Avantages de la dématérialisation du conseil d’administration

Quels sont les principaux avantages de la dématérialisation des conseils d’administration ?

Dans tous les secteurs d’activité, les avantages de la dématérialisation sont si éloquents que la digitalisation est une priorité pour une majorité d’entreprises. La gestion des conseils d’administration n’échappe en rien à cet état de fait. Des gains financiers, une plus grande efficacité, une meilleure fluidité de la communication, une modernisation et une sécurisation des données ne sont qu’un échantillon des principales avancées de cette transition numérique qui s’opère dans les conseils. Faisons un rapide tour d’horizon des avantages de la dématérialisation de la gouvernance des sociétés.

#1 Améliorer l’accès à l’information des membres du conseil d’administration

La digitalisation des documents du conseil d’administration facilite le bon accès à l’information de ses membres. Plutôt que de lourds et volumineux dossiers papiers difficilement transportables, ils accèdent aisément à toute l’information sur leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone. Ainsi, il devient facile de consulter n’importe quelle communication où que l’on soit.

Parce que la mobilité des administrateurs est un fait réel, la dématérialisation des conseils d’administration représente un véritable atout pour les membres du conseil. Dans les avions, les trains, les taxis ou encore à l’hôtel, en France comme à l’étranger, ils accèdent via leurs appareils numériques à tous leurs documents. Ils peuvent les consulter et les annoter très simplement. Libérés de la contrainte de poids, les administrateurs peuvent également avoir accès à un plus grand volume de données : rapports annuels, résultats financiers ou encore documents juridiques, ces informations permettent aux administrateurs de prendre de meilleures décisions, plus simplement.

De plus, les membres du conseil sont en temps réel informés de la mise à disposition de nouvelles données grâce au système de notification de l’outil numérique de type Diligent Boards. Le portail permet également un accès à l’information hors ligne afin de ne pas être tributaire d’une connexion wifi.

Les avantages de la dématérialisation bénéficient alors à la gouvernance de l’entreprise, qui s’en trouve optimisée. En ayant facilement accès à toute l’information nécessaire, les membres du conseil d’administration peuvent se concentrer sur l’essentiel : prendre de bonnes décisions pour la société.

#2 Faciliter la bonne collaboration entre les administrateurs

Au cœur des principes de bonne gouvernance des conseils d’administration, la collaboration entre les administrateurs ainsi que les responsables de la société est l’un des avantages de la dématérialisation les plus notables.

Souvent d’horizons géographiques variés, les membres du conseil d’administration se retrouvent dans une certaine proximité grâce à la digitalisation de la gouvernance d’entreprise. Leurs échanges sont, grâce aux outils numériques, facilités et encouragés.

Il leur est possible, grâce à une solution telle que Diligent Boards, de participer aux votes et d’en suivre les résultats. Leur implication est alors très simple ! De cette façon, l’entreprise impulse une plus grande participation aux conseils d’administration, facilitant l’obtention du quorum à chaque réunion.

Les administrateurs peuvent remplir un certain nombre de leurs missions via un portail dématérialisé. Ils ont la possibilité de transmettre des demandes, de répondre à des questionnaires, de valider des procès-verbaux…

Enfin, la digitalisation de la gestion des conseils d’administration permet d’échanger en toute sécurité par messagerie instantanée sécurisée (Diligent Messenger), évaluer les performances du conseil facilement et rapidement (Diligent Board Evaluations), de confier aux administrateurs certaines tâches (Diligent Minutes) ou encore de planifier la succession des administrateurs (Diligent Nominations),  selon les outils à disposition. Le numérique devient ainsi une merveilleuse boîte à outils pour améliorer la collaboration des membres du conseil d’administration.

#3 Optimiser le travail du secrétaire du conseil d’administration

Grâce à une solution de digitalisation telle que Diligent Boards, le secrétaire du conseil d’administration optimise l’organisation de ses tâches. Il gagne un temps considérable (et précieux) pour la préparation des contenus des réunions. En quelques clics, il procède aux invitations, saisit les ordres du jour ou encore interroge les administrateurs.

Au nombre des avantages de la dématérialisation, se trouve ainsi l’optimisation du secrétariat du conseil d’administration et de ses coûts associés. Plus besoin de gérer tous ces documents papier nécessitant plusieurs jours de photocopies et des envois nombreux par coursiers. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutées tels que l’accueil et la formation des nouveaux administrateurs ou encore la recherche d’experts pour venir enrichir les réflexions durant les réunions du conseil.

Les fonctionnalités très complètes d’une solution comme Diligent Boards permettent l’édition d’un certain nombre de documents rapidement et facilement. Ainsi le secrétaire de conseil peut créer les ordres du jour, les livres du conseil, les procès-verbaux…

Autres avantages de la dématérialisation des conseils d’administration

Outre ces trois avantages de la dématérialisation, d’autres bénéfices existent pour la société et son conseil d’administration.

1. Protéger les informations confidentielles

La mise en place d’un portail digital de haute qualité pour la gestion du conseil d’administration apporte une sécurité totale des données. L’information fournie aux membres des conseils étant ultra confidentielle, ce point est essentiel. Seuls les administrateurs peuvent accéder à l’information. Il existe plusieurs niveaux de sécurité et de confidentialité selon le type de documents. Même si les appareils digitaux des administrateurs sont perdus ou volés, cette protection est garantie grâce au verrouillage à distance et à l’effacement des données. Un cryptage robuste et des certificats d’audits sont d’autres signes d’une solution sécurisée.

2. S’engager en faveur de l’environnement et du développement durable

La dématérialisation de la gouvernance d’entreprise représente un réel engagement en faveur de la protection de notre planète. L’entreprise, avec les outils numériques, a la possibilité de diminuer considérablement sa production de papier et ses frais de transport pour une efficacité et une flexibilité maximales. Aussi, le digital représente une opportunité de développement durable au service des entreprises souhaitant développer et communiquer une conscience écologique.

3. Véhiculer une image de marque valorisante

L’intérêt pour les questions environnementales et l’engagement en faveur d’une transition numérique représentent des arguments confortant l’image de marque de la société. La dématérialisation des conseils d’administration devient alors une référence qui permet d’inscrire l’entreprise dans son époque, tout en étant tournée vers l’avenir. Elle se positionne ainsi comme une organisation moderne qui sait évoluer en s’adaptant aux progrès et aux contraintes de leur temps.

Bien que nécessitant un réel accompagnement, la digitalisation des conseils d’administration n’en demeure pas moins une avancée à la fois notable et inéluctable pour toutes les sociétés. Les avantages de la dématérialisation sont tels qu’il semble impossible pour une entreprise d’y résister.