Salas virtuales de datos seguras

Características básicas de una sala virtual de datos

A la hora de llevar a cabo cualquier negociación, es fundamental que el inversor pueda actuar con la diligencia debida, y una sala de datos adecuada facilita ese proceso. Saber si un inversor ha visto un documento, ha añadido una nota o ha hecho un cambio a algún documento, o si ya no está interesado, puede confirmar o detener una inversión. Si su empresa es de nueva creación, utilizar una sala virtual de datos puede ayudar a asegurar una ronda de financiación. Además, guardar todos sus documentos en un lugar seguro puede ofrecer la tranquilidad que tanto usted como sus inversores necesitan.

Las personas involucradas en fusiones y adquisiciones, en la creación de los materiales de las reuniones del Consejo, en la creación de nuevos medicamentes y patentes, o incluso aquellas personas que se encargan del plan de acción tras un ciberataque, necesitan la misma tranquilidad y certeza de que los documentos que comparten se mantendrán en la más absoluta confidencialidad. Por ello, deberían compartir los documentos en una sala virtual de datos.

Consejos para elegir un proveedor de VDR o de salas de negociaciones virtuales

• Tenga en cuenta las calificaciones de seguridad y certificaciones de todos los posibles proveedores. Por ejemplo, se suele considerar que las normas ISO/IEC 27001 y 27002 establecen los niveles más altos que puede tener un proveedor en términos de seguridad de la información. Este tipo de certificados es mucho más que unos números atractivos, es una promesa que hace una entidad independiente para garantizarle que la herramienta o el software que va a utilizar se toma la seguridad tan en serio como usted.
• Aunque muchas herramientas pueden prometer integraciones con otras plataformas, examine a fondo la seguridad de esas integraciones. Puede resultar fácil realizar una integración con un servicio público de correo electrónico como Gmail o un paquete de software como Microsoft Office, sin embargo, pregúntese si es eso lo que realmente necesita. Después de todo, los servicios públicos de correo electrónico no son para nada seguros y la sincronización de sus datos con otras herramientas o plataformas puede comprometer la seguridad a la hora de usar la herramienta que ha elegido. A fin de cuentas, ¿por qué elegir un software o herramienta que lo mantenga seguro pero que envía sus datos a otra herramienta que pueden filtrarlos públicamente?
• Tenga en cuenta su futuro. Muchos pequeños proveedores de salas de datos en línea ofrecen un lugar seguro para almacenar los documentos durante un procedimiento de fusiones y adquisiciones o en una ronda de financiación abierta, pero su función termina ahí. Busque herramientas que le ofrezcan otras opciones para respaldar las necesidades de su negocio más allá de la necesidad de una sala virtual de datos. Puede que necesite compartir esos documentos con el Consejo de Administración, para conseguir su aprobación y debe poder compartir esos documentos de manera segura.

Las salas de datos en línea le ayudan a trabajar más rápido: Beneficios principales de una sala virtual de datos

1. Eliminar el papel: Si bien la ausencia de papel ayuda al medio ambiente, también puede ayudar a su equipo. En primer lugar, en las grandes fusiones y adquisiciones o firmas legales que realizan numerosos clientes y negocios, el papel se convierte en un obstáculo oneroso. Se imprimen miles de páginas, y una simple errata o un cambio en una partida puede provocar que se tengan que volver a imprimir. En una sala de datos en línea la impresión no es necesaria, lo que significa un ahorro tanto en el trabajo como en el tiempo. El no tener papel también ayuda a mantener un alto nivel de seguridad. Es fácil olvidarse un informe legal o un portapapeles en un restaurante. Puede ser muy complicado recuperar el coste de esos datos perdidos, especialmente para una empresa de nueva creación. Las salas de datos en línea le permiten denegar el acceso a un individuo en cuanto haya completado su función, o tan pronto como le avisen de que se ha perdido un dispositivo.
2. Eficacia: Cuando se trabaja con muchos inversores o varios clientes, hay que firmar un sinfín de documentos. Una sala virtual de datos adecuada le permitirá compartir fácilmente información con las personas adecuadas, así como obtener las firmas y asegurarse de que no falta nada para cerrar un acuerdo. Una organización apropiada de todos los documentos ayuda a agilizar los procesos de su empresa y sus negocios.
3. Ahorro de costes: Aunque el coste inicial de una sala virtual de datos puede parecer alto, es importante sopesar los beneficios de dicho gasto a largo plazo. La tranquilidad que da saber que sus documentos están seguros no tiene precio. Además, también permite ahorrar rápidamente los costes de los posibles viajes de negocios para reunirse con clientes o inversores con la finalidad de presentar documentos y obtener las firmas. Por lo que una sala virtual de datos genera un ahorro instantáneo de los costes. Y además se dejan de necesitar los documentos impresos, y reimpresos.
4. Transparencia e imagen profesional: Es muy importante facilitar el trabajo a sus clientes, inversores o a su personal. El uso de una VDR puede crear un entorno organizado en el que todos puedan trabajar con facilidad. De este modo, evitará preguntarse dónde se guardó tal documento o la necesidad de tener que perseguir a ciertas personas para que firmen los documentos. La apariencia de su organización puede ser bastante valiosa a nivel económico, sobre todo para las empresas que usan las VDR para cerrar acuerdos con inversores.

Cómo pueden ayudar Diligent  y nuestras soluciones de Governance Cloud

Las soluciones de gobierno corporativo moderno de Diligent reúnen herramientas tradicionalmente dispares en un único producto seguro. Herramientas para revisar los materiales del Consejo de Administración, para realizar votaciones, para evaluar el rendimiento del Consejo, herramientas de colaboración y para compartir documentos y recursos para las comisiones del Consejo, para buscar a los candidatos perfectos para los órganos de gobierno y para la gestión de entidades. Diligent recoge todas estas funciones en una solución integrada para permitir una gestión y una elaboración de informes eficiente y fluida.

Diligent Corporation ofrece a las empresas herramientas de gobierno corporativo para ayudar a mantenerlas seguras y en conformidad con las leyes de cada país. Nuestra sala virtual de datos y nuestro portal para el Consejo son la perfecta combinación para almacenar y compartir documentos confidenciales.

Descubra el motivo por el que más de 16 000 empresas en más de 90 países confían en nuestras soluciones, entre las que se encuentran el 50% de las empresas del Fortune 1000, 70% de las empresas del FTSE 100, el 70% de las empresas del ASX 100 y a un 30% del Ibex 35, por citar algunos índices. No solo proporcionamos a los dirigentes con las herramientas que necesitan para tener éxito, sino que ponemos a su alcance las soluciones que requieren para hacer lo correcto.

1. de su empresa y sus negocios.
2. Ahorro de costes: Aunque el coste inicial de una sala virtual de datos puede parecer alto, es importante sopesar los beneficios de dicho gasto a largo plazo. La tranquilidad que da saber que sus documentos están seguros no tiene precio. Además, también permite ahorrar rápidamente los costes de los posibles viajes de negocios para reunirse con clientes o inversores con la finalidad de presentar documentos y obtener las firmas. Por lo que una sala virtual de datos genera un ahorro instantáneo de los costes. Y además se dejan de necesitar los documentos impresos, y reimpresos.
3. Transparencia e imagen profesional: Es muy importante facilitar el trabajo a sus clientes, inversores o a su personal. El uso de una VDR puede crear un entorno organizado en el que todos puedan trabajar con facilidad. De este modo, evitará preguntarse dónde se guardó tal documento o la necesidad de tener que perseguir a ciertas personas para que firmen los documentos. La apariencia de su organización puede ser bastante valiosa a nivel económico, sobre todo para las empresas que usan las VDR para cerrar acuerdos con inversores.

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