Comparación de los portales para el Consejo de Administración

Los portales para el Consejo de Administración son plataformas con las que organizar y generar la documentación necesaria en y para las reuniones del Consejo. Aún bastante desconocidas, están ganando una creciente popularidad entre las compañías, gracias a que economizan el trabajo. Además, al emplear alta tecnología en servicio de digitalización de documentos, estos portales ofrecen una total seguridad ante pirateos y fallos de seguridad.

En este sentido, si decide hacerse con la herramienta adecuada, el Consejo de Administración de su empresa mejorará la gestión y la eficiencia del gobierno corporativo dentro de un entorno seguro. Asimismo, los portales para los Consejos están en constante cambio, ofreciendo mejores herramientas y adaptándose a los servicios solicitados, por lo que resulta imperativo escoger una plataforma que ofrezca una solución integral a sus necesidades.

¿Cómo es el servicio de digitalización de documentos y gestión de reuniones del Consejo de Administración que necesita su compañía?

En primer lugar, deberá ser un servicio blindado, que ofrezca la mejor seguridad en las comunicaciones. De hecho, la seguridad es la principal preocupación de los Consejos de Administración a la hora de trabajar con la tecnología. No es para menos, puesto que, día a día, aparecen noticias sobre brechas en la ciberseguridad de las empresas y robo de datos (si le interesa evitar ataques cibernéticos lea también este artículo).

Por consiguiente, cualquier servicio de digitalización de documentos y de gestión para el Consejo deberá estar blindado contra los ataques. Como consecuencia, se deberá buscar un software que jamás haya sido vulnerado. Además, los proveedores deberán informar periódicamente sobre las mejoras realizadas para proteger la información confidencial.

En este sentido, los proveedores también deberán encargarse de realizar pruebas de intrusión de forma regular. Por ello, al menos una vez a la semana se deben realizar análisis y exploraciones en busca de vulnerabilidades y, por supuesto, tendrán que realizar auditorías externas de seguridad.

Usabilidad, eficiencia y comodidad: imprescindibles en la digitalización del Consejo

Sin duda alguna, a la hora de escoger un servicio de digitalización de documentos y de gestión para Consejos, resulta esencial tener en consideración que este permita al consejero conectarse a su dispositivo preferido y organizar toda la reunión desde su terminal, de forma rápida y sencilla: un buen software le permitirá recibir notificaciones en tiempo real y adelantarse a cualquier imprevisto.

Entre las funcionalidades que debe buscar, no puede faltar un inicio de sesión único para varios Consejos, si es usted consejero en varios órganos corporativos, de forma que se pueda consultar y acceder a los documentos de diferentes Consejos de Administración de una sola vez. También es importante contar con actualizaciones de páginas y notas, posibilidad de adaptar y cambiar el idioma y algún sistema de gestión de actualizaciones.

Además, entre las funcionalidades avanzadas que no pueden faltar, se sitúa en primer lugar la seguridad.

Si el portal para el Consejo permite además cumplimentar cuestionarios sobre conflictos de interés o realizar evaluaciones del Consejo y facilitar la redacción de las actas, tendrá una solución muy completa.

Más cuestiones prácticas sobre la digitalización del Consejo

Por supuesto, todo dependerá, en gran medida, del presupuesto que se dedique a la innovación y al desarrollo, puesto que implementar un servicio de digitalización de documentos y gestión de Consejos de Administración conlleva una inversión importante y se debe estar preparado para hacerla.

Para ello, se debe escoger una herramienta fácil de poner en marcha, que no requiera de grandes conocimientos. En consecuencia, resulta recomendable buscar un servicio cómodo y flexible, que permita a los miembros del Gobierno Corporativo optimizar sus tareas sin un gasto extra en formación.

Por tanto, el software elegido debe ser flexible y sus desarrolladores deben trabajar continuamente para ofrecer nuevas funcionalidades. De esta forma, si su empresa crece y necesita más opciones, el sistema le deberá permitir aumentar sus funcionalidades, siempre según sus necesidades.

Asimismo, no se debería conformar con una herramienta estática que ofrezca los mismos servicios a cualquier empresa. De hecho, le animamos a que busque siempre una que crezca junto a su compañía, que no le ofrezca servicios de más, pero que tampoco se quede corta cuando los necesite.

En definitiva, dejar de utilizar libros en formato papel para cambiar a un servicio de digitalización de documentos y de gestión de Consejos de Administración aporta una gran cantidad de beneficios y ventajas.

Para disfrutarlos, se hace necesario tomar decisiones, que dentro del marco de un Consejo de Administración no siempre es sencillo. No, no lo es, sin embargo, sí que debería ser sencillo utilizar la tecnología adecuada para la gestión de un gobierno corporativo. Al final, esto es lo verdaderamente esencial para su compañía.