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L’article à lire pour assurer sa veille juridique efficacement

En pleine réflexion sur le logiciel juridique d’entreprise dont vous avez besoin, vous vous demandez si c’est un outil pour assurer votre veille juridique ? La veille juridique est, il est vrai, une activité continue particulièrement chronophage. Elle gagne à être automatisée, au moins en partie. Encore faut-il s’appuyer sur la bonne méthode pour choisir les bons outils. Quelles techniques pour réussir votre veille réglementaire et vous prémunir des risques juridiques ?

Qu’est-ce que la veille juridique ?

La veille juridique consiste à collecter en continu les informations juridiques qui concernent l’entreprise. C’est un outil central de prévention des risques juridiques liés à la conformité et à la performance. La veille juridique s’applique donc au changement du droit. C’est à la fois une veille législative et réglementaire, qui couvre :

  • lois et directives européennes ;
  • décrets ;
  • contentieux ;
  • propositions et projets de lois ;
  • évolutions fiscales ;
  • régulation du marché ;
  • jurisprudence ;
  • règlements locaux et internationaux, pour les entreprises internationalisées.

Cette veille juridique se révèle de plus en plus indispensable aux directions des affaires juridiques (DAJ) dans un contexte d’inflation législative permanente. Elle consiste en fait autant à collecter les dernières dispositions juridiques en vigueur qu’à les classer en fonction de leur pertinence pour la structure. In fine, cette veille doit se communiquer en interne. Elle doit par conséquent être aussi hiérarchisée et vulgarisée.

Assurer sa veille juridique efficacement consiste à garantir la réactivité de l’entreprise et son adaptation à l’actualité juridique. Elle permet d’anticiper les changements documentaires et de prévoir les évolutions de pratiques. Elle aide ainsi à maintenir la conformité de la société, malgré les bouleversements constants du droit. C’est aussi le moyen principal d’éviter les sanctions.

Quelle méthode pour assurer sa veille juridique ?

La méthode à développer pour réussir sa veille juridique dépend fortement des outils mobilisés. Elle suit néanmoins toujours un processus général en 4 étapes :

1 / Identifier les sources sûres

La veille juridique d’une entreprise ne peut pas s’appuyer sur le travail de jurisprudence réalisé par des blogs de particuliers. Il convient de se fier aux sites internet d’autorité, portés par des instances officielles ou des experts reconnus du secteur juridique. En la matière, vous pouvez faire confiance aux sites référencés dans le paragraphe suivant, issus d’éditeurs historiques, comme Dalloz. Pensez toujours, en cas de doute, à vous assurer d’une actualité dont vous n’êtes pas certain sur Légifrance, “le service public de la diffusion du droit”.

2 / Hiérarchiser sa veille

La veille juridique rassemble des quantités d’informations faramineuses. Respectez la hiérarchie des normes pour prioriser vos recherches : la loi en premier, les propositions de lois ensuite, les projets de lois après et la jurisprudence en dernier.

3 / Classer les informations en fonction de celles qui sont utiles à votre secteur d’activité, mais aussi à toutes les parties prenantes de la chaîne logistique.

4 / Paramétrer un système de suivi des actualités juridiques basé sur des alertes.

5 / Penser à la communication interne pour que les bons départements soient informés de l’évolution des textes pertinents au moment opportun. Il faut notamment les prévenir en amont de l’application des textes, puis tout au long de leur mise en pratique.

6 / Enregistrer votre veille juridique dans un espace commun pour que chaque collaborateur puisse y accéder facilement.

Vous avez besoin d’une solution juridique qui numérise vos dossiers et facilite la rédaction des documents les plus chronophages, comme les procès-verbaux ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les logiciels de secrétariat juridique.

Les outils pour réussir sa veille réglementaire

Sur quels outils s’appuyer pour mettre en place cette méthode de veille juridique ? Quelques pistes, étapes par étapes :

1 / Vous référencer aux sources de droit fiables

Abonnez-vous aux newsletters des professionnels de l’actualité juridique. Il y en a plusieurs en France. Vous pouvez faire confiance à :

  • Dalloz Actualités, “Le quotidien du droit”, qui actualise ses actualités juridiques tous les jours et fait référence dans le milieu depuis plus d’un siècle ;
  • Éditions Francis Lefebvre, qui publie La Quotidienne, une actualité classée par domaine : fiscal, social, affaires, comptable, patrimoine, immobilier, associatif ou particuliers.
  • Les actualités du droit, un site qui classe les nouveautés juridiques par thèmes : affaires, civil, environnement et qualité, public, pénal, social, transport et vie des professions juridiques et judiciaires.

Notez que les réseaux sociaux incarnent un support ludique pour attirer votre attention sur les principales évolutions du droit qui peuvent vous intéresser.

2 / Un outil pour hiérarchiser et automatiser sa veille

Hiérarchiser votre veille juridique va avec le fait de paramétrer votre système de suivi. Il existe ainsi différents outils pour assurer votre veille juridique de façon performante, parmi lesquels les agrégateurs de contenus. Ces outils vous aident à organiser votre veille pour que seules les informations pertinentes pour votre structure vous parviennent.

Chez Diligent, nous avons développé un outil comme Diligent Governance Intel dans cet objectif. Cette solution se dédie autant à la veille juridique qu’à la surveillance de la réputation et des risques de l’entreprise. Elle vous permet de paramétrer une veille centralisée sur les évolutions législatives qui vous intéressent. Son système de paramétrage millimétré vous évite de recevoir des sommes d’informations trop lourdes à trier.

C’est en outre l’outil tout trouvé pour identifier les risques législatifs qui pèsent sur votre entreprise en amont de leur survenue, et prévoir des systèmes d’alarme.

3 / Stocker les données juridiques en toute sécurité

Concernant le stockage des données de veille accumulées, la solution la plus simple et la plus intuitive à mettre en place consiste à opter pour un espace de travail partagé et sécurisé en ligne.

Un outil comme Diligent Secure File Sharing facilite le partage de documents, en affichant systématiquement le fichier le plus récent au nouvel utilisateur qui se connecte. Il autorise en outre l’accès aux documents 24/7, même hors connexion. Une façon de permettre à tous les employés, même ceux des filiales internationales, ou des personnes clé externes (comme les auditeurs) d’accéder à la veille juridique quand ça les arrange.

Automatiser sa conformité pour réduire les besoins en veille juridique

Quand on se pose la question des outils pour assurer sa veille juridique, c’est parce qu’on entend garantir soi-même la conformité de l’entreprise aux différentes réglementations. Dans les cas des entreprises étendues et des sociétés internationales, cette tâche devient particulièrement colossale, tant les textes se multiplient et se superposent. Il existe cependant des outils comme Diligent Entities, qui se chargent d’automatiser les chaînes de procédures. Ils maintiennent ainsi la conformité aux différentes réglementations locales de façon automatique. Les risques juridiques disparaissent donc d’eux-mêmes. Cet outil décharge donc les collaborateurs de la peur d’agir de façon non-conforme, faute d’une veille juridique performante.

Cette solution prévoit en outre une bibliothèque de données juridiques qui sert d’archivage à tous les employés. Cerise sur le gâteau, cet outil facilite aussi la gestion de la conformité avec des formulaires en ligne qui permettent de réaliser toutes les déclarations de façon parfaitement conforme. Demandez-nous une démo gratuite de Diligent Entities pour en savoir plus.

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