¿Qué es la digitalización y cuál su importancia para el Consejo de Administración?

Ya nadie puede negar que estamos en mitad de un cambio de paradigma. No se trata solo de un cambio económico o social, sino de la implantación de una era de profundas transformaciones tecnológicas. Esta situación también alcanza a los Consejos de Administración, que necesitan involucrarse en todo lo que es la digitalización del mismo.

La razón de ello reside en que la tecnología se ha introducido también en el tejido empresarial y todo aquello vinculado con lo que es la digitalización se ha convertido en una realidad viva.

Como consecuencia, hoy en día, todos tenemos herramientas de comunicación digital que nos permiten llegar a cualquier parte del mundo de manera inmediata. Estas herramientas facilitan la comunicación y el intercambio de información, agilizando los procesos de las empresas y también de los Consejos de Administración como indica Deloitte en esta revista. Sin embargo, la mayoría de Consejos de Administración españoles no se han digitalizado todavía.

Errores habituales que no están ligados a lo que es la digitalización

En líneas generales, la digitalización de las comunicaciones corporativas ofrece nuevas oportunidades para mejorar los procesos internos y ofrecen un nuevo escenario en el que eliminar prácticas obsoletas. De esta manera, todas las medidas a tomar, en relación a lo que es la digitalización, permiten introducir tecnologías diseñadas para mejorar la eficiencia, la seguridad y la velocidad. Esto, además, permite transformar la manera en la que trabajan las empresas.

Sin embargo, a menudo, se dan situaciones que evidencian un error de concepto en cuanto a lo que es la digitalización en realidad. Por ejemplo, la digitalización de los Consejos de Administración no consiste en implantar el uso de herramientas digitales como Google Drive o Sharepoint. Estas herramientas no son seguras ni están diseñadas específicamente para la gestión de las tareas de gobierno. De hecho, no permiten una colaboración entre Consejeros que estén fuera de línea.

En cambio, la digitalización pasa por implementar el uso de portales de gestión de Consejos de Administración, plataformas de software, que permiten a los Consejos y a la directiva de la compañía comunicarse, colaborar e intercambiar información mediante el uso de canales efectivos y seguros, blindados ante los ciberataques.

Por consiguiente, los portales para Consejos de Administración ofrecen la misma información que antaño gestionaban y producían los secretarios. Eso sí, gracias a los avances tecnológicos, ofrecen también un acceso remoto y en tiempo real a la información, para leer, revisar y compartir fácilmente los documentos digitales resultantes de las reuniones del Consejo.

Dos situaciones más que demuestran desinformación sobre lo que conlleva la digitalización

También desvela la existencia de un concepto mal asimilado, afirmar que el primer paso para poner en marcha los procesos de lo que es la digitalización es establecer el envío de información/documentación a los miembros del Consejo de Administración través de correo electrónico.

A este respecto, nos sentimos en la obligación de remarcar que los correos son muy vulnerables a los hackeos y pueden significar filtraciones de información muy perjudiciales. Además, si se envían diferentes versiones de los documentos para las reuniones, en un mismo correo, se puede perder la última versión (la única que se debe revisar), lo que puede llevar a graves malentendidos y frustración para gran parte de los consejeros.

Para este tipo de comunicaciones, las plataformas digitales de gestión de Consejos, como Diligent Boards, permiten sustituir los documentos y marcar las partes nuevas en cada nueva versión. Asimismo, también ofrece la posibilidad de transferir notas e incluso anotaciones de los documentos previos a la nueva versión.

Por último, pero no menos importante, otra situación que visibiliza una comprensión incompleta de lo que es la digitalización tiene que ver con utilizar canales digitales, pero seguir imprimiendo los documentos para los Consejeros que se niegan a adaptarse al proceso de digitalización. En la mayoría de los casos, si un consejero se niega a utilizar una herramienta digital, no es porque no quiera adaptarse a los nuevos procesos, sino porque no se siente cómodo utilizándola.

Debido a ello y a modo de conclusión, dado que es una realidad presente en los otros 2 errores explicados, tan importante es saber, a ciencia cierta, lo que es la digitalización como introducir formación exhaustiva, continua y personalizada sobre el funcionamiento de los portales digitales. En este aspecto, el servicio de atención y formación de Diligent Boards es ilimitado y no tiene ningún coste añadido.