Un informe global desvela los riesgos de la comunicación en los Consejos de Administración

¿Los documentos para las reuniones de su Consejo de Administración están impresos o en formato digital? ¿Envía documentos confidenciales del Consejo con su correo electrónico personal? Un informe reciente, que Forrester y Diligent han elaborado, desvela ciertas prácticas algo preocupantes que exponen a las empresas a ciberataques. Para realizar el informe, Forrester encuestó a profesionales de gobiernos corporativos de 11 países sobre cómo usan la tecnología para sus procesos del Consejo de Administración y para lograr un buen gobierno corporativo. El objetivo de la encuesta era identificar qué problemas de los Consejos de Administración se pueden resolver gracias a la tecnología.

La comunicación en el Consejo de Administración

Los consejeros están preocupados sobre la seguridad de los datos confidenciales de sus empresas. Sin embargo, no se dan cuenta de que la mayor amenaza para la ciberseguridad son ellos mismos, y el modo en el que se comunican con otros consejeros.

• El 87 % indica que sería “valioso/muy valioso” si tuvieran una mejor visibilidad sobre las políticas de ciberseguridad de la empresa.
• El 87 % también admite estar bastante preocupado sobre la seguridad de la comunicación entre consejeros.
• Casi la mitad (47 %) indicó que “proteger los documentos del Consejo de Administración y limitar el acceso a ellos” supone un reto; sin embargo, solo un 16 % considera que un sistema de mensajería seguro podría ayudarles a proteger la información.
• El 50 % de los consejeros encuestados admitió seguir usando su correo electrónico personal para comunicarse con otros miembros del consejo sobre asuntos confidenciales.
• Finalmente, casi un 30 % de los consejeros confirmó que había perdido un dispositivo el año pasado, y un 23 % indicó que había perdido el año pasado documentos impresos para la reunión del Consejo.

Por estos motivos, la ciberseguridad es una de las prioridades de los Consejos de Administración. Sin embargo, el informe de Forrester demuestra que los consejeros no consideran que las amenazas vengan de sus propias prácticas de comunicación. Pero los proveedores de correo electrónico como Gmail, AOL y Yahoo no son seguros y son mucho más fáciles de hackear. Además, estos correos suelen estar fuera de los sistemas de seguridad de la empresa.

El correo electrónico personal es en muchas ocasiones el modo en que los hackers acceden a los dispositivos (ordenadores, tabletas o teléfonos móviles). Y, además, el correo electrónico no se puede evitar el acceso al correo electrónico a distancia en caso de que un dispositivo se pierda, tal y como puede hacerse en un portal para el Consejo de Administración.

La tecnología en el Consejo de Administración para lograr un buen gobierno corporativo

El informe de Forrester destaca las diversas tecnologías adoptadas para la gestión del consejo. Pero demuestra que todavía queda mucho para optimizar el uso de estas soluciones. Solo con una verdadera integración digital de herramientas totalmente seguras podemos pretender que se reduzca el riesgo de sufrir un ataque cibernético.

La gestión del gobierno corporativo requiere este tipo de software, dada la confidencialidad de los asuntos discutidos dentro y fuera de las reuniones del Consejo. Sin embargo, la tecnología no garantiza un buen gobierno corporativo. Algunos aspectos del gobierno corporativo (menos de un tercio) no se pueden resolver gracias a la tecnología.

Pero implementar una buena solución digital puede aportar las siguientes ventajas:

• Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales;
• Facilitar el acceso a los datos y documentos más actualizados;
• Permitir que los consejeros tomen mejores decisiones y promover el buen gobierno corporativo;
• Mejorar la visibilidad sobre las áreas de riesgo.

Aunque la tecnología no es la panacea que resuelve todos los problemas y logra que los Consejos de Administración obtengan un buen gobierno corporativo, es un componente esencial para garantizar la protección de sus materiales y asegurar que se toman decisiones estratégicas informadas. Los Consejos de Administración que tengan prácticas de ciberseguridad sólidas tendrán menos posibilidades de enfrentarse a situaciones de crisis a pesar de que los miembros del Consejo pierdan sus teléfonos móviles o documentos confidenciales del Consejo y aunque sofisticados hackers intenten conseguir información confidencial.