Archivage et gestion documentaire, des alliés à ne pas mixer ?

Si vous avez déjà consulté notre article sur la définition et le fonctionnement de la GED, peut-être vous demandez-vous maintenant ce qui distingue archivage et gestion documentaire. La Gestion Électronique des Documents et les Systèmes d’Archivage Électronique font en fait partie d’une même famille de logiciels, destinés à l’amélioration de la gestion documentaire par le biais de la dématérialisation.

Les deux notions sont d’ailleurs souvent confondues, alors que leurs objectifs restent très différents. Cet article revient sur la définition de l’un et de l’autre, pour mettre en avant leurs différences, mais aussi leurs points communs. Car il s’agit, dans tous les cas, d’améliorer l’organisation de l’entreprise en classant efficacement les documents numérisés.

La différence entre archivage et gestion documentaire

Pour comprendre la distinction entre archivage et gestion documentaire, il peut être utile de s’intéresser au cycle de vie d’un document :

1. création ;
2. modification(s) ;
3. validation ;
4. utilisation et communication ;
5. conservation ;
6. suppression.

GED et archivage : des objectifs différents

La GED, ou Gestion Électronique des Documents, consiste à faciliter les 4 premières étapes du cycle de vie d’un document. L’archivage se résume, quant à lui, aux étapes 5 et 6. Il sert d’abord à garantir l’intégrité des documents, puis leur destruction effective quand les délais de conservation sont passés.

Plus précisément, on considère que la gestion documentaire numérique encadre les documents qui vivent encore. Ces documents sont donc dits “chauds”. Les collaborateurs les modifient et les consultent régulièrement. Ces fichiers servent donc aux activités de la structure.

La GED soutient toutes ces démarches en facilitant la consultation, le classement, les modifications et validations de fichiers, ainsi que leur diffusion. Elle encadre ainsi les flux de dossiers, quand l’archivage organise leur conservation.

L’archivage concerne effectivement les documents consultés rarement, qu’on qualifie dès lors de “froids”. L’entreprise ne les conserve que par souci de conformité juridique. Ces “documents probants”, en phase d’expiration de leur DUA (durée d’utilité administrative), servent à nourrir les éventuels contrôles qualité, juridiques ou fiscaux.

L’archivage numérique aide à conserver l’intégrité de ces documents selon les réglementations nationales en la matière. Il organise également le classement des fichiers, et interdit leur modification.

On parle dans ce contexte de SAE, ou Système d’Archivage Électronique. Les Systèmes d’Archivage Électronique respectent des normes, comme par exemple la NF Z 42-013 ou l’ISO 461. Ils ne sont en général accessibles qu’à un nombre restreint d’utilisateurs accrédités.

Deux outils complémentaires de gestion documentaire

L’utilisateur confond régulièrement GED et SAE, vu que son vécu des deux systèmes est le même. Il s’agit de se connecter à un logiciel pour accéder à des documents, par le biais d’une interface de recherche.

Si les objectifs de ces deux types d’outils diffèrent, la prise en compte des besoins globaux de l’entreprise amène généralement à les allier. La GED sert dans ce cas à entretenir l’activité de la structure, et notamment le travail collaboratif, quand le SAE la sécurise. C’est en tout cas un double objectif qu’il faut avoir en tête au moment de choisir le meilleur logiciel de gestion documentaire.

Il existe effectivement des situations où le document superpose deux étapes de son cycle de vie. Ça arrive souvent quand un fichier est validé et qu’il gagne une valeur probatoire en cas de contrôle, tout en continuant à être consulté par les collaborateurs. Le risque, dans ce cas, consiste à créer des doublons entre la version du document qui circule dans le logiciel de GED et celle qui est archivée.

La seule solution à cette problématique consiste à choisir un outil numérique capable de combiner les forces des deux systèmes.

Combiner GED et archivage : le futur de la gestion documentaire pour les CA

Comme déjà abordé dans notre article sur les logiciels de gestion documentaire pour les conseils d’administration, le CA mobilise des fichiers particulièrement stratégiques, souvent confidentiels. Parce qu’il a un fort pouvoir de décision, le conseil mobilise des documents concernés par les cycles de vie en doublon décrits ci-dessus. Des documents qui sont encore régulièrement consultés, tout en incarnant déjà des archives.

Pour pallier les risques inhérents à cette situation, les CA ont tout intérêt à opter pour un logiciel qui combine les qualités des bons outils de GED et d’archivage :

• une solution qui laisse la gestion électronique des documents accessible à tous les collaborateurs, tout en permettant de paramétrer des niveaux d’accès différents selon les profils utilisateurs. Cet outil permet notamment de définir les employés capables de maîtriser les durées de conservation, et donc de manipuler les archives.
• un logiciel doté de mises à jour précisément encadrées et maîtrisées, qui ne menacent pas l’intégrité de la conservation des archives ;
• une solution qui différencie les fichiers chauds des fichiers froids. Elle sait enregistrer les gros volumes de données des documents encore en utilisation, tout en restreignant les informations conservées dans le cadre de l’archivage.

L’archivage et la gestion documentaire incarnent deux missions distinctes. Le premier est marqué par la rigidité des bons systèmes SAE, quand l’autre vise la fluidité des process et des communications. Les conseils d’administration ont cependant résolument besoin de marier les deux, vu le type de documents mobilisés par les administrateurs.