4 règles pour bien préparer une réunion zéro papier

Comme nous le détaillons dans l’article sur les démarches nécessaires à l’entreprise zéro papier, une stratégie de dématérialisation des documents et des processus s’applique à tous les niveaux de la structure. Une politique “zéro papier” implique donc aussi de revoir les modalités d’organisation, le déroulé et le suivi des réunions et autres séances de conseil d’administration. Comment faire un ordre du jour sans papier ? Un compte-rendu sans papier ? Que peuvent vous apporter les logiciels de gestion d’entreprise dans cette quête d’un moindre impact environnemental ? Voici les 4 règles indispensables à l’organisation de réunions zéro papier performantes.

Créer un ordre du jour rapidement et facilement

Une réunion zéro papier implique, en premier lieu, de construire un ordre du jour pertinent. Celui-ci permet de prioriser les thématiques de conversation, de n’oublier aucun sujet important et de maintenir le rythme des échanges.

Pour une réunion dématérialisée de bout en bout, cet ordre du jour doit se concevoir en ligne. Les organisateurs de l’événement doivent donc s’appuyer sur un logiciel de gestion documentaire sécurisé. Celui-ci permet de communiquer les sujets de débats stratégiques, sans risque de fuite d’information ou de problèmes de confidentialité.

Ce type de logiciel comprend parfois des fonctionnalités d’aide à la rédaction des ordres du jour. C’est le cas d’une solution comme Diligent Boards et de sa fonctionnalité Agenda Builder. Celle-ci se sert de modèles préconçus pour accélérer la rédaction. Le format de l’ordre du jour se standardise et certaines informations se remplissent automatiquement. De quoi accélérer sa conception, mais aussi faciliter la lecture des destinataires, qui s’habituent à trouver toujours la même présentation d’ordre du jour.

Pour rester fidèle à une stratégie sans papier, la communication de cet ordre du jour doit bien sûr se faire en ligne. Fini les lettres, les livreurs et les invitations papiers au sein des services. L’ordre du jour se communique par email, ou, idéalement, par une messagerie interne instantanée et cybersécurisée.

Se préparer efficacement au débat

Une réunion zéro papier utile et efficace reste avant tout une réunion bien préparée par ses participants. Dans cette optique, la numérisation et la centralisation des documents au sein d’un même espace collaboratif peut se révéler d’une grande aide.

Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) permettent de retrouver facilement les dernières versions des fichiers téléchargés, ainsi que les annotations de chacun. Les participants à la réunion peuvent transporter ces informations partout, depuis leur smartphone, leur tablette ou leur ordinateur portable.

Plus d’excuses, donc, aux réunions mal préparées ! Les participants disposent de toutes les données nécessaires pour aiguiser leurs arguments pendant les rencontres. Ils peuvent aussi consulter les informations dont ils se rappellent mal pendant la séance.

Si, par ailleurs, votre réunion sans papier concerne un sujet particulièrement sensible, le numérique vous apporte de nombreuses fonctions efficaces. Certains logiciels dédiés permettent par exemple de créer des espaces collaboratifs en ligne dont vous contrôlez les accès. Certains fichiers peuvent être verrouillés, pour que seules quelques personnes autorisées puissent les consulter avant la réunion. Ce type d’outil, à l’image des salles de réunion virtuelles, sécurise également la communication autour d’une rencontre.

S’assurer d’inviter les bons participants

Passer par le digital pour préparer une réunion aide également à constituer la bonne équipe de participants. Un outil comme Diligent Nominations permet par exemple d’analyser la composition d’une équipe, et notamment d’un conseil d’administration. La solution s’assure que toutes les compétences sont réunies pour un débat performant.

Si l’équipe constituée n’incarne pas toutes les expertises nécessaires à la réussite de la réunion sans papier, le logiciel peut identifier les profils manquants. Une excellente méthode pour s’assurer d’organiser des réunions représentatives de la diversité de l’entreprise, et capables de traiter une large gamme de problématiques.

Un compte-rendu de réunion zéro papier, rapide à valider

Qu’il s’agisse d’une petite réunion d’équipe ou d’une séance de conseil d’administration, la rédaction d’un compte-rendu – ou d’un procès-verbal – s’impose pour assurer le suivi des décisions précises. Dans le cas du CA, la rédaction du PV relève même d’une obligation légale, selon l’article L235-14 du Code du Commerce.

Prendre des notes sur ordinateur pendant la réunion pour les compiler ensuite permet de garder des traces fidèles des échanges. Reste juste à les mettre en forme, et à les envoyer aux participants pour qu’ils vérifient l’exactitude du CR.

Il existe également des logiciels dotés de fonctionnalités dédiées aux comptes-rendus et procès-verbaux, comme Diligent Minutes. Celles-ci prévoient des formats de CR préremplis, et guident la rédaction du ou de la secrétaire de réunion. Certaines informations, comme les participants, l’ordre du jour ou la date s’ajoutent automatiquement, et font gagner du temps à la rédaction. Facilement exportables vers les logiciels classiques, comme Microsoft Word, ils s’importent aussi rapidement pour consultation lors d’une future réunion.

Ces outils numériques, souvent chiffrés, offrent en outre une sécurité parfaite des données enregistrées en ligne. Ils permettent également d’attribuer des tâches post-réunion à certains participants, pour un suivi plus efficace des suites de la rencontre. Les concernés reçoivent dans ce cas des rappels et des notifications pour les encourager à effectuer les missions prévues.