Gouvernance

8 façons de booster la performance du conseil d’administration

« Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer.”, cette phrase connue de Peter Drucker est extraite de son livre Management Challenges for the 21st Century. Elle incarne bien l’enjeu relatif à l’évaluation de la performance du conseil d’administration. Pour s’assurer de l’efficacité du conseil, il faut pouvoir évaluer le travail de ses membres et proposer des actions rectificatives. Une démarche absolument essentielle, vu le rôle de plus en plus stratégique que joue le CA dans le développement commercial de l’entreprise. Nous vous recommandons 8 mesures pour que le processus soit bien vécu par les membres du conseil.

Pourquoi la performance du conseil d’administration est indispensable à la réussite de l’entreprise ?

Une pression croissante pèse sur les conseils d’administration. Les directions générales et autres parties prenantes les consultent sur un éventail de sujets de plus en plus large. Dans une étude de “boards prospective”, le cabinet de conseil McKinsey note ainsi que le champ de compétences des administrateurs et des administratrices s’élargit tous les ans un peu plus. Le CA s’engage ainsi sur des thématiques stratégiques aussi diverses que le numérique, la réussite des M&A, la gestion des risques, la cybersécurité et le talent management.

Ces lourdes responsabilités impliquent pour chaque entreprise de sonder la composition de son conseil. Il convient de s’assurer que celui-ci comprend toutes les compétences et les profils nécessaires pour répondre efficacement à ces différents enjeux.

De nombreuses études montrent en outre que la performance du conseil d’administration influe directement sur la réussite financière de l’entreprise. C’est notamment ce que souligne une autre étude McKinsey, The CEO guide to boards. Celle-ci affirme que les entreprises qui profitent d’un conseil dynamique et de relations efficaces entre la direction et l’équipe d’administration surpassent leurs concurrents.

Parce que la performance du CA tient ce rôle stratégique, il est indispensable de pouvoir la mesurer. L’évaluation du travail des administrateurs et administratrices du conseil échoue pourtant encore régulièrement.

Comment expliquer les ratés d’évaluation des conseils d’administration ?

  • Réticences des membres à se faire évaluer, face à un processus basé sur la critique et lourd de retombées politiques potentielles ;
  • incertitudes quant à la confidentialité du procédé ;
  • priorités plus urgentes ;
  • manque de ressources financières et humaines pour mener à bien l’évaluation ;
  • échecs précédents qui découragent de nouveaux investissements.

Pour parer à ces blocages, il convient donc d’installer un environnement favorable. Chez Diligent, nous identifions ainsi 8 étapes indispensables au développement d’une démarche d’évaluation efficace et capable de stimuler les performances du conseil d’administration.

Vous avez la conviction qu’un portail digital pour conseils d’administration serait adapté au quotidien de votre CA, mais vous hésitez quant à la solution à vous procurer ? Pour choisir le meilleur prestataire pour votre entreprise, Diligent a rassemblé dans son guide d’achat de portail pour conseil 5 catégories de questions importantes à se poser. Identifier un board portal compétent dans chacune de ses catégories, et vous vous assurez de trouver un fournisseur sécurisé, capable de digitaliser efficacement votre gouvernance.

8 étapes clés pour un environnement propice à l’amélioration de la performance du CA

Pour que l’efficacité du CA s’améliore, il faut d’abord l’évaluer, et inscrire cette évaluation dans un cadre clair et positif. Les différentes parties prenantes doivent accepter la démarche, et comprendre ses vertus. Pour atteindre cet objectif, nous vous recommandons 8 types d’action.

1. Faire évoluer la culture de l’évaluation

Pour que les administrateurs et administratrices acceptent que leurs travaux soient jugés par leurs pairs, il faut que l’évaluation soit vécue comme une expérience positive. Cette ambition peut réclamer différentes mesures :

  • La présidence du conseil et les membres du comité rédigent un message pour rappeler les vertus de la démarche.
  • Le ou la présidente du conseil exprime fermement ses attentes en la matière, afin de motiver les membres du board.
  • La communication interne se construit autour de l’idée qu’il s’agit d’une pratique classique et saine.
  • Les membres du conseil apprécient que de forts éléments de réassurance leur soient donnés quant à la confidentialité du processus d’évaluation et l’anonymat des feedbacks récoltés.

 

2. Définir clairement le champ d’étude et les objectifs de chaque cycle d’évaluation

Préciser la portée de chaque cycle d’évaluation du conseil aide à se fixer des objectifs cohérents avec ceux de l’entreprise. Les domaines examinés doivent effectivement aider à récolter des insights significatifs pour la société :

  • contributions du conseil sur une thématique donnée ;
  • structure des comités ;
  • plan de succession du dirigeant ;
  • engagement envers la mixité et la diversité des recrutements ;
  • politique de gouvernance.

3. Publier le planning d’évaluation de la performance du conseil d’administration

Le planning d’évaluation du conseil d’administration doit devenir un document central des échanges internes, accessible et exemplaire. Il incarne ainsi le caractère indispensable et non-optionnel de l’évaluation de la performance du CA.

Ce planning doit bien sûr s’adapter à la réalité des ressources effectives de l’entreprise, tant humaines que financières ou temporelles. En cas de restrictions budgétaires, il vaut mieux adopter un calendrier d’évaluation interne réaliste que de recourir à des consultants externes coûteux.

4. S’appuyer sur les bons outils pour simplifier les processus et réduire les coûts

Pour que les administrateurs et administratrices aient envie de participer au processus d’évaluation du conseil, il faut éviter que celui-ci soit long et chronophage. La démarche doit se dérouler le plus simplement possible pour chaque membre du board.

Les outils d’évaluation du CA comme Diligent Evaluations permettent de gagner du temps dans le recueil des feedbacks :

  • Intuitifs, ils se paramètrent selon les préférences de la direction et de la Présidence du conseil.
  • Les questions se personnalisent au fur et à mesure du planning d’évaluation, et reflètent ainsi les évolutions d’objectifs de l’entreprise.
  • Ces outils fournissent des analyses quantitatives riches en insights sur les mesures de rectification à envisager.
  • Ils permettent aux structures ayant des ressources limitées de tirer le meilleur parti du processus d’évaluation.
  • Ils assurent le respect des délais de soumission et permettent de suivre la progression des questionnaires.
  • Les responsables de l’évaluation accèdent aux résultats en un clic : rapports personnalisés, graphiques et diagrammes.
  • Diligent Evaluations autorise aussi l’automatisation de la création des rapports, pour éviter les manipulations excessives de données et accélérer l’analyse.

4. Poser des questions qui demandent réflexion

Un des enjeux des enquêtes d’évaluation de la performance du CA consiste à ne pas entrer dans une logique de “cases à cocher”. Il faut donc que le questionnaire d’évaluation du conseil d’administration comprenne des questions ouvertes. Celles-ci doivent imposer des réponses réfléchies, susceptibles d’impulser les futurs débats du conseil.

L’outil support de l’évaluation de la performance du conseil que vous choisissez doit donc permettre de poser plusieurs types de questions. Pour avoir une idée précise de ce que doit contenir l’évaluation du CA, consultez notre modèle d’évaluation des administrateurs.

5. Utiliser la data déjà disponible

Aucune entreprise n’a de ressources illimitées à dédier à ses processus d’évaluation. Les organisations ont donc tout intérêt à intégrer les données dont elles disposent déjà dans l’évaluation de la performance de chaque membre du CA :

  • nombre de séances en présentiel ;
  • opportunités de formation acceptées ;
  • contributions aux séances.

Ces données peuvent se mesurer à partir d’un outil comme Diligent Minutes. Il s’agit d’une solution facile à prendre en main, qui simplifie la rédaction des procès-verbaux et la gestion des tâches des secrétaires de conseil. L’ensemble de ces datas s’enregistrent en outre facilement grâce à un logiciel d’évaluation de la performance du CA comme Diligent Boards.

6. Mettre en place des actions correctrices et les contrôler

La crédibilité du processus d’évaluation du CA dépend de la capacité de l’entreprise à en tirer des conclusions. Si le contenu des évaluations des membres du conseil reste bien sûr confidentiel, il faut cependant veiller à ce que ses résultats soient communiqués en toute transparence. Cette démarche permet de rassurer les parties prenantes. Il convient donc de publier un planning d’actions rectificatives et de s’y tenir. Pensez aussi à intégrer le suivi de ses actions à l’ordre du jour des réunions du conseil.

7. Evaluer l’évaluation

Les membres du conseil d’administration doivent pouvoir évaluer le processus et le commenter. Une partie du sondage peut ainsi se destiner à recueillir leurs recommandations. Cette démarche permet de garantir que le processus reste bien adapté à l’entreprise et à l’évolution de ses problématiques. Elle sous-entend aussi que la société accorde de la valeur aux opinions des administrateurs et des administratrices, y compris quand il s’agit de commenter leurs propres évaluations.

L’ensemble de ces dispositions doit aider à poser le processus d’évaluation de la performance du CA comme un procédé :

  • constructif pour le développement commercial de l’entreprise ;
  • crucial pour une bonne gouvernance ;
  • inhérent aux activités des membres du conseil ;
  • rigoureux et monitoré ;
  • facile et rapide à réaliser en ligne grâce aux outils adaptés ;
  • vertueux en termes de développement personnel.

Vous cherchez un outil d’évaluation de la performance du conseil d’administration qui soit utile à l’entreprise, mais aussi facile d’utilisation pour les membres du CA ? Diligent Evaluations permet aux administrateurs et administratrices de répondre aux auto-évaluations depuis n’importe où, 24/24h, sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur. L’utilisation du logiciel se veut intuitive et ne nécessite aucune formation. Contactez-nous pour profiter d’une démonstration gratuite et personnalisée de Diligence Evaluations.

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