5 conseils pour bien réussir la réunion en ligne du conseil d’administration

Au cours de ces derniers mois, la crise du coronavirus Covid-19 a incité les entreprises à digitaliser les rassemblements des équipes à travers des réunions en ligne, notamment pour les séances du conseil d’administration. Cette transition numérique, parfois à marche forcée par la situation de confinement des administrateurs, exige néanmoins de relever de nombreux défis. Malgré l’urgence du moment, certains pré-requis sont indispensables afin de garantir des séances parfaitement organisées. Reprenant les principaux éléments de notre guide complet, voici 5 bonnes pratiques pour l’organisation de réunions virtuelles du conseil.

1/ Adoptez une plateforme adaptée aux spécificités de la gouvernance

Pour le succès de votre réunion en ligne du conseil d’administration, il faut commencer par trouver la solution technologique de conférence adaptée à votre projet. Cet outil est indispensable pour assurer la bonne tenue de la réunion du conseil d’administration compte tenu de ses spécificités (exigences de confidentialité, valeur juridique, etc.). Aussi, avant de mettre en place une réunion virtuelle, prenez le temps de définir vos besoins et de choisir l’outil qu’il vous faut.

Sélectionnez la plateforme appropriée parmi les solutions existantes sur le marché : Zoom, GoToMeeting, Webex, Microsoft Teams… Il peut être utile d’obtenir des éclairages complémentaires de votre service informatique. En effet, même si les fonctionnalités proposées par ces divers services en ligne sont similaires, il existe quelques variantes.

De plus, prêtez une attention toute particulière à la sécurité de la réunion en ligne. La protection des données échangées et la confidentialité des débats lors d’un conseil d’administration sont des points d’importance.

Parallèlement à votre plateforme de visioconférence, continuez à utiliser les solutions de Diligent pour l’organisation du conseil d’administration. Avec les logiciels du Governance Cloud, vous pouvez facilement transmettre les convocations à la séance, envoyer en toute sécurité les documents, faciliter la collaboration entre administrateurs et réaliser rapidement le procès-verbal.

2/ Faites une réunion en ligne d’essai avant le jour J

Avant la tenue de la première séance officielle de votre conseil d’administration, il est utile de prévoir une réunion virtuelle d’essai. En effet, malgré la complexité que cela suppose et les contraintes qu’elle représente pour l’ensemble des participants, elle est une excellente garante de la réussite de la véritable séance.

Une réunion en ligne de test va vous permettre de vous assurer que les technologies choisies fonctionnent le jour J. En effet, vous aurez ainsi l’occasion de vous connecter avec la plateforme de visioconférence identifiée et d’utiliser vos autres solutions numériques. Vous pourrez ainsi vérifier que vos habitudes des séances physiques ne sont pas trop perturbées et procéder aux ajustements nécessaires.

Par ailleurs, un tel essai est l’occasion pour chaque membre du conseil d’administration d’être formé à l’utilisation des outils technologiques employés. Il doit permettre que chacun soit véritablement engagé et à l’aise avec la technologie le jour de la séance officielle. C’est un levier de productivité et d’efficacité pour la future réunion du conseil d’administration.

3/ Connectez votre audio par téléphone lors de la réunion virtuelle

Il est une astuce peu connue des membres de conseil d’administration, même lorsqu’ils maîtrisent les modalités de fonctionnement des séances virtuelles. En effet, la qualité de la réunion en ligne peut être optimisée si la connexion sonore ne se fait pas par l’outil de visioconférence.

Utiliser une ligne téléphone permet de libérer votre bande passante internet. De cette manière, vous allez bénéficier d’une vidéo de meilleure qualité au profit de l’engagement et de la satisfaction des participants. Enfin, la ligne audio distincte est, par ce procédé, plus claire. Elle n’est pas polluée par divers bruits de fond.

Par ailleurs, il faut compléter ce conseil en précisant qu’il est utile de désactiver votre micro quand d’autres participants sont actifs. Enfin, pour une meilleure fluidité des interventions orales de chacun, il est bénéfique d’annoncer votre nom avant de prendre la parole. Cela permet d’être identifié facilement par le secrétaire chargé de rédiger le procès-verbal et par tous les administrateurs.

4/ Réfléchissez à deux fois avant d’enregistrer la réunion en ligne

Il peut être tentant de prévoir un enregistrement de la réunion à distance. En effet, cela permet de garder une trace des débats entre administrateurs. Les absents peuvent aussi de cette façon visionner à posteriori l’enregistrement afin de prendre connaissance des échanges et délibérations.

Il peut aussi être intéressant d’enregistrer la séance pour le gestionnaire du conseil, qui pourra ainsi la réécouter tranquillement. Le compte-rendu de la réunion sera très détaillé et pourra inclure des citations in extenso inclues dans les procès-verbaux.

Néanmoins, malgré tous les avantages que l’enregistrement recèle, il faut bien se poser la question de son intérêt en amont de la réunion en ligne. Aussi, demandez conseil à votre directeur juridique, car l’enregistrement d’une vidéo peut avoir des conséquences juridiques sur votre société.

Il est vrai que la majorité des plateformes de visioconférence offre la possibilité d’enregistrer la séance virtuelle. Pour autant, il est essentiel de bien en comprendre les implications juridiques avant de le faire.

5/ Pensez à la vidéo pour votre réunion en ligne

Organiser une réunion à distance en activant la vidéo présente beaucoup d’avantages. Il peut être difficile de motiver des participants à allumer leur caméra, mais ses avantages sont multiples.

La vidéo est une fonctionnalité intéressante pour les réunions virtuelles du conseil d’administration, car elle crée plus d’engagement de la part des administrateurs. Elle permet d’humaniser davantage les relations en offrant la possibilité de se voir et d’échanger des regards.

Grâce à l’image, les émotions sont également mieux partagées et retranscrites lors d’une réunion en ligne. Compensant l’austérité de la technologie pure, la glace peut plus facilement se briser. Lorsque les personnes peuvent se voir, elles échangent davantage et plus facilement que lors de simples conférences audio.

Néanmoins, chaque participant doit prêter une attention toute particulière au fait qu’il sera vu. Il faut organiser son environnement immédiat de façon à ce que l’arrière-plan ne soit pas en décalage avec le déroulement d’une séance officielle du conseil d’administration. De plus, il est nécessaire de veiller à avoir une luminosité adaptée, à maîtriser les bruits alentours et à porter une tenue adéquate.

Enfin, avec la vidéo, la communication entre les membres du conseil est facilitée. En effet, il est très complexe d’organiser diverses prises de parole lors d’une réunion virtuelle reposant uniquement sur de l’audio. A contrario, la vidéo encourage les relations humaines.

Pour une réunion en ligne efficace, engageante et sûre, il importe de bien anticiper son organisation. Le virtuel recèle d’exigences qu’il convient de combler pour réussir votre séance du conseil d’administration. Aussi, ne vous laissez pas emporter dans cette transformation numérique sans mettre en place ces quelques bonnes pratiques indispensables.