Ventajas de utilizar un portal para gestionar el Consejo de Administración

Como consecuencia de la digitalización, se ha producido una considerable transformación en los mercados a nivel mundial, lo que ha revolucionado la manera en la que las empresas trabajan, repercutiendo por lo tanto en la gestión de su estructura interna.

La gestión de los Consejos de Administración, por supuesto, se ha visto afectada, y la utilización de portales con los que gestionar estos órganos se ha convertido en una de las herramientas más eficientes para lograr la máxima su máximo rendimiento, como veremos a continuación.

Adicionalmente, destacamos que, como consecuencia de esta transformación, han aparecido nuevas oportunidades resultantes de la utilización de esta tecnología, permitiendo mejorar la eficiencia, tanto de la empresa como del Consejo, en las prácticas internas y en el propio mercado.

¿Qué es un portal para gestionar el Consejo de Administración?

Un portal es un software. En el caso de los portales dedicados a la gestión del Consejo de Administración, estos son softwares o plataformas especializadas en dicha tarea, que permiten que toda comunicación, colaboración o intercambio de información sea realizada a través de esta plataforma. Por lo que, los portales buscan digitalizar la empresa.

De esta manera, las comunicaciones se pueden llevar a cabo en el portal, las colaboraciones se realizan también en esta plataforma, y la información deja de intercambiarse a través del correo o por escrito, puesto que también existe un apartado especializado en este intercambio de información, lo que elimina el papel del secretario cuya tarea consiste en la creación y distribución del material.

En otras palabras, un portal permite a los miembros del Consejo acceder a toda la información necesaria en el momento que estos deseen, revisar datos, leer la información a tiempo real e incluso compartir los documentos.

Destacamos que aquellas empresas globales, cuyos consejeros no se encuentran agrupados en una misma zona geográfica, sufren habitualmente la ardua labor de enviar toda la información a través de los servicios de mensajería. O, por el contrario, recurren a otras herramientas como el correo electrónico, adjuntando documentos confidenciales en PDF. Evidentemente, el riesgo de ciberataque es mucho más elevado, dado que los sistemas de ciberseguridad son menos eficientes, siendo más “accesibles” para toda persona que quiera penetrarlos.

En los últimos años hemos podido comprobar como numerosas empresas han sufrido ataques cibernéticos como consecuencia de la utilización de vías poco seguras. Sin embargo, también estamos comprobando como el gasto de las empresas en seguridad empresarial sigue aumentando. En el 2019 este gasto alcanzó los 124.000 millones de dólares.

Principales ventajas de utilizar un portal

La implementación de un portal es una tarea sencilla, pues, aunque requiere una considerable transformación de los Consejos, el uso de esta herramienta es sencillo y permite una rápida adaptación.

Sin embargo, la implementación de portales ha modificado drásticamente la organización y estructura de los Consejos. Como consecuencia, las principales ventajas de la utilización de portales son las siguientes:

Optimización del tiempo

Los portales reducen el tiempo que los asesores, secretarios y consejeros tienen que dedicar a la preparación de las reuniones. También reducen el tiempo de envío de la información.

Mayor ciberseguridad

Al reducir las probabilidades de ciberataque, como consecuencia de la utilización de sistemas más seguros. También se reducen los fallos de seguridad que a menudo ocurren al utilizar otras herramientas.

Mejora en la gestión de archivos

Esta herramienta también permite gestionar todos los archivos y conversaciones, incluidas aquellas realizadas a tiempo real. Se consigue de esta manera agilizar las comunicaciones e intercambio de información.

Reducción de la carga de trabajo

Como consecuencia de la correcta administración del tiempo, ya que todo documento, acta de reunión, registro corporativo, transmisión de acciones y participación de accionistas es gestionado de una manera mucho más rápida.

Eficiencia y eficacia

Como consecuencia de todas las ventajas mencionadas, se produce un incremento en la eficiencia y eficacia empresarial, mejorando la actuación de los Consejos.

Adicionalmente, la utilización del portal de Diligent tiene otras ventajas no mencionadas.

• En primer lugar, pone a disposición de los usuarios formularios de evaluación, pudiendo declarar conflictos de interés.
• La formación de los miembros deja de convertirse en uno de los mayores problemas de este órgano, pues pone a disposición de estos un centro de recursos en el que encontrar tanto libros actuales como archivados.

A modo de conclusión, podemos destacar como la utilización de un portal con el que gestionar las relaciones del Consejo de Administración supone numerosas ventajas para cualquier empresa, como ya hemos señalado, por lo que la decisión de utilizar o no esta herramienta debe ser analizada en base al alcance de los objetivos establecidos.