Reduzca el riesgo de las reuniones virtuales: 5 prácticas que los Consejos de Administración deben evitar

Tras meses de confinamiento por la pandemia de la COVID-19, los trabajadores a distancia (y los miembros de los Consejos de Administración) se han acostumbrado a las reuniones virtuales. Han sido capaces de encontrar un rincón tranquilo en casa, dominar los botones para silenciar el micrófono y controlar la cámara web, y personalizar con estilo las estanterías del fondo y su vestuario.

Si bien el trabajo virtual se ha convertido en una forma de vida, no todos los hábitos de adaptación han sido seguros desde el punto de vista cibernético. El hecho de que los miembros de los Consejos de Administración hayan empezado a utilizar aplicaciones, dispositivos y el correo electrónico personal ha provocado que tanto los materiales como las comunicaciones del Consejo se hayan vuelto más confidenciales que nunca (por ejemplo, las estrategias de flujo de efectivo, los planes de retribución ejecutiva, los asuntos relacionados con la seguridad y el estado de salud de la empresa, etc.).

La buena noticia es que la tecnología ofrece también la solución. A continuación, se describen algunos escenarios de riesgo comunes y cómo las herramientas digitales refuerzan la protección.

1. Envío de mensajes de texto durante las reuniones virtuales

Un gesto, una mirada, un rápido aparte… Durante las reuniones presenciales, los asistentes cuentan con una gran cantidad de herramientas no verbales, muchas de las cuales no pueden utilizarse plenamente en la cuadrícula bidimensional de una videollamada.

Al no contar con esos recursos, muchos de los miembros de los Consejos de Administración recurren a los mensajes de texto para pedir el turno de palabra, formular preguntas o mantener conversaciones o debates paralelos. Pero lo que parece eficiente puede resultar peligroso en realidad:

• ¿Qué ocurre si un mensaje confidencial acaba en manos de la persona equivocada? Con la función de autorrelleno y las extensas libretas de direcciones de los miembros de los Consejos de Administración, las probabilidades de que esto se produzca son muy altas.
• ¿Qué validez tendría una charla privada ante los tribunales? Cuando los consejeros utilizan canales de comunicación personales, todos sus mensajes de texto podrían considerarse probatorios en caso de que la empresa fuera objeto de un litigio.

En lugar de enviar mensajes de texto: la plataforma de mensajería segura Diligent Messenger proporciona un canal de comunicación exclusivo para intercambiar información de manera individual y mantener conversaciones en grupo. En todo momento, la secretaría del Consejo de Administración tiene potestad absoluta para conservar, eliminar o borrar los mensajes.

“Nuestros socios comerciales externos han empezado a utilizar ya Diligent Messenger, y muy pronto lo implementaremos en el Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión para que se convierta en nuestro ÚNICO canal de comunicación. Se está utilizando para enviar archivos confidenciales y contenidos útiles para la siguiente reunión a los Consejos de Administración y a los máximos dirigentes”.

–Asistente personal del presidente del Consejo de Supervisión de una empresa inmobiliaria comercial

2. Envío por correo electrónico de materiales confidenciales del Consejo de Administración

El uso del correo electrónico para enviar comunicaciones está aumentando de forma similar entre los Consejos de Administración en la era de la COVID-19. Con el salto al entorno virtual, los equipos de gobierno corporativo están utilizando de forma predeterminada Outlook, Gmail y otros gestores de correo electrónico para preparar presentaciones de PowerPoint, editar órdenes del día, etc. El correo electrónico resulta familiar, aunque no es tan seguro ni eficiente como se podría pensar. Se debe tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué sucede si los materiales acaban en el buzón equivocado? Igual que ocurre con los mensajes de texto, es muy fácil enviar un correo electrónico confidencial a un destinatario no deseado, sobre todo cuando se teclea con prisa. Además, las herramientas más populares para el envío de correos electrónicos carecen de estrictas medidas de seguridad, como el cifrado, que es básico para garantizar la seguridad de las comunicaciones hoy en día.
• ¿Está trabajando con la versión más actualizada del documento? Las comunicaciones asincrónicas, como el correo electrónico, hacen que el control de las versiones de los documentos sea difícil y la colaboración en tiempo real, casi imposible.

En lugar de usar el correo electrónico: la herramienta Diligent Secure Meeting Workflow proporciona a los Consejos de Administración un canal exclusivo para compartir y preparar material confidencial, además de para colaborar en él. La secretaría o el asesor general del Consejo pueden conceder permisos específicos a asesores jurídicos, auditores, consultores y otras partes relevantes.

“(Diligent) nos ha permitido centralizar todas las comunicaciones del Consejo de Administración, y además es instantáneo. Cuando nuestros consejeros reciben una notificación, saben que se trata de algo importante. Diligent nos proporciona un nivel de protección extra, con la tranquilidad de saber que estamos utilizando la plataforma más segura que existe en el mercado”.

– Asesor principal y subsecretario del Consejo de Administración de una empresa del sector alimentario

3. Realización de evaluaciones en plataformas sin cifrar

Durante la pandemia de la COVID-19, los Consejos de Administración se han enfrentado a problemas importantes a la hora de realizar las votaciones. Al mismo tiempo, las evaluaciones abiertas y honestas (en particular sobre temas delicados) se han vuelto más relevantes que nunca. Para mantener estos importantes procesos en funcionamiento, muchas comisiones de nombramientos y retribuciones los han trasladado al entorno virtual (mediante SurveyMonkey, Google Surveys y otras plataformas sin cifrar). No obstante:

• ¿Qué ocurre si se vulnera la seguridad de datos confidenciales referentes a votaciones, cuestionarios o evaluaciones?
• ¿Cuál sería el impacto en la reputación de la empresa y de los miembros del Consejo de Administración, las perspectivas de los accionistas, etc.?

En lugar de utilizar plataformas sin cifrar: use la plataforma de Diligent, que le permite llevar a cabo de forma segura evaluaciones de los Consejos de Administración, cuestionarios de conflictos de interés e incluso votaciones confidenciales para mantenerlos alejados de los piratas informáticos. Además, Diligent permite a los Consejos de Administración, entre otras acciones, analizar datos, ver resultados, y asignar y supervisar las medidas propuestas.

“Ahora más que nunca, nos hemos visto obligados a implementar un sistema de votación digital. Nos encanta su funcionalidad y lo fácil que es de implementar. Cuando todo esto pase, seguiremos utilizando esta herramienta de Diligent”.

– Secretario del Consejo de Administración de una empresa aseguradora

4. Envío de enlaces de acceso a videoconferencias sin protección

Controlar el acceso a una reunión presencial del Consejo de Administración es fácil, ya sea mediante cerraduras en la puerta, tarjetas de acceso electrónicas o porteros. Sin embargo, hacerlo en una plataforma de videoconferencias no es tan sencillo, pues con solo hacer clic en un enlace o marcar un número de teléfono y un código de acceso es posible acceder. No obstante, ambos tipos de salas de reuniones son lugares en los que se reúnen los consejeros para debatir temas confidenciales. En las reuniones virtuales actuales:

• Recuerde que, si se comparten enlaces de acceso a videoconferencias por correo electrónico, es muy fácil que se puedan interceptar o reenviar. Si acaban en las manos equivocadas, las consecuencias podrían ser peligrosas: puede que la reunión virtual tenga más asistentes de los que en un principio había planeado.
• ¿Conoce a todas las personas que se han unido a la reunión? Sobre todo en videollamadas con un gran número de participantes, puede resultar complicado detectar a los intrusos (especialmente si están en modo de solo escucha o con la cámara desconectada).

En lugar de utilizar enlaces de acceso a videollamadas poco seguros: Diligent Boards, nuestra herramienta principal de gestión del Consejo de Administración, cuenta con una función de calendario que proporciona tanto a los consejeros como a los miembros de la secretaría del Consejo un canal seguro para compartir enlaces.

“Las herramientas de Diligent se han convertido en la manera más sencilla de compartir información (durante la pandemia de la COVID-19)”.

–Profesional del gobierno corporativo de una empresa de infraestructuras eléctricas

5. No priorizar la seguridad de los datos

• En una pandemia mundial, los Consejos de Administración y los equipos directivos de las empresas reciben regularmente información sobre el estado de salud de sus empleados, información que suele incluir datos médicos confidenciales. ¿Qué medidas adicionales está tomando su empresa para proteger estos datos? ¿Está cumpliendo las legislaciones en materia de RGPD o HIPAA? La mayoría de los Consejos de Administración deberán poner al día sus procesos y protocolos. En caso de producirse una interceptación de dichos datos (o el reenvío accidental de un correo electrónico), ¿el Consejo de Administración podría demostrar que se han tomado todas las medidas necesarias para proteger la información médica confidencial del empleado?

En lugar de usar datos sin cifrar: una herramienta de gobierno corporativo segura y cifrada como Diligent Governance Cloud protege la información confidencial del Consejo de Administración en las dos direcciones de la comunicación, además de permitir la colaboración segura en toda la empresa.

“Confiamos en Diligent más que nunca. El equipo directivo ha creado un grupo de reunión sobre la crisis de la COVID-19 que se reúne una vez a la semana para debatir las respuestas que se deben dar a las crisis, las cuales se canalizan al Consejo de Administración como una actualización”.

– Miembro del Consejo de Administración de una empresa de banca minorista