Secretaría del Consejo, simplifiquen los procesos legales

Las funciones de la Secretaría del Consejo de Administración no han dejado de evolucionar en estos últimos años. Como hemos señalado repetidamente en los últimos meses, su importancia e influencia sobre el Consejo es cada vez mayor, y como consecuencia, este puesto ha evolucionado hasta convertirse en un asesor estratégico.

Y dentro de sus “nuevas” funciones como asesor del Consejo, la Secretaría del Consejo no solo debe velar por lograr un buen gobierno corporativo, sino que también es la responsable de los procesos legales y, por tanto, de su simplificación, para lo que es necesario utilizar la tecnología adecuada.

Sin embargo, todavía son muchas las empresas que, en lugar de optar por utilizar dicha tecnología, utilizan soluciones genéricas para gestionar el cumplimiento. Esto, además de suponer un peligro para la seguridad de la empresa y su información, consume mucho tiempo innecesario. Frente a esto, descubre, a continuación, cómo facilitar el cumplimiento legal.

Pasos para simplificar los procesos legales y potenciar las nuevas funciones de la Secretaría del Consejo de Administración

Simplificar los procesos legales pasa por facilitar el cumplimiento legal, para lo que recomendamos que se apliquen los 4 pasos siguientes:

1.       Olvídese del papel

Por muy ficticio que pueda parecer, todavía existen empresas que utilizan el papel como medio para enviar solicitudes, facturas, la información a los miembros del Consejo o bien para archivar información. Y esta práctica, o metodología, es totalmente contraria a la eficacia, especialmente si lo comparamos con la utilización de plataformas que permiten almacenar, enviar y gestionar la documentación.

Sus principales desventajas son: en primer lugar, la falta de espacio de almacenamiento, ya que los documentos deben apilarse en un espacio dedicado a ello. Y, por supuesto, dicho almacenamiento debe realizarse a mano y de forma ordenada.

En segundo lugar, son mucho menos seguros, ya que es más sencillo que personas no autorizadas accedan a la información, además de que dichos documentos se pueden perder, dañar, extraviar o robar.

Por otro lado, es complicado transportar o enviar la información y documentación. E incluso después de haber enviado la información, puede ocurrir que se hayan producido errores de impresión que requieran enviar de nuevo dicha documentación.

Además, trabajar en papel es más costoso de lo que pueda parecer. Siempre recomendamos calcular el coste del papel (como la impresión) para conocer exactamente el dinero utilizado en ello y verificar cuál es el retorno de la inversión en un portal para el Consejo, por ejemplo.

Y, para terminar, a los límites en la comunicación debemos añadirle el daño ambiental que provoca el excesivo uso del papel.

En definitiva, los registros en papel son pesados, engorrosos e inseguros. Es difícil mantenerlos actualizados y no son fáciles de compartir. Y, por supuesto, todas estas desventajas ralentizan las funciones de la Secretaría del Consejo de Administración, que en consecuencia dedica menos tiempo a su función de asesor legal.

2.       Olvídese de Excel, PDF y correo electrónico

La creación de herramientas como Excel y el correo electrónico, o formatos como el PDF, supusieron un gran avance con respecto al papel, siendo mucho más cómodas y fáciles de utilizar.

Sin embargo, estas herramientas genéricas no están lo suficientemente protegidas como para que quienes quieran almacenar temas tan complejos y confidenciales como temas de regulación y cumplimiento los utilicen. La realidad es que con tan solo se necesita una búsqueda en Google para descifrar un PDF protegido con contraseña o una cuenta de Gmail.

De hecho, la información de las empresas tampoco está lo suficientemente protegida cuando se utilizan los denominados “correos electrónicos seguros”, incapaces de frenan el avance de los ciberdelincuentes.

En definitiva, aunque estas herramientas son más seguras y eficientes que el papel, siguen encontrándose muy lejos de las soluciones diseñadas con este fin y con las funciones de la Secretaría del Consejo de Administración en mente, como son las soluciones ofrecidas por Diligent.

3.       Olvídese de las soluciones “in house”.

Las soluciones “in house” tienen muchas ventajas, como la ganancia financiera que produce, motivo por el que muchas empresas emplean estos sistemas para soportar sus procesos de negocios. Sin embargo, tienen un mayor peso sus desventajas, especialmente en las empresas que adquieren una mayor complejidad interna o externa, o también en situaciones como las que vivimos en la actualidad, de trabajo en remoto de todos los empleados.

Además, desarrollar estos softwares implica dedicar tiempo o dinero a ello (dependiendo de si son los propios trabajadores quienes realizan este software o de si se externaliza su creación), por lo que se reduce el dedicado a otras áreas. Además, estos brindan poco acceso al servicio al cliente y al soporte necesario, por lo que siempre recomendamos a las empresas enfocarse en soluciones comerciales, desarrolladas de acuerdo a sus necesidades y utilizando más recursos y experiencia, lo que le permitirá a su empresa invertir el dinero y tiempo en actividades de mayor valor.

4.       Descubra las soluciones de Diligent para la Secretaría del Consejo de Administración

Las funciones de la Secretaría del Consejo de Administración no deben reducirse a la administración, o lo que se entiende por la preparación y envío de la información, programación de reuniones y actas, gestión de subsidiarias, transferencias de stock, distribución de dividendos, cumplimiento normativo o fomento de la participación de los accionistas.

Por el contrario, las funciones del secretario incluyen el mantenimiento de los registros corporativos, el apoyo al Consejo, actuar como enlace con los accionistas, cumplimiento de los procesos legales o asegurar buenas prácticas de gobierno corporativo.

Y todas estas tareas no pueden desempeñarse correctamente cuando las empresas no cuentan con las herramientas adecuadas y se siguen empleando otras como el papel, el correo electrónico o las soluciones “in house”.

Por ello, el cuarto paso para simplificar los procesos legales y potenciar las nuevas funciones de la Secretaría del Consejo de Administración consiste en la utilización de las soluciones de Diligent. Diligent Boards y Diligent Entities, las soluciones digitales más eficientes para gestionar todas las facetas del gobierno corporativo y el cumplimiento, desde la digitalización de documentos de consultoría hasta la gestión de entidades, redacción de actas, verificación de la reputación de la empresa, etc.

En resumen, 4 pasos que permiten simplificar los procesos legales y potenciar las nuevas funciones de la Secretaría del Consejo de Administración.