Andbank España escoge Diligent Boards™ para aligerar su carga de trabajo

El grupo Andbank es un grupo bancario con más de 85 años de experiencia. La Entidad es la resultante de la fusión entre Banc Agrícol y Banca Reig en 2001. Este grupo bancario global está presente en 12 países en dos continentes. Entre sus empresas están 6 bancos, 6 empresas de servicios de inversión, 5 empresas de gestión de activos, 3 corredurías, 1 oficina de representación y 39 oficinas locales.

Mientras que el grupo Andbank protege los activos y crea valor para sus clientes gracias a su servicio personal y experiencia profesional, espera recibir lo mismo por parte de sus proveedores. Esto es lo que Eduardo Muela Rodriguez, secretario del Consejo de Administración, así como los miembros del consejo y Andbank España y Andbank Luxembourg, buscaban en lo que respecta a una solución digital para el portal del Consejo de Administración; valor, servicio personal y experiencia. Según Muela Rodriguez, consiguió todo esto y mucho más cuando propuso que Andbank debería decantarse por Diligent Boards.

RETO

Eduardo Muela Rodriguez había trabajado durante más de 16 años como secretario del Consejo de Administración en otros bancos e instituciones financieras antes de incorporarse a Andbank España en 2014. Por aquél entonces, el Banco en España estaba en sus primeras etapas, puesto que comenzó sus actividades dos años antes. El Consejo de Administración formado por ocho miembros se reunía mensualmente, pero los responsables de prepararlo tardaban cuatro días en obtener, crear, distribuir y actualizar los materiales para cada una de esas reuniones del Consejo. Esto, sumado al hecho de que el Banco quería adherirse a las normas de seguridad más rigurosas, hizo que Eduardo Muela Rodriguez se percatara de que Andbank necesitaba desesperadamente una solución online para el portal del Consejo de Administración.

“En Andbank España, todo el mundo utilizaba documentos en papel y los enviaban por correo electrónico,” dijo Eduardo Muela Rodriguez en relación a lo que se encontró cuando llegó por primera vez al Consejo de Administración. “Todavía no se había contemplado un portal digital para el Consejo de Administración. Así que decidí que era el momento de proponer la idea. Expliqué a los miembros del Consejo de Administración lo importante que era disponer de una solución online para el portal del Consejo, especialmente a la hora de intercambiar información segura. También les comenté otras ventajas, y cuando todos aceptaron, empecé a buscar proveedores”.

ENFOQUE

Tras leer varios sitios web, Eduardo Muela Rodriguez seleccionó tres proveedores. A continuación, envió un correo electrónico solicitando más información. Solo pasó un día hasta que el primer destinatario contestó: era Diligent.

“Diligent era una elección lógica. Primero se pusieron en contacto conmigo y rápidamente me ofrecieron conocernos en persona para hacerme una demostración de las funciones y utilidades del portal para el Consejo de Administración; esto fue un aspecto positivo con respecto a otros proveedores, ya que estos solo podían comunicar a través del teléfono o de seminarios web. Evidentemente también buscamos otras opciones. Era importante que el portal para el Consejo de Administración fuese fácil de utilizar y asequible para los miembros del Consejo de Administración que no estuvieran muy puestos en tecnología, y Diligent Boards reunía todos los requisitos. Pero para mí, existieron dos razones fundamentales que hicieron que nos decantáramos por Diligent en lugar de por cualquier otro de la competencia: el servicio y el precio”.

RESULTADOS

Andbank España lleva utilizando Diligent Boards desde febrero de 2015. Tal ha sido el éxito, que el banco ha presentado la solución del portal para el Consejo de Administración a su filial, Andbank Luxembourg, solo cinco meses después, siendo unos 20 el número total de usuarios, entre ellos tres administradores.

En cuanto a las ventajas desde que se pusiera en marcha la solución, los dos bancos han reducido los costes en papel así como el tiempo que les llevaba preparar la documentación del Consejo, pasando a tener una sola persona que termina el trabajo en tan solo un día, en lugar de dos personas trabajando cuatro días antes. La solución les ha supuesto un ahorro de cerca de 25.000 € al año en gastos fijos y de mano de obra.

Otra ventaja es que ahora el banco puede cumplir con los más altos estándares de gobierno corporativo en lo que respecta a la entrega de los documentos para Consejo de Administración con al menos cinco días de antelación. Eduardo Muela Rodriguez dijo que además de ahorrarles tiempo y dinero, lo cual fue estupendo, resultó aún mejor observar que el nivel de presión ejercida en todas las personas involucradas había disminuido bastante, y que habían aumentado los niveles de productividad, además de verse favorecida la comunicación.

“Veo muchas mejoras positivas desde la implementación de Diligent Boards”, dijo Eduardo Muela Rodriguez. “Me gusta el hecho de que todo lo que necesite esté disponible en segundos y al alcance de la mano; todo está en el mismo sitio y es fácil encontrar actas de reuniones y documentos , por ejemplo, de hace cinco meses. Es bueno disponer de un registro histórico de todo lo que se ha tratado el Consejo de Administración. Nuestra experiencia general con Diligent Boards ha sido muy positiva”.