Descubra cómo la tecnología puede ayudarle a ser más eficiente al redactar las actas del Consejo de Administración

Normalmente, cuando el puesto de Secretario/a del Consejo de Administración está vacante, los consejeros no suelen pelearse por el puesto. A pesar de que ser Secretario/a tiene cierto prestigio, también conlleva muchas horas extra tanto dentro como fuera de la sala de reuniones del Consejo. La secretaría del Consejo es la principal fuente de información cuando los consejeros necesitan más datos o consejos para tomar ciertas decisiones. Un Secretario/a eficiente debe ser capaz de responder a todas las preguntas de los consejeros y a ayudarles a tomar decisiones, además de ser quien prepara los temas a tratar en las reuniones y redactar las actas del Consejo de Administración. La tecnología actual permite que el proceso de redactar actas sea sencillo con plantillas fáciles de rellenar, por lo que la secretaría tiene mucho más tiempo libre para dedicarse al resto de responsabilidades.

Redactar las actas del Consejo de Administración es una tarea repetitiva, pero no por ello debe descuidarse. Las actas del Consejo de Administración son el documento oficial en el que se especifican los temas tratados en la reunión. Los jueces pueden exigir la entrega de las actas del Consejo de Administración como prueba de un juicio. Por ello, las actas deben reflejar claramente los temas tratados, las decisiones tomadas y las acciones derivadas de la reunión del Consejo de Administración.

Las plataformas digitales para redactar actas, facilitan la preparación de las reuniones y la redacción de las actas a la Secretaría del Consejo de Administración.

Redactar las actas a mano lleva mucho tiempo y no es seguro

Los Secretarios/as suelen pasar semanas o incluso meses preparando las reuniones del Consejo de Administración. El consejero delegado y el director general suelen trabajar con la secretaría del Consejo semanas o meses antes de las reuniones para definir los asuntos que se tratarán en la reunión. La Secretaría tiene que redactar el orden del día y preparar la presentación de la reunión, y suelen realizar ambas al mismo tiempo. Pero lo primero que deben hacer siempre es buscar entre sus archivos y encontrar el orden del día y las actas de la reunión anterior.

Redactar las actas a mano es una tarea laboriosa. Las actas deben incluir la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Además, la Secretaría debe anotar los asistentes a la reunión y los consejeros ausentes.

Tras conseguir que todo esté listo para que empiece la reunión, la Secretaría debe prestar atención a todos los temas debatidos en la reunión del Consejo de Administración, y decidir al mismo tiempo qué información debe aparecer en las actas y qué información debe excluirse. Algunas empresas contemplan en sus estatutos la posibilidad de grabar las reuniones del Consejo de Administración, por lo que la Secretaría puede dedicar tiempo extra tras la reunión a repasar el vídeo y asegurarse de que no se ha dejado ningún detalle fuera de las actas. La versión final de las actas suele presentarse en la siguiente reunión del Consejo para su aprobación. El proceso de aprobación de las actas conlleva horas de trabajo adicional, debido a la impresión de las actas, la fotocopia de las mismas y la distribución a los consejeros. No debemos olvidar que las actas pueden ser usadas como pruebas en juicios. De ahí que si se realizan correcciones de último minuto, la Secretaría debe reimprimirlas con las nuevas correcciones, y redistribuir las copias finales a todos los consejeros para que las guarden.

Justo cuando este proceso se ha terminado, la Secretaría debe empezar a prepararse de nuevo para la siguiente reunión.

La redacción de actas del Consejo de Administración a mano no es suficientemente segura

Además de la cantidad de trabajo y tiempo que supone redactar las actas a mano, hay que pensar también en el problema de la seguridad. Las libretas, los papeles y las notas pueden perderse o extraviarse fácilmente. Los documentos en papel no son seguros para el contenido de las reuniones del Consejo de Administración.

El software de redacción de actas es seguro y soluciona muchos de estos problemas. Además, tiene muchas otras ventajas.

La tecnología mejora la redacción de actas del Consejo de Administración

Cada consejero gestiona su tiempo a su manera. Otro aspecto positivo del software para redactar actas es la flexibilidad que ofrece a los consejeros, ya que pueden acceder a la información y los documentos de las reuniones en cualquier momento, simplemente accediendo a la plataforma para la gestión del Consejo de Administración.

Además, cuando un consejero empieza la presentación de uno de los libros en las plataforma, la persona encargada de redactar las actas puede empezar a hacerlo de manera electrónica con un simple clic en el botón “Redactar actas” (“Take minutes” en inglés). El programa extrae la fecha, la hora y el lugar de la reunión, así como los asistentes a la reunión del documento de la misma plataforma.

Uno de los mayores desafíos al redactar las actas es no perderse ni un detalle de la reunión y de los diferentes temas. El software para redactar actas del Consejo de Administración tiene una función que automáticamente crea una carpeta por cada tema que se tratará en la reunión. De este modo, la persona encargada de redactar las actas solo tiene que seleccionar la carpeta adecuada cuando se cambie de tema, y empezar a redactar las actas de esa parte de la reunión. Además, se puede añadir información a las actas a posteriori, cuando se ha podido reflexionar sobre qué información debe añadirse o cambiarse.

Los consejeros necesitan acceso a las actas de reuniones anteriores para poder aprobarlas. Si se realizan correcciones o se añade información, la secretaría puede realizar dichos cambios y enviar inmediatamente la versión actualizada para que los consejeros la aprueben con un simple clic.

La plataforma permite que añadir informes o documentos al libro de la reunión sea muy sencillo. Así que ya no se debe retrasar la conversación sobre un tema solo porque alguien se haya olvidado de traer los documentos a la reunión.

Otra de las muchas ventajas de la plataforma para redactar las actas es que la Secretaría puede compartir fácilmente la plantilla de la presentación de la reunión con el consejero delegado, por lo que la colaboración se vuelve sencilla y eficiente. Además, el software también permite a los consejeros comunicarse con el consejero delegado o la Secretaría a través de una plataforma de mensajería segura durante la reunión sin interrumpir la reunión, para aclarar algún tema.

Además, la plataforma permite a los consejeros encontrar en unos segundos las actas de reuniones pasadas, documentos relacionados con dichas reuniones e incluso informes.

Por otro lado, con el software para redactar actas, la Secretaría del Consejo de Administración puede asignar tareas a los consejeros, y enviarles una notificación instantánea durante la reunión o cuando esta termina. La función de notificaciones permite a la Secretaría hacer un seguimiento de las tareas realizadas, y enviar recordatorios cuando sea necesario.

Sin embargo, una de las funciones que más tiempo ahorra a la Secretaría es la posibilidad de exportar las actas a documentos de Microsoft Word. De este modo, la Secretaría o el consejero delegado puede añadirlas a la plataforma para su revisión y aprobación en la siguiente reunión.

Diligent Minutes, parte de la oferta de la solución Governance Cloud de Diligent, usa las mismas medidas de seguridad que la plataforma Diligent Boards, es decir un sistema totalmente encriptado y pruebas de acceso por parte de terceros, y cuenta con el certificado ISO 27001. Los consejeros pueden usar nuestro programa con total seguridad y confianza de que sus documentos y su comunicación está protegida de hackers.

¿Qué es Governance Cloud? 

Los miembros de Consejos de Administración están obligados a desempeñar una serie de tareas y cumplir con varias responsabilidades. Diligent ha desarrollado un conjunto de herramientas de gobierno corporativo para ayudarles a llevar a cabo dichas responsabilidades de forma precisa y eficaz. Governance Cloud incluye los siguientes productos:

• Diligent Boards
• Evaluaciones del Consejo de Administración
• Resoluciones y votaciones
• Diligent Messenger
• Diligent Minutes
• Insights (contenido y vídeos organizados) (beta)
• Entity Management

Diligent es el proveedor perfecto para consejeros, directivos y asesores, ya que evoluciona a medida que evolucionan las necesidades de digitalizar los procesos de gobierno de corporativo. Todas nuestras herramientas permiten a las empresas conseguir un ecosistema de gobierno corporativo completamente digitalizado e integrado para mitigar riesgos, planificar el crecimiento estratégicamente y, en última instancia, gestionar su empresa de manera óptima.

Conclusión: Software para redactar actas del Consejo de Administración o redactar actas a mano

El software para redactar actas reduce la carga de trabajo de la Secretaría del Consejo de Administración. Solo se necesita un clic para acceder a los libros digitales porque el software de redacción de actas está integrado con la plataforma para la gestión de los Consejos de Administración. Además, el programa rellena automáticamente la mayoría de la información necesaria. Por otro lado, la plataforma cuenta con la máxima seguridad, y los consejeros no tendrán la tentación de llevar con ellos documentos impresos, ya que con la plataforma digital para la gestión del Consejo de Administración pueden trabajar desde cualquier sitio y en cualquier momento. Cuando en una reunión, todos los consejeros están preparados, no suele haber problemas, y las reuniones suelen ser mucho más cortas que cuando los consejeros tienen que realizar muchas de las tareas a mano.