Quelle alternative à Gmail pour les entreprises ?

Gmail compte plus de 1,8 milliard d’utilisateurs actifs. Autant dire que la messagerie de Google s’applique à une personne sur 5 dans le monde. Cette solution de communication est particulièrement utilisée par les entreprises, et notamment par leurs organes de pouvoir.

Pourtant, les garanties qu’offre Google en matière de protection des données confidentielles laissent à désirer. Elles sont loin de rassembler les 6 outils qui assurent la protection des données des entreprises. Quelles alternatives à Gmail s’offrent dans ce cas aux sociétés qui souhaitent complètement sécuriser leurs échanges en ligne ?

Pourquoi chercher une alternative à Gmail ?

On considère que plus de 60% des petites et moyennes entreprises américaines utilisent Gmail pour leurs emails professionnels. Le chiffre grimpe encore davantage pour les startups, qui seraient 92% à l’utiliser aux Etats-Unis. Qu’est-ce qui pourrait dans ce cas expliquer qu’on souhaite chercher une alternative à Gmail ?

Le succès d’une messagerie en ligne ancrée dans les habitudes

La raison du succès de Gmail est avant tout budgétaire. La suite Gmail est accessible financièrement. Elle donne aussi accès à de nombreux outils numériques sur cloud. Un service appréciable pour de nombreuses petites entreprises qui se lancent.

Gmail s’est en outre imposé comme un incontournable du quotidien de milliards de personnes depuis une vingtaine d’années. Par simple habitude, ce webmail est devenu une solution par défaut. Beaucoup de personnes ont notamment accumulé de nombreux dossiers sur Google Drive. Ceux-ci les laissent penser qu’une migration vers une autre solution serait longue et fastidieuse.

Principales critiques des professionnels envers Gmail

Et pourtant, la solution d’email du géant californien n’est pas sans défaut. Google manque cruellement de transparence quant à l’utilisation faite des données enregistrées sur son cloud. La marque est loin d’être la plus sécurisée des messages électroniques.

La politique de confidentialité de Google révèle par exemple qu’elle enregistre les données qui circulent sur sa messagerie. Il peut s’agir des mails écrits, reçus, des brouillons ainsi que des courriers dans la corbeille.

Le géant américain a d’ailleurs été sanctionné par la CNIL, la Commission nationale de l’informatique et des libertés, à une pénalité de 50 millions d’euros. Cette sanction fait suite au non-respect du Règlement Européen pour la Protection des Données, le RGPD. La CNIL, comme le Conseil d’Etat, ont effectivement estimé que Google ne respectait pas ses obligations d’information et de transparence. Il faut effectivement cliquer jusqu’à 7 fois pour accéder à une information sur le traitement de ses données.

De nombreux utilisateurs et utilisatrices se plaignent en outre des publicités intégrées au webmail. La CNIL a également soulevé cette problématique. Google ne respecte pas les règles du consentement par rapport à l’utilisation des données récoltées à des fins publicitaires.

Gmail présente par ailleurs un espace de stockage limité à 15 Go. Un espace qui peut paraître restreint, selon les besoins de l’entreprise. Dans un précédent post sur les solutions de secure file sharing, nous détaillions déjà les risques liés aux solutions d’échange de fichiers grand public :

• Analyses automatiques qui mettent à mal la confidentialité des fichiers ;
• Données stockées sur un serveur, et donc exposées en cas de cyberattaques ;
• Prix élevés par rapport aux solutions sécurisées de cloud professionnels ;
• Pas de fonctionnalités utiles aux organes de pouvoir, comme la signature électronique.

Quelles alternatives aux emails Google pour les entreprises ?

Selon la problématique, deux types de solutions sont envisageables. Si l’entreprise utilise Gmail dans le cadre d’échange de fichiers, une solution professionnelle de Secure File Sharing s’impose. Si la société recherche davantage un outil de discussions informelles entre dirigeantes et dirigeants, administratrices et administrateurs, c’est plus une solution de discussion instantanée cryptée qui s’impose.

Les solutions de secure file sharing professionnelles

Comme expliqué ci-dessus, passer par Gmail pour échanger des documents d’entreprise n’est pas complètement sécurisé. Une solution d’échange de fichiers professionnels sécurisée offre davantage de garanties de confidentialité. C’est notamment le cas des logiciels qui disposent des fonctionnalités suivantes :

• Paramétrage d’autorisations d’accès granulaires, pour modeler les possibilités d’interventions des différents utilisateurs selon vos préférences ;
• Affichage de la dernière version actualisée d’un document, pour éviter les doublons, toujours problématiques pour les services qualité et conformité ;
• Enregistrement automatique des différentes modifications et de leurs auteurs ;
• Modifications et annotations des documents en ligne, avec notifications automatiques quand une nouveauté apparaît ;
• Possibilité de bloquer l’accès aux fichiers à distance, indispensable en cas de perte ou de vol d’un appareil ;
• Cloud européen, conforme au RGPD ;
• Certification à une norme de cybersécurité européenne, par exemple ISO 27001.

Une messagerie instantanée confidentielle et cyber sécurisée

Si l’entreprise recherche davantage une alternative à Gmail qui permet les discussions à distance sur des données confidentielles, c’est une messagerie instantanée sécurisée qui s’impose. Les logiciels de Secure file Sharing et de messagerie instantanée ne s’opposent cependant pas. La suite logicielle Diligent Boards comprend les deux fonctionnalités.

Une messagerie instantanée comme Diligent Messenger présente plusieurs atouts que n’a pas Gmail :

• Cryptage des données : Diligent Messenger est certifié ISO 27001 et garantit la confidentialité des communications ;
• Lutte contre les fuites et erreurs d’envoi : les utilisateurs et utilisatrices doivent s’identifier avant d’utiliser la solution. Les destinataires sont donc complètement maîtrisés. Les messages envoyés par erreur peuvent en outre être effacés ;
• Formation à l’outil pour faciliter son adoption ;
• Service-après-vente disponible en différentes langues, 24/7.