnológico.

Para evitar un escenario como el que pronostica Chambers, la gestión del gobierno corporativo es una disciplina imprescindible para las compañías. Gracias a ella, seremos capaces de introducir y aplicar nuevas herramientas y recursos tecnológicos para adaptarnos y cubrir las nuevas necesidades que nacen en el seno del Consejo de Administración. Solo así, podremos liderar de forma efectiva y asegurar el éxito y la sostenibilidad a largo plazo.

Dentro de este proceso de digitalización de documentos y de transformación tecnológica, la secretaría del Consejo y los asesores jurídicos son los principales protagonistas. Por consiguiente, ellos serán los encargados de definir e implementar un plan de mejora y asegurarse de que estas nuevas herramientas cumplen con todas las necesidades del Consejo y del gobierno corporativo.

Mejora de la distribución de la información entre los órganos de gobierno

Una de las grandes ventajas asociadas al proceso de digitalización de documentos es la facultad de enviar y recibir información fuera del horario de reuniones, lo que hará más fácil el trabajo de los Consejeros. De esta manera, con las herramientas digitales, podrá elaborar los materiales para el Consejo y facilitar las votaciones y la distribución de todos los documentos.

También, reviste de gran utilidad el hecho de que las herramientas digitales permiten mantenernos actualizados y recibir información en tiempo real. En los tiempos de las nuevas tecnologías, las decisiones no pueden esperar. Por ello, resulta esencial que los Consejeros tengan acceso a toda la información al instante y allá donde estén. Y, este acceso inmediato a la información de la empresa es un valor añadido que no puede pasar por alto.

Además, permanecer siempre actualizado mejora la interacción de los Consejeros con el resto de unidades de la compañía.

Una buena herramienta de gestión digital velará para que todas las comunicaciones sean seguras

En la era de los ataques a la ciberseguridad, las comunicaciones entre los miembros del Consejo y el resto de órganos de la compañía deben estar blindadas, dado que sus mensajes suelen contener información privada y confidencial, por lo que la seguridad es vital en estos asuntos.

Si los Consejeros se conectan de forma remota, ya sea para comunicarse o para acceder a los documentos, es imprescindible que lo hagan mediante canales seguros.

Debido a la proliferación de acciones contra la seguridad cibernética, los Estados tratan de frenar los ataques mediante requerimientos legales y de cumplimiento, cada vez, más estrictos. Por ello, durante el proceso de digitalización de documentos, debe asegurarse de que la tecnología elegida cumple con estos requerimientos.

En definitiva, resulta vital que su empresa comience y lleve a cabo la totalidad del proceso de digitalización de documentos. Al mismo tiempo, para asegurar el éxito de este procedimiento, el encargado de la implementación de las nuevas tecnologías debe asegurarse de que escogen la tecnología adecuada en el marco de la ciberseguridad se cumplen con los estándares NIST y de que la certificación del sistema de gestión implementado para la seguridad de la información (SGSI) cumple con la norma ISO 27001:2013.