Avantages pour les secrétaires généraux des portails pour conseils d’administration

Les secrétaires généraux sont chargés d’organiser chaque aspect de l’interaction des membres de leur conseil d’administration avec la société, de la vérification du respect par les membres du conseil des exigences légales liées à leur fonction, à la gestion de tous les documents, notamment les procès-verbaux. Leur travail comporte également la préparation d’une quantité incroyable de papiers pour les réunions régulières de conseil et des sous-comités. Les dossiers de conseil types peuvent contenir des centaines de pages qui nécessitent souvent des modifications jusqu’à leur distribution. Un portail pour conseils d’administration peut simplifier la méthode de travail des secrétaires généraux. Vous trouverez ci-dessous quatre avantages en termes de méthodes de travail :

1. Rassemblement des informations

Il est possible de charger tous les documents sur le portail pour conseils d’administration. Finies les heures passées à rassembler et à préparer les dossiers individuellement pour chaque membre ou à préparer les PDF à envoyer par courriel. Les informations sont ensuite facilement accessibles à tous les membres. Les modifications de dernière minute peuvent être effectuées via le portail pour conseils d’administration, éliminant ainsi le besoin d’imprimer de nouvelles copies ou de générer de nouvelles séries de fichiers PDF.

2. Préparation à l’avance

Un portail pour conseils d’administration permet de s’assurer que chaque membre reçoit le dossier de conseil avant la date de la réunion. Il élimine les risques que les documents soient envoyés trop tard, ou à la mauvaise adresse ou réceptionnés par la mauvaise personne. Les secrétaires généraux peuvent facilement passer en revue les documents et envoyer rapidement les mises à jour à tous les membres du conseil, simultanément, ce qui permet de garantir que tout le monde reçoit exactement les mêmes documents en temps utile.

3. Compatibilité du portail pour conseils d’administration avec de nombreux systèmes

Les secrétaires généraux sont appelés à vérifier que les communications et les documents électroniques sont compatibles avec différents systèmes d’exploitation et différentes applications. Enregistrer les dates de réunions. Il se peut que certains membres de conseil utilisent Outlook, alors que d’autres utilisent Google Agenda. Le calendrier d’un portail pour conseils d’administration peut être facilement consulté pour que tout le monde soit à jour.

4. Sécurisation des communications

En raison des informations sensibles qui peuvent être compromises par la perte de l’appareil ou par des infections de programmes malveillants, la sécurité est un domaine que les secrétaires généraux doivent prendre en considération. Un incident de sécurité peut considérablement nuire à une entreprise, portant atteinte à la réputation et aux finances de la société. Un courriel frauduleux (par exemple, créé pour faire croire qu’il provient d’un membre du conseil) pourrait aboutir au téléchargement d’un logiciel malveillant sur le réseau de l’entreprise.

Cependant, la plupart des secrétaires ont reçu peu de formation, voire aucune, sur la façon d’intégrer des pratiques de sécurité exemplaires à leur méthode de travail. Les documents sensibles, ceux qui comportent des données financières par exemple, doivent toujours être chiffrés avant leur envoi. Le chiffrement permet de garantir que seuls les cadres dirigeants disposant des autorisations appropriées pourront accéder aux documents et les lire. Les portails pour conseils d’administration gèrent d’autres problèmes de sécurité également, comme le stockage sécurisé et les accès non autorisés.

Bien sûr, il y aura une courbe d’apprentissage pour utiliser un portail pour conseils d’administration et la mise en place correcte du nouveau système prendra du temps. Mais à terme, utiliser un système de portail simplifiera la charge de travail du secrétaire général et lui sera bénéfique grâce à de meilleures communications, de meilleures options de sécurité et une meilleure préparation dans son ensemble.