L’automatisation et l’évolution du rôle des équipes de gouvernance

Luc van Daele, de Legadex, un prestataire de services juridiques et partenaire de Diligent, nous fait part de ses réflexions sur les facteurs qui ont changé en mieux les méthodes de travail des équipes internes juridique et de l’automatisation de la gouvernance.

 Nous travaillons avec tout un éventail de clients, notamment plusieurs grandes multinationales, qui nous donnent un aperçu de la manière dont l’approche de la gouvernance d’entreprise est en train d’évoluer.

Quatre facteurs principaux ont provoqué la récente amélioration de l’efficience de la gouvernance :

 1) La proactivité

Auparavant, les professionnels de la gouvernance passaient généralement une bonne partie de leur temps à répondre aux demandes de renseignement et à traiter des questions ad hoc. Leur charge de travail augmentant, ils sont devenus de plus en plus réactifs. Toutefois, ces dernières années, ils ont franchi le cap de la réactivité pour passer à la proactivité.

La montée en flèche de leur charge de travail a précipité le changement. La pression exercée sur les équipes de gouvernance les a forcées à réfléchir et à mieux s’organiser.

Un des changements clés que nous avons constatés est celui d’une centralisation accrue de la conformité. Cela implique habituellement l’utilisation d’une technologie de tableaux de bord pour faire le suivi de l’activité de conformité, le contrôle du risque en surveillant en permanence les problèmes possibles avant que les alertes ne se déclenchent et l’utilisation des données pour prendre des décisions en meilleure connaissance de cause.

2) Transparence

Le souci d’une plus grande transparence a provoqué des changements dans les flux de travail de la conformité.

En particulier dans les plus grandes sociétés, ayant de multiples équipes en interne et des prestataires externes, la transparence est vitale pour des processus de conformité efficaces. C’est le cas pour les organisations qui travaillent dans plusieurs juridictions et pour celles qui opèrent dans des secteurs extrêmement réglementés, ce qui signifie qu’elles doivent conserver des pistes d’audit précises.

3) Du centre de connaissance au centre de gestion des processus juridiques

Par le passé, l’équipe juridique du siège social aurait été le centre névralgique de l’information et de l’expertise en conformité. Désormais, l’énorme complexité des opérations avec une charge législative croissante à travers plusieurs juridictions a mis en lumière la nécessité d’accéder plus facilement aux données pertinentes de l’entreprise et aux informations sur la conformité.

Se focaliser sur l’accès aux connaissances et à l’information est source de nombreux avantages :

• L’équipe juridique et de conformité n’a plus besoin de détenir personnellement autant d’informations.
• Les directeurs juridiques et les secrétaires généraux des entreprises, tout comme les intéressés appartenant à d’autres équipes, peuvent accéder eux-mêmes à l’information dont ils ont besoin au lieu de faire appel aux juristes.
• La fonction de gouvernance a pu s’orienter sur des tâches plus stratégiques, qui ajoutent de la valeur à l’entreprise.

4) Le risque et la conformité, mieux ciblés

Nous vivons à une époque où l’information se répand plus vite que jamais. Les violations de la conformité sont d’autant plus graves pour l’image d’une société qu’elles seront en toute probabilité commentées sur Twitter en quelques jours seulement. Même les déficiences dans les niveaux de service causées par les conséquences inévitables de la pandémie ont nui gravement aux marques.

Les administrateurs dont la responsabilité est engagée au nom de nombreuses entités réparties dans le monde font également face à un degré plus élevé de responsabilité personnelle. Pour eux, la visibilité de l’état de conformité de leurs opérations dans le monde, en particulier la garantie du respect des délais de présentation des déclarations, est indispensable.

L’impact de l’automatisation de la gouvernance

La technologie a permis une transition rapide vers de nouvelles méthodes de travail, qui a minimisé le risque de conformité et en a accru l’efficacité. L’automatisation en particulier a supprimé une bonne part des tâches routinières et donné aux professionnels de la gouvernance la liberté de faire meilleur usage de leur temps et de leur expertise.

Voici quelques-uns des processus clés que l’automatisation de la gouvernance contribue à rendre plus agiles :

• Reporting

La création et la diffusion des rapports routiniers peuvent être automatisées et des tableaux de bord personnalisés peuvent être créés. Les parties prenantes ont dès lors le pouvoir d’accéder directement aux informations dont elles ont besoin au lieu de bombarder les juristes d’e-mails de demandes de renseignements.

• Création de documents

Normalement, les équipes juridiques se chargeant de plusieurs entités doivent rédiger les contrats et dresser les rapports manuellement pour chacune d’elles. Avec l’automatisation, les renseignements pertinents provenant directement du logiciel de gestion d’entités viennent préremplir les champs de données tels que les noms des entités, des administrateurs et des dirigeants.

• Évaluation des documents

L’intelligence artificielle permet d’analyser les documents, notamment les contrats à faible risque et les documents permettant les vérifications préalables aux fusions et acquisitions. Cette méthode est nettement plus rentable que la vérification systématique des documents, un par un, par des avocats.

• Assurance de qualité des données

Les flux de travail peuvent être automatisés pour rappeler aux acteurs des entités de certaines juridictions qu’ils doivent mettre à jour les informations qu’ils manient, le responsable au niveau central devant examiner et approuver les changements.

• Intégration de logiciels

Lorsqu’un administrateur ou un dirigeant quitte la société ou que des changements se produisent, l’équipe juridique est parfois la dernière à le savoir. L’intégration de logiciels différents aide à harmoniser automatiquement les données. Par exemple, si un administrateur démissionne et que l’équipe de RH le note dans sa plateforme, l’équipe de gouvernance peut être informée en temps réel que ces données sont caduques.

La technologie permet la transformation massive des méthodes de travail des équipes de gouvernance. En résultat final : risque moindre, meilleure efficacité et une équipe qui ajoute plus de valeur à l’entreprise.