3 raisons de ne pas digitaliser votre conseil d’administration

Les indices qui laissent penser que la digitalisation des conseils d’administration s’impose se multiplient inexorablement. Généralisation du télétravail en 2020, prolifération de logiciels de gouvernance au sein des entreprises, la plupart du temps par peur des cyberattaques… La transition digitale gagne du terrain. Des chercheurs affirment pourtant que d’irréductibles gestionnaires de CA résistent encore et toujours à l’envahisseur. Quels super-pouvoirs leur permettent d’organiser leurs conseils d’administration sans digitaliser à tout va ? Faites-vous partie des chanceux sans le savoir ? Enquête sur le terrain, à lire au second degré !

Vous êtes un pro de la gestion du temps, grand adepte du classement de parapheurs

La légende raconte que certains secrétaires de conseil d’administration réussissent à envoyer tous les documents nécessaires aux administrateurs quinze jours avant le CA. Pour eux, les heures passées à côté de la photocopieuse à attendre l’impression de la version 12 d’un même fichier relèvent du loisir. C’est d’ailleurs un moment de détente, qu’ils passent au téléphone avec le service de coursier, en sirotant leur café du matin.

Bien évidemment, ces secrétaires de CA n’ont que faire d’un logiciel de gouvernance. Pourquoi s’embêter à digitaliser les dossiers du conseil d’administration quand les membres du conseil peuvent les recevoir au fur et à mesure, au rythme rassurant des allers-venues de parapheurs ? Numériser tous les documents pour les rendre accessibles en quelques clics par ordre de modification, ce n’est finalement utile qu’aux entreprises qui modifient les dossiers à la dernière minute.

Selon cette même légende, il existe aussi dans une contrée éloignée des administrateurs dont les boîtes mails sont quasi vides. Ils ne reçoivent, pour ainsi dire, que les documents destinés au CA. Ils ont donc tout le temps de les classer par ordre de modification, puis par priorité, et de croiser les versions numériques et papier. Ces administrateurs constituent d’ailleurs eux-mêmes le dossier complet destiné à la séance de conseil.

Si, bien malgré vous, vous ne vous reconnaissez pas dans ce rôle de secrétaire du conseil d’administration parfaitement légendaire, un logiciel de gouvernance comme Diligent Boards pourrait bien vous apporter un petit coup de pouce. Au programme :

• Fini les heures à l’imprimante et les allers-retours de parapheurs : les documents validés se transfèrent sur l’interface en quelques clics ;
• Les administrateurs trouvent facilement les dernières versions des dossiers relatifs à la séance de conseil ;
• Les membres de CA gagnent du temps : ils n’ont plus à classer les documents qu’ils reçoivent par email ou par courrier.

Vos administrateurs mémorisent la totalité de la documentation nécessaire au CA

Des études montrent qu’il existe des cas, certes rares, d’administrateurs à la mémoire absolue. Ces dirigeants enregistrent ainsi l’ensemble des documents qu’ils ont croisés depuis leurs débuts dans la société, grâce à une mutation génétique de leur système limbique. Statuts de l’entreprise, rapports annuels, anciennes réunions du conseil : tout est enregistré là haut.

Pour ces administrateurs, un progiciel de gouvernance n’est d’aucune aide. Pas plus, d’ailleurs, que pour tous ces admirables membres de conseil qui se déplacent quotidiennement avec ces fameuses valises blindées double aluminium. Pour eux, deux coups de clés, un code à trois chiffres, et tous les dossiers sensibles de l’entreprise apparaissent classés par date, pour nourrir leurs réflexions pour la prochaine réunion du CA.

Restent tous les autres administrateurs, confrontés à la dure réalité des impressions, des livraisons, et des erreurs de classement. Pour ceux-là, les logiciels de gouvernance numérique ont une réelle valeur ajoutée. En leur donnant accès à tous les documents récents et passés, classés par date dans le centre de ressources, ces solutions digitales facilitent la préparation de la prochaine séance de conseil.

Les membres du CA profitent effectivement de la digitalisation des dossiers pour développer une réflexion approfondie sur les thématiques à l’ordre du jour. Le fait d’accéder aux dernières versions en quelques clics, mais aussi de pouvoir suivre l’évolution des modifications et d’accéder à d’anciennes notes nourrit leurs réflexions. Les administrateurs arrivent ainsi à la séance avec des opinions plus détaillées, et impulsent une dynamique plus productive aux conseils d’administrations.

Si votre société opte également pour un logiciel de gouvernance comme Governance Cloud, qui facilite les échanges, les avantages se multiplient. Les administrateurs peuvent notamment échanger en amont du CA. Ce type de démarches booste le fonctionnement des séances. Ces solutions digitales incarnent par ailleurs des écosystèmes sécurisés, qui permettent de dialoguer sur des thématiques sensibles sans peur du piratage ou des fuites de données.

La cybersécurité, c’est une question de chance : pas besoin d’un logiciel de gouvernance

Les experts identifient deux derniers cas pour lesquels les logiciels de gouvernance se révèlent inutiles. Il s’agit, tout d’abord, des entreprises qui ne connaissent aucune problématique de cybersécurité. Localisées dans une galaxie lointaine, elles n’ont jamais été touchées par une cyberattaque. Elles ne manipulent, de toute façon, aucune donnée confidentielle. Leurs clients sont ainsi des anonymes, qui ne leur livrent pas d’information sensible.

Ces quelques spécimens rares tiennent parfois les mêmes discours que d’autres modèles de sociétés, cette fois plus courants. Il s’agit d’entreprises bien conscientes des cyber-risques. Celles-ci entretiennent même une veille détaillée de la cybermenace, tant et si bien qu’elles se découragent un peu. À quoi bon lutter, quand les pirates déploient des stratégies aussi perfectionnées ?

Toutes ces sociétés, qui sont cette fois loin d’être chimériques, peuvent pourtant réellement soulager leurs équipes en passant par un logiciel de gouvernance. La cyberfatigue relève d’un phénomène normal, de plus en plus courant avec les nouveaux défis sécuritaires liés au télétravail. Elle n’empêche malheureusement pas l’émergence de cyber-risques réels. Ne serait-ce qu’au niveau du conseil d’administration, certains comportements représentent un danger :

• Échange d’informations via des les emails personnels ou via Whatsapp ;
• Utilisation d’appareils mobiles personnels susceptibles d’être perdus ou volés ;
• Erreurs de destinataires lors des envois de messages ;
• Usage dangereux des pièces jointes.

Une fois les administrateurs sensibilisés à la cybersécurité, il devient plus facile de leur faire adopter un solution logicielle de gouvernance qui sécurise leurs communications.

Pour favoriser l’installation de la solution, il faut néanmoins opter pour une version ergonomique et flexible. Il existe des outils de gestion numériques intuitifs, pensés en collaboration avec la clientèle pour assurer la cybersécurité des entreprises sans nuire au quotidien des collaborateurs. C’est notamment dans cette optique nous avons développé Diligent Messenger, une solution digitale qui sécurise les communications entre administrateurs, en évitant par exemple les messages envoyés par erreur.