Diligent Boards permet-il vraiment d’améliorer la gouvernance d’une société ?

Une société qui met en place une solution de digitalisation de son conseil d’administration cherche à en améliorer la gouvernance. Est-ce que l’outil Diligent Boards participe efficacement à ce but ? Quels sont les réels bénéfices apportés au conseil d’administration par ce type de portail numérique ?

1/ Gagner du temps avec Diligent Boards pour améliorer la gouvernance

Une solution comme Diligent Boards est un levier évident pour un réel gain de temps dans la préparation des réunions du conseil d’administration. Cette tâche représente un pan des missions du secrétaire du conseil qui est extrêmement chronophage et fastidieux. Avec Diligent Boards, le temps de préparation d’une séance du conseil est divisé par 6.

L’optimisation du secrétariat du conseil d’administration est un réel vecteur pour améliorer la gouvernance de la société. Les contenus des réunions sont plus rapidement mis au point et transmis aux administrateurs. Les invitations, les ordres du jour ou encore les comptes-rendus sont élaborés et transmis en quelques clics. Leur mise à jour est facilitée grâce à l’outil digital et les membres du conseil reçoivent en temps réel les documents amendés.

Cette digitalisation du conseil d’administration permet d’économiser les heures passées à faire des impressions de dossiers entiers et de multiples photocopies de ces documents. Sans une solution numérique, il faut prévoir autant d’exemplaires que de membres du conseil et de la direction, voir quelques exemplaires supplémentaires pour s’adapter aux imprévus. Il faut également compter l’organisation des envois. Et tout cela doit se faire dans un délai extrêmement court avec de nombreuses demandes de modification, souvent en dernière minute, qui nécessite de recommencer l’ensemble du processus.

Le gain de temps permet au secrétaire du conseil de passer d’avantage de temps sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. Ainsi, il lui est possible de se consacrer davantage à trouver des intervenants de qualité sur des sujets d’actualité, à accueillir et former de nouveaux administrateurs, etc.

Pour améliorer la gouvernance, Diligent Boards permet également de gagner du temps en optimisant la collaboration nécessaire entre les administrateurs et les responsables de la société. Cet outil offre de multiples fonctionnalités qui vont aider les membres du conseil à échanger, discuter, partager pour remplir rapidement et efficacement leur mission.

Une telle solution favorise, fluidifie et améliore les échanges entre administrateurs. Malgré la distance qui peut les séparer, ils ont grâce au numérique les moyens de collaborer très concrètement et facilement. Par exemple, ils peuvent voter des résolutions et en suivre les résultats. Ils ont également l’opportunité de compléter des questionnaires, de lire les documents dès leur mise en ligne, d’avoir accès aux documents les plus à jour sans délai… Plus besoin de se déplacer et de perdre du temps dans les transports. Plus besoin d’attendre un envoi postal ou par coursier. Tout va ainsi plus vite pour que la société puisse avancer d’un pas plus véloce.

Les différentes modules du Governance Cloud de Diligent, associés à Diligent Boards, permettent de réellement améliorer la gouvernance en gagnant un temps précieux sur d’autres tâches récurrentes. Ainsi, il est possible de facilement échanger avec la messagerie instantanée sécurisée, de confier en un clic certaines tâches aux membres du conseil ou encore de saisir rapidement un procès-verbal selon un modèle pré-établi. Le panel de solutions offertes par Diligent a été pensé pour répondre aux besoins des membres du conseil, de la direction et du secrétariat du conseil.

2/ Un meilleur contrôle des données sensibles grâce à Diligent Boards pour une gouvernance d’entreprise optimisée

Diligent Boards présente l’un des niveaux de sécurité les plus exigeants de toutes les solutions digitales présentes sur le marché. Pour améliorer la gouvernance, il offre un écosystème fermé, le contrôle des accès, le filigrane et de nombreuses autres options de sécurité. De cette manière, les fuites d’informations vers la concurrence ou les médias sont limitées aux actes malsains et ne concernent plus les erreurs humaines. Les données confidentielles de la société ont ainsi plus de chance de rester privées.

Le contrôle des données sensibles du conseil est extrêmement important dans la mesure où la transparence informationnelle est essentielle à la bonne marche d’un conseil d’administration. Les administrateurs doivent pouvoir bénéficier d’un large accès à l’information, comme le rappelle le Code sur le gouvernement d’entreprise des sociétés cotées Afep-Medef.

L’impératif d’informations exige le plus haut niveau de sécurité qui soit. Les administrateurs doivent disposer d’une information continue et variée qui leur permette la bonne exécution de leur mission sans se soucier de la problématique sécuritaire. La digitalisation de données est une excellente source d’informations tout en offrant le niveau de sécurité nécessaire. Seuls les membres dûment habilités peuvent accéder à l’information, selon un niveau de sécurité et de confidentialité préalablement déterminé.

Les informations sensibles de la société (données comptables, financières, légales, stratégiques, …) peuvent être transmises aux membres du conseil d’administration lorsque nécessaires. Diligent Boards garantit la sécurité de ces documents tout en permettant de rassembler l’ensemble des informations utiles aux administrateurs. Ces derniers peuvent alors exercer leur mandat en toute transparence et efficacité dans la perspective de réellement améliorer la gouvernance de l’entreprise.

Sans outils digitaux de gestion du conseil d’administration, les administrateurs se retrouvent avec des documents papier qui recèlent de données sensibles sur leur société. Non seulement ces dossiers sont lourds et volumineux rendant leur transport difficile, ce qui gêne les membres du conseil souvent très mobiles. Mais en plus, ces informations risquent facilement d’être perdues ou volées. Les conséquences pour l’entreprise peuvent alors être dramatiques, voire catastrophiques.

Avec un outil de gestion du CA, les administrateurs accèdent facilement à toute l’information pour la réunion du conseil sur leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone. Où qu’ils soient et à n’importe quelle heure, leurs documents sont accessibles, même sans connexion internet. Si les membres du conseil venaient à perdre ou à se faire voler leurs appareils digitaux, les informations sensibles dont ils disposent seraient protégées grâce au verrouillage à distance et à l’effacement des données. La sécurité des informations confidentielles est alors de nature à améliorer la gouvernance de l’organisation.

Enfin, contrôler les données sensibles est encore plus crucial en cas de crise concernant les sujets stratégiques, de relations publiques, juridiques…. Or, disposer d’une solution de digitalisation favorise la sortie de crise et le rétablissement d’une situation saine. L’utilisation d’une technologie adaptée est alors d’une grande aide pour offrir une réponse rapide et précise permettant de limiter les dommages d’une situation critique. En sécurisant les communications entre les administrateurs et le top management, elle dynamise la gouvernance pour une résolution de la crise plus rapide et efficace.

Le portail de gestion des conseils d’administration, Diligent Boards, représente un réel levier pour améliorer la gouvernance dans toutes ses facettes. Il va permettre un gain de temps dans la préparation des réunions du conseil et un meilleur contrôle des données sensibles. Ainsi les équipes de secrétariat du conseil tout comme les administrateurs peuvent garder l’esprit libre et se concentrer sur leurs missions bien plus essentielles.