Aspectos imprescindibles en relación a las actas del Consejo de Administración

Uno de los asuntos indispensables en relación a las actas del Consejo de Administración es su redacción y su firma. A este respecto, resulta de suma importancia tener muy claro quién firma las actas del Consejo de Administración.

Eso sí, ese no es el único factor relevante, puesto que su lectura, envío y confirmación de lectura son otros aspectos que debemos considerar.

Antes de ocuparse de quién firma las actas del Consejo de Administración: es tarea del Secretario escribirlas

La planificación con antelación, una máxima esencial. Gracias a ella, podrá conocer los detalles más importantes, lo que le permitirá, como Secretario, estar preparado para redactar las actas con mayor facilidad.

Por tanto, se hace imprescindible trabajar, junto al presidente del Consejo o la persona encargada de moderar la reunión, para asegurarse de que esta quede bien estructurada y resulte productiva.

En este sentido, la redacción completa de las actas es necesaria, puesto que la información expresada en la reunión puede perderse con facilidad si no se deja constancia escrita de la misma.

Planificar este tipo de reuniones con antelación también le dará una idea aproximada del tiempo del que se dispone y de si este será suficiente para cerrar todos los temas. En caso contrario, estará preparado para aplazar la siguiente parte de la reunión e incluso para planificar de antemano la próxima fecha.

Si conoce a los asistentes, podrá marcar el nombre de estos a medida que accedan al interior del lugar designado para la reunión y podrá señalar los retrasos y ausencias

Otro de los aspectos imprescindibles en las actas del Consejo de Administración es la señalización de la fecha, hora y lugar de la reunión.

También, deberán reflejarse los nombres completos del encargado de moderar el encuentro y de la Secretaría del Consejo de Administración. Entre la información indispensable, se encuentran los nombres completos de los asistentes que formen y de los que no formen parte del Consejo y, en caso de que haya algún retraso, anotarlo.

En la siguiente reunión del Consejo de Administración se deberá resumir el acta de la reunión anterior y los resultados de esta

Además, se tienen que reflejar las decisiones tomadas para cada aspecto del orden del día.

A este respecto, se deberá reflejar la mayor cantidad de información posible, los temas tratados, cualquier asunto nuevo que se haya comentado, todos los conflictos de interés y el modo en el que se hayan tratado, las peticiones (siempre palabra por palabra) junto con el nombre de las personas que las hayan formulado y el voto de los consejeros para cada una de las mociones.

En caso de que alguno vote en contra, también deberá quedar reflejado el motivo y cualquier posible modificación.

Diligent Minutes, el software que simplifica todo el proceso de redacción y aprobación de las actas

Tras la reunión, las actas deberán ser aprobadas. Este proceso será mucho más sencillo gracias a Diligent Minutes. La versión final del acta debe escribirse lo más pronto posible, para tener todos los detalles frescos en la memoria.

Por tanto, siempre es recomendable repasar los borradores y añadir las notas y aclaraciones que considere necesarias. En dichas notas, deberá incluir un registro con cualquier documento que haya sido aportado durante la reunión y con todas las resoluciones que se hayan tomado.

Estas actas, levantadas por el Secretario, deberán ser leídas en voz alta o enviadas al Consejo antes de su aprobación. El envío podrá hacerse mediante una herramienta de comunicación segura, por ejemplo con Diligent Messenger, o a través de la misma herramienta, Diligent Minutes, ya que el uso del correo electrónico no garantiza la ciberseguridad. Otra opción consiste en enviar mediante copias impresas. Sea como fuere, no olvide guardar una copia de seguridad de las mismas. La herramienta de Diligent Minutes, que le permitirá mandar una copia a los miembros del Consejo de Administración sin correr riesgos con contraseñas y métodos de envío poco seguros.

La seguridad es una prioridad y la herramienta Diligent Minutes se la asegura

Las actas son documentos confidenciales, ya que contienen información delicada. Es, por ello, que en su envío deben tomarse todas las medidas necesarias para mantenerlas dentro de la más absoluta privacidad.

A este respecto, Diligent Minutes le permite recopilar toda la información sobre las reuniones, antes de que esta tenga lugar, para poder preparar el esquema de las actas. Asimismo, con ella, puede incluir un apartado de ausentes, podrá publicar documentos de actas en un libro independiente (para que quien firme las actas del Consejo pueda revisarlas y proporcionar comentarios) o editar los documentos mediante la herramienta de anotaciones.

En definitiva, el uso de Diligent Minutes agiliza los procesos de redacción y su revisión por parte de quién firma las actas del Consejo de Administración, tanto el Presidente como el Secretario.