5 astuces pour améliorer l’efficacité des réunions du conseil d’administration

Le rôle des administrateurs et administratrices de société s’est radicalement transformé au cours des dernières années pour devenir un défi beaucoup plus complexe et exigeant qu’autrefois. Aussi, la façon de travailler lors des séances se doit d’être la plus efficace possible. Pour contribuer au succès de toute l’entreprise, découvrez 5 moyens d’améliorer l’efficacité des réunions du conseil.

1. Dématérialisez les documents des réunions du conseil d’administration

Pour que les administrateurs et l’ensemble du top management aient à disposition tous les éléments nécessaires, la digitalisation du conseil d’administration est essentielle. Elle va permettre de pouvoir mieux préparer les réunions, être au courant des changements de dernière minute instantanément et avoir accès aux informations en tout temps et en tout lieu.

Utiliser un outil digital tel que Diligent Boards de l’écosystème Governance Cloud est alors le meilleur moyen de préparer les séances. L’ensemble des personnes conviées vont recevoir les documents sur leur espace personnel et sécurisé, dès leur publication. Ils pourront consulter la documentation comme bon leur semble, où qu’ils se trouvent et à n’importe quelle heure.

Aussi, malgré les calendriers chargés des membres du conseil et leur manque de disponibilité, ils auront, grâce à la dématérialisation, toute la latitude pour consulter les fichiers préparatoires à leur rythme. En supprimant le papier et en permettant une lecture sécurisée même hors connexion, les aéroports, trains, taxis et bistrots deviennent des extensions de leur bureau s’ils le souhaitent. Avec la transformation numérique, tout devient plus simple.

Pour toutes les modifications réalisées en dernière minute, les documents sont mis à jour en temps réel sur l’espace virtuel. Ainsi, la lourdeur administrative propre à la gestion papier disparaît instantanément. Tout est absolument fluide et évident au plus grand bénéfice des membres du conseil d’administration, comme des gestionnaires.

2. Identifiez les expertises manquantes au débat des administrateurs

Afin que le conseil d’administration se réunisse de façon hautement efficace, il est capital qu’il se compose des personnes ad hoc. Aussi, veillez à intégrer en son sein les connaissances et compétences qui lui sont réellement utiles.

L’outil numérique Diligent Nominations permet d’analyser la composition de votre conseil. Il va ainsi identifier les expertises manquantes, tout en mettant à votre disposition un réseau d’administrateurs qualifiés pour faciliter leur recrutement.

Grâce à cette application de la suite cloud, vous avez accès à la plus grande base de données mondiale de spécialistes de gouvernance. Vous visualisez instantanément la composition de votre conseil, le comparez à la concurrence et identifiez en toute simplicité de nouvelles opportunités.

En utilisant cette solution digitale, vous offrez à votre société une meilleure diversité de genre, de qualification et d’aptitudes, idéale pour prendre de bonnes décisions. Le large éventail dans les profils des membres du conseil permet de mieux traiter toutes les thématiques. Votre entreprise est ainsi mieux à même de répondre à tous ses défis, sans perdre en pertinence.

3. Pensez à bien structurer l’ordre du jour de la réunion du conseil d’administration

La bonne préparation de l’ordre du jour de la réunion est fondamentale. Celle ci permet de définir les priorités, de n’oublier aucun point de conversation important et surtout de garder le rythme pour éviter que les réunions, souvent longues de plusieurs heures, ne débordent.

Un ordre du jour bien anticipé et défini est vecteur de productivité lors de la séance. Une préparation hautement professionnelle est capitale. Il est fondamental pour les administrateurs et la direction de ne pas perdre leur temps dans des réunions mal préparées qui s’éternisent.

Pour la pleine efficacité de chaque séance, le secrétaire doit écrire succinctement un ordre du jour correctement ordonné. Il doit s’assurer que les points prioritaires feront l’objet d’un excellent traitement par les membres de l’assemblée. Aussi, une hiérarchisation des sujets de l’ordre du jour doit être faite.

Pour réussir ces tâches, les outils de Diligent permettent de rédiger un ordre du jour pertinent et efficace automatiquement via la fonctionnalité Agenda Builder. Le gestionnaire du conseil peut les yeux fermés se laisser guider par l’interface digitale. De cette façon, la réunion du conseil d’administration est rapidement en marche pour une performance décuplée.

4. Assurez-vous que vous bénéficiez des bons outils pour la séance

Il est important de bien anticiper le déroulé de la réunion du conseil d’administration. C’est de cette manière que le gestionnaire peut s’assurer de disposer de tous les outils adéquats. Ces derniers vont dépendre des conditions de la séance, de son lieu et des points de l’ordre du jour.

Ainsi, le secrétariat peut avoir besoin de s’interroger au préalable sur certains aspects. Avez-vous la possibilité de voter en ligne en direct lors des réunions ? Ou effectuez-vous les votes à main levée ? Qu’en est-il des votes anonymes ?

Selon vos besoins, les solutions numériques de Diligent peuvent vous aider. Ainsi, vous pourrez vous appuyer sur l’outil de vote électronique. De cette manière, les membres du conseil d’administration peuvent facilement décider des suites à donner à un point de l’ordre du jour.

Le comptage des votes et ses résultats sont très simples grâce à l’interface. De ce fait, la séance aboutit facilement à des décisions comptabilisées pour une mise en œuvre bien plus agile.

5. Fournissez un accès rapide et facile à l’information nécessaire aux membres du conseil

Nombreux sont les administrateurs qui vont aller chercher des informations en dehors de votre entreprise pour se forger une opinion sur un point à l’ordre du jour de la réunion du conseil. Il est, en effet, capital pour eux de se forger une idée précise des sujets abordés lors d’une séance avant la tenue de cette dernière.

Aussi, profitez de fonctionnalités, comme le centre de ressources de Diligent Boards, pour centraliser des documents. Ces derniers vont être d’une grande aide pour les administrateurs désireux de se documenter. Ils vont représenter une aide à la prise de décision, comme les rapports d’audit, les archives de réunion ou les comptes rendus d’études, par exemple.

De cette manière, les membres du conseil d’administration disposent d’un ensemble d’éléments pour développer leur point de vue, étayer leur analyse et mener leur propre réflexion sur une thématique de l’ordre du jour. Ce centre de ressources est un levier de meilleures délibérations du conseil pour une stratégie d’entreprise plus affûtée et percutante.

Pour éviter de perdre du temps inutilement et de manquer de productivité, il est essentiel que vos réunions du conseil d’administration soient idéalement organisées. Pour cela, il faut à la fois en anticiper la préparation et se doter des bons outils. Les solutions de l’écosystème Governance Cloud de Diligent, conçues et développées en lien avec des sociétés telles que la vôtre, répondent à toutes les problématiques de vos réunions. Grâce à elles, il est possible de réussir plus sûrement une séance et d’assurer l’avenir de votre société.