La responsabilidad creciente de la Secretaría del Consejo

No hay muchos puestos más importantes y trascendentes que el de la Secretaría del Consejo de Administración, especialmente en épocas de disrupción como la actual. Es responsabilidad de la Secretaría del Consejo la administración eficiente en la empresa. Sin embargo, esta no es, ni de lejos, su única responsabilidad. También se encarga de temas relacionados con la legislación, finanzas, gobierno corporativo, estrategia o asesoramiento, además de la administración.

Por lo tanto, podemos afirmar que sus funciones no se limitan a las tareas administrativas, especialmente en estos últimos años en los que, a causa de la rapidez del cambio en las organizaciones. La responsabilidad de la Secretaría del Consejo ha aumentado aún más.

Entonces, ¿qué ha ocurrido con el papel dela Secretaría del Consejo? Para dar respuesta a esta pregunta, revisaremos a continuación las nuevas responsabilidades asociadas a la Secretaría, para lo que recordaremos, en primer lugar, las responsabilidades de la Secretaría del Consejo tradicionales.

Responsabilidad de la Secretaría del Consejo hasta el momento

La responsabilidad de la Secretaría del Consejo no ha dejado de evolucionar. No olvidemos que a la palabra “Secretaría” se le atribuían la programación de reuniones y minutas, y aunque esta sigue siendo su primera responsabilidad, a día de hoy la Secretaría es un puesto más similar a la de Director del Gobierno Corporativo, encargado de las siguientes tareas:

• Administración: es responsabilidad de la Secretaría del Consejo programar las reuniones del Consejo y sus comisiones. Además, debe redactar actas de estas reuniones. También suele encontrarse entre sus responsabilidades la gestión de subsidiarias, distribución de dividendos, lograr la participación de los accionistas o el cumplimiento normativo, entre otras.
• Mantenimiento de registros corporativos: la Secretaría debe garantizar que los datos de la entidades se mantienen actualizados y seguros. Además, cuando las diferentes partes de una organización buscan dicha información, acuden a la Secretaría, por lo que también debe mantener un control sobre su almacenamiento.
• Apoyo al Consejo de Administración: programando sus reuniones, controlando las votaciones o redactando actas. En este apartado, destacamos que todas estas tareas pueden realizarse a través de las herramientas ofrecidas por Diligent.
• Actuar como enlace con los accionistas: manteniendo a los accionistas, inversores o demás partes interesadas al día con respecto a las decisiones tomadas por el Consejo. La secretaría del Consejo debe asegurar que no existen conflictos de intereses y asegurarse de que las comunicaciones con los accionistas son fluidas.
• Cumplimiento: el secretario debe detectar cualquier cambio en las responsabilidades regulatorias y asegurar que los procesos de gobierno corporativo están alineados con la ley.
• Gobierno corporativoa: como señalamos, la responsabilidad de la secretaría del Consejo va más allá que la simple presentación de informes y organización de reuniones. También debe supervisar las políticas y operaciones internas, garantizando su eficacia, y llevar a cabo un seguimiento de su implementación.
• Asesoramiento: el secretario tiene acceso a todos los datos e información de la compañía, por lo que es lógico que también actúe como un asesor clave de la Junta en diferentes áreas.

Responsabilidades crecientes y futuras de la Secretaría

Como ya hemos indicado, la responsabilidad de la Secretaría del Consejo no ha dejado de evolucionar en las últimas décadas. Sin embargo, en los próximos años veremos aún más cambios en sus responsabilidades, entre las que destacan las 4 siguientes:

Mayor escrutinio y demanda de transparencia

El clima regulatorio demanda una mayor transparencia de las empresas a nivel global. Para conseguirlo, la Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) promueve la implementación del Identificador de Entidad (LEI, por sus siglas en inglés), haciendo disponible el Índice de Identificadores de Personas Jurídicas (IPJ) como la única fuente global en línea que proporciona una referencia abierta, estandarizada y de alta calidad en sus datos de cada compañía. La GLEIF considera que cada empresa debería tener una única identidad global, proporcionando una vista 360 grados de las transacciones financieras de todo el mundo.

Asimismo, la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCED) busca fomentar el intercambio de información. Y regulaciones como la Ley de cumplimiento tributario de cuentas extranjeras (FATCA, por sus siglas en inglés) y Erosión de la base imponible y traslado de beneficios (BEPS, por sus siglas en inglés) buscan que los países compartan cada vez más datos sobre accionistas, beneficiarios reales y regímenes fiscales.

En definitiva, cada vez se demanda una mayor transparencia, por lo que la nueva responsabilidad de la Secretaría del Consejo consiste en garantizar que el gobierno corporativo y los procesos de cumplimiento están al día para asegurar que los datos reportados externamente coinciden con los internos.

El crecimiento de la automatización

Ya hemos comprobado que las soluciones para gestionar entidades pueden ayudar a la Secretaría corporativa, por ejemplo, a automatizar los registros regulatorios. Sin embargo, ¿qué otros beneficios podemos atribuirle a este crecimiento?

En la próxima década se producirá una mayor automatización en la gestión de entidades, impulsando mejores procesos y aumentando la visibilidad en impuestos, finanzas y departamento legal, por lo que la Secretaría debería prestar una especial atención a este aspecto.

Inteligencia artificial y aprendizaje automático

Terminamos con la que posiblemente sea la mayor transformación que se pueda observar en el día a día y la responsabilidad de la Secretaría del Consejo en los próximos años: la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.

El desarrollo de estas supondría una ayuda extraordinaria para la toma de decisiones de los directivos y los consejeros. La contribución de la Secretaría del Consejo en este aspecto sería de vital importancia, ya que son ellos los que deberán alimentar de datos e información a dichas tecnologías y filtrar la información según las necesidades de los consejos. Sin embargo, dada la incertidumbre que existe en torno a esta cuestión, la recomendación es prestar atención a los avances que puedan ocurrir en esta área y que afecten a la Secretaría.

En definitiva, sean cuales sean los avances en los próximos años, la responsabilidad de la Secretaría del Consejo no dejará de evolucionar, gozando cada vez de una mayor importancia, especialmente en lo relativo a la gobernanza. Y dentro de todos estos avances, la tecnología jugará de igual forma un papel crucial tanto en lograr la máxima eficacia de la Secretaría como en materia de gobernanza. Y en esta materia, Diligent pone a disposición de las empresas las herramientas adecuadas para lograr la máxima eficacia y eficiencia en los órganos de gobierno.