La dématérialisation documentaire est un des facteurs principaux de la transformation digitale et numérique des conseils d’administration. Les documents mobilisés par le CA dans le cadre de ses travaux sont nombreux, lourds, difficiles à manipuler, à modifier et à échanger. Leur interactivité est pourtant centrale pour garantir l’information des membres du conseil, et donc leur capacité à prendre des décisions éclairées pour l’entreprise. Accélérer la digitalisation des documents du conseil d’administration s’impose donc pour assurer une bonne gouvernance.

Par quels documents commencer ? Faut-il être exhaustif ou graduel ? Comment dynamiser le processus de dématérialisation ?

CA : quels documents digitaliser en priorité ?

Les conseils d’administration organisent leur travail autour d’un certain nombre de documents. Cette documentation permet à la fois de rester conforme aux procédures administratives et d’assurer une bonne gouvernance. Pas de décision stratégique sans documents de travail !

C’est d’ailleurs cette dimension stratégique qui explique qu’il faille accélérer la digitalisation des documents du CA. Plus les administrateurs et administratrices accèdent facilement et rapidement à leurs supports de réflexion, plus ils ont du temps pour se préparer aux séances. C’est aussi cette préparation documentaire qui garantit la qualité des échanges.

Un conseil d’administration qui accuse du retard dans sa digitalisation se voit considérablement ralenti. Les débats souffrent en outre de quiproquos et d’incompréhensions, dus par exemple aux modifications de dernières minutes passées inaperçues ou aux parapheurs arrivés trop tard.

C’est pour éviter ces dérives préjudiciables à la qualité des séances de conseil que le CA a tout intérêt à accélérer la digitalisation de l’ordre du jour des séances, des procès-verbaux, des documents de travail, des rapport financiers et des mémos de la ou du président.

Accélérer la digitalisation des documents sur toute la chaîne de gestion documentaire

Pour accélérer la digitalisation des documents du CA, il convient d’agir sur toutes les étapes de la gestion documentaire. Les fichiers du conseil fonctionnent effectivement en interdépendance. Il est par exemple peu utile de digitaliser l’ordre du jour de la séance sans numériser également les documents de travail qui accompagnent chacun de ses thèmes.

La digitalisation des documents du conseil s’accélère donc si elle est méthodique et exhaustive. Il faut penser à la fois aux processus de gestion documentaire internes :

• La définition du Secure File Sharing implique ainsi le stockage et le partage de documents de travail confidentiels, sans passer par un cloud grand public ou par une messagerie interne.
• Les livres du conseil doivent être digitalisés, si possible grâce à une solution dédiée qui en automatise certains éléments et fait gagner du temps aux secrétaires de conseil.
• Les procès-verbaux de réunion doivent être archivés au format électronique.
• Tous ces documents doivent être liés, en automatisant certains workflows.

L’accélération de la digitalisation de documents doit aussi toucher les processus de gestion documentaire en lien avec l’externe, et ce de façon simultanée :

• signature électronique des contrats ;
• salle de données virtuelles pour sécuriser l’enregistrement de documents grâce à des restrictions d’accès granulaire. Les documents y sont automatiquement classés. Les administrateurs peuvent en outre les télécharger de façon massive pour gagner du temps lors des opérations d’envergure, comme les fusions & acquisitions.

Impliquer les membres du conseil pour dynamiser la numérisation documentaire

La digitalisation des documents a besoin d’exhaustivité pour fonctionner et donc pour gagner en vitesse. Le facteur humain reste cependant le moteur central de la numérisation documentaire.

Les bénéfices de la dématérialisation pour les membres du conseil d’administration

Pour que la dématérialisation des fichiers utiles aux performances des administrateurs et administratrices s‘accélère, il faut qu’eux-mêmes y trouvent des avantages. En voici les principaux, auxquels vous pouvez ajouter les bienfaits de la digitalisation énumérés dans un autre article :

• L’accélération de la digitalisation des documents du conseil d’administration facilite la collaboration en ligne. Accessibles de n’importe où et n’importe quand, les fichiers sont aussi plus facilement modifiables. Les changements effectués par les uns et les autres sont visibles, et font l’objet de notifications. Impossible de louper une nouvelle information.
• Plus besoin d’échanges de parapheurs à grand renfort de livraisons : les procès-verbaux peuvent se signer en ligne, de partout dans le monde. Une solution comme Diligent donne également accès aux PVs de réunions sans WiFi.
• L’enregistrement de dossiers en ligne facilite les recherches de fichiers, classables par mots clés ou par dates. Plus besoin de passer des heures devant une étagère pour retrouver un document stratégique !

Digitaliser les documents pour les secrétaires de CA

Les secrétaires de conseil d’administration profitent également de l’accélération de la digitalisation des documents. Le témoignage sur la digitalisation du secrétariat délivré par Olga Weck est particulièrement éclairant en la matière :

• La dématérialisation documentaire permet de créer rapidement les livres du conseil, surtout avec les logiciels qui autorisent les duplicatas, les modèles ou l’ajout automatique de participants et de thèmes ;
• La gestion des réunions se fait plus rapidement grâce à la centralisation des documents du conseil et à la possibilité de créer des listes de tâches en ligne, avec des responsabilités attribuables et des documents liés.

La digitalisation documentaire pour faire des économies budgétaires

Dématérialiser les documents du conseil d’administration, c’est d’abord éviter les allers-retours de parapheurs. Qu’ils s’effectuent par la poste ou par livreur, ces échanges de parapheurs représentent un coût. Le parapheur fait un voyage pour être validé par un administrateur, puis un autre pour l’être par une administratrice. Il revient ensuite au siège, avant de repartir pour notifier chacun des modifications en interne.

Le numérique permet d’esquiver ces dépenses, mais aussi de réduire l’empreinte écologique de l’entreprise. L’acheminement numérique des documents permet effectivement d’éviter la multiplication des copies papiers d’un seul et même fichier.