5 conseils pour bien mener son assemblée générale annuelle des actionnaires à distance

Dans le contexte de la crise sanitaire du Covid-19, la digitalisation de l’assemblée générale des actionnaires de nombreuses sociétés cotées est plus que jamais au cœur des discussions. Ce rendez-vous d’importance de toutes les grandes entreprises doit, malgré les contraintes liées à l’état d’urgence, être un succès. Quelles sont les meilleures pratiques pour une assemblée générale en ligne sans encombre ?

1/ Lorsque vous établissez un cahier des charges pour une solution digitale, pensez à l’avant… et à l’après !

Pour le bon déroulement de votre assemblée générale des actionnaires à distance, il est indispensable de prévoir le bon outil. Dès lors, vous devez ne pas vous tromper lors de son acquisition. Pour ce faire, pensez à bien rédiger votre cahier des charges.

L’utilisation d’un logiciel va certes faciliter la distribution des documents en amont des réunions, mais les bénéfices doivent aller au-delà : meilleur suivi des votes des actionnaires en ligne, gain de temps du côté des gestionnaires, meilleure circulation de l’information auprès de toutes les parties prenantes…

Lorsque vous élaborez un cahier des charges pour l’achat d’une solution numérique pour vos assemblées générales d’actionnaires, soyez le plus exhaustif possible dans les objectifs et utilisations de l’outil en question. Quelles sont les raisons qui vous poussent à digitaliser votre assemblée générale des actionnaires ? Pensez à lister tous les bénéfices, tant pour les organisateurs que pour les utilisateurs finaux, en amont et en aval des réunions, qui tiennent compte du contexte de crise sanitaire.

2/ Utilisez un logiciel hautement sécurisé pour votre assemblée générale des actionnaires

Avec la bonne solution numérique, l’organisation et la préparation de votre assemblée générale seront grandement améliorées. À condition de faire appel à un logiciel garantissant la bonne protection de vos données, tel que le propose notre groupe Diligent, vous pourrez mettre sur pied très rapidement et facilement vos réunions.

Un logiciel vous permettra de gagner du temps en amont dans la préparation de chaque assemblée générale des actionnaires. En effet, il sera en mesure de vous fournir tout l’accompagnement nécessaire à un tel rendez-vous.

En outre, un outil digital vous aidera à distribuer facilement, sans encombre, les documents nécessaires aux réunions. Avec ces fonctionnalités, vos transmissions de fichiers se feront en un temps record. Il en sera de même des mises à jour inévitables qui seront effectuées en temps réel. Les actionnaires et toutes les personnes conviées recevront instantanément tous les éléments, que ce soit le lien de connexion vers la salle de réunion virtuelle, les documents de réunion, ou les modalités de vote. Finis les délais d’attente des envois papier et les emails multiples !

3/ Assurez-vous de former l’ensemble de vos collaborateurs aux outils utilisés pour assurer l’engagement de chacun

Si vous commencez tout juste à digitaliser votre assemblée générale des actionnaires, pensez d’ores et déjà aux utilisateurs finaux. Pour que votre solution et l’investissement qu’il représente soient réellement utiles, il est indispensable que tous l’utilisent de façon optimale.

Or, tout le monde n’a pas la même maturité digitale, n’utilise pas les mêmes outils (Microsoft ou Apple, par exemple) et n’a pas la même capacité d’apprentissage. Il est donc important d’accompagner l’arrivée d’un nouvel outil numérique en amont et en aval. Votre partenaire technologique peut, par exemple, se charger d’un tel travail. Mais il vous est aussi possible de prévoir ce temps en interne avec vos équipes habituelles.

Pour vous assurer que tous vos employés utilisent votre logiciel, veillez à les informer de la mise en place prochaine d’un tel outil. De cette façon, vous les préparez à ce changement et vous anticipez tous les éventuels freins de vos collaborateurs. De plus, pensez à les accompagner dans la mise en œuvre de la solution et à les former. Ceci leur permettra d’être rapidement opérationnels et d’utiliser toutes les fonctionnalités que vous avez pris soin de choisir.

4/ Pensez au vote à distance et aux autres fonctionnalités utiles à votre assemblée générale des actionnaires

Pour savoir quelle solution de digitalisation de vos assemblées générales vous sera pleinement utile, vous devez vous questionner avant de réaliser tout investissement. De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Prenez le temps de circonscrire réellement les utilisations que vous en aurez. Voyez avec vos collaborateurs ce qui va aider, faciliter et améliorer l’organisation et la tenue des réunions.

Outre le vote à distance, il est important, par exemple, de disposer de fonctionnalités de signature électronique. Avez-vous besoin d’outils pour visualiser en temps réel les résultats des votes ou d’une fonctionnalité de visioconférence intégrée dans l’application ? Pensez à bien définir votre cahier des charges afin de disposer de la boîte à outils la plus complète pour la pleine réussite de votre assemblée générale des actionnaires.

5/ Mettez de l’humain (avec de la vidéo, par exemple) dans votre assemblée générale

Par rapport aux réunions physiques, les réunions en ligne à distance sont souvent plus complexes à suivre. La distance physique et la médiation numérique ne sont pas forcément le meilleur cas de figure pour les participants. Il en résulte que l’engagement des actionnaires y est souvent plus faible.

Cependant, dans le contexte actuel de crise du Coronavirus, il est essentiel de chercher à maintenir une bonne participation et un excellent déroulement. Pensez donc aux outils générateurs d’engagement. La vidéo live en est un hautement indispensable. Elle permet de remettre l’humain au cœur de l’assemblée générale des actionnaires. Il est également utile d’avoir recours au vote électronique pour animer les débats et réflexions.

Les dispositions de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 permettent la tenue de l’assemblée générale des actionnaires des sociétés dans des conditions dérogatoires et temporaires. La digitalisation de ces réunions hautement déterminantes pour toutes les entreprises concernées peut ainsi s’accélérer. Néanmoins, il importe de chercher la solution numérique qui réponde au mieux à vos besoins et objectifs tout en étant parfaitement sécurisée. À condition de placer l’humain en son cœur et de bien former vos collaborateurs, elle deviendra rapidement indispensable à tous.