La digitalización de las reuniones del consejo de administración

¿Es necesario digitalizar los procesos y reuniones del Consejo de Administración? Esta es una pregunta que se hacen, en algún punto, todas las compañías. Hoy en día, la digitalización de los procesos es más importante que nunca, pasando de ser una opción a una necesidad.

Ataques cibernéticos, filtraciones y fallos en la seguridad, son problemas graves que pueden provocar grandes pérdidas, tanto económicas como de reputación, algo que resulta mucho más beneficioso prevenir.

Reuniones del Consejo de Administración y digitalización, ¿cuándo es el momento?

Frente a una sociedad más conectada que nunca, reviste especial importancia que las empresas afronten el reto de la digitalización de las reuniones del Consejo de Administración y de los procesos de comunicación internos de los miembros del mismo organismo.

Eso sí, ¿cómo decide una compañía si está lista para afrontar los retos que supone la digitalización? Para estar seguros, conviene tener en cuenta ciertos aspectos que serán de gran ayuda:

1- Tener identificadas las necesidades específicas de la empresa

Para cumplir con este paso, se hace necesario que se pregunte ¿por qué se quieren digitalizar las reuniones del Consejo de Administración?, ¿es para mantener una postura más ecológica eliminando el uso del papel?, ¿se trata de un intento para ser más eficiente? o ¿se pretende blindar las comunicaciones y mejorar la seguridad de los documentos?

Responder a estas cuestiones le ayudará a definir mejor cuáles son las funcionalidades imprescindibles que deberá buscar en un software de digitalización de las reuniones del Consejo de Administración.

A este respecto, resulta pertinente la siguiente recomendación desde Diligent: nunca se debe dar por hecho la facilidad de uso y la formación de los Consejeros. Dicho de otro modo, los propios Consejeros deben recibir formación a la hora de implementar la herramienta, para que estos la acepten y usen desde el principio, y no sean reticentes a su uso y sus ventajas.

2- Los Consejos deben informarse sobre las opciones disponibles

Algunas empresas, como Diligent, ofrecen un conjunto de herramientas que se adaptan a las necesidades de crecimiento.

De hecho, permiten la digitalización de la redacción de actas y las evaluaciones del Consejo, además de herramientas de comunicación seguras para garantizar la seguridad de las conversaciones entre los consejeros y directivos y para la preparación de los documentos de las reuniones, entre otras opciones.

3- ¿A quién corresponde probar la herramienta? A quienes conocen las necesidades de las reuniones del Consejo de Administración

A raíz de lo expresado en el titular, los consejeros y secretarios del Consejo deben estar presentes en la demostración de la herramienta. La digitalización de las reuniones del Consejo deber realizarse por parte de los propios usuarios, ya que, de esta forma, se podrá elegir la herramienta que mejor se adapte a las necesidades particulares de las reuniones del Consejo de Administración.

En las demostraciones del producto, o los períodos de prueba, si se ofrecen, se debe trabajar a fondo con la herramienta, probando todas las opciones y, en definitiva, asegurarse de que la herramienta cubre por completo las necesidades del Consejo.

Por último y ya para terminar, resulta muy recomendable que se pidan referencias y hablar con clientes actuales. Este punto de vista externo y humano podría facilitar la elección y ayudarles a estar seguros. Si otros usuarios están satisfechos, será más sencillo que ustedes también lo estén y logren, cuanto antes, digitalizar las reuniones del Consejo de Administración.