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Quels sont les avantages d’une plateforme collaborative pour les communications sensibles ?

N’importe où dans le monde, les cyber-risques se révèlent des enjeux de plus en plus prégnants pour la gouvernance des entreprises. Le déficit de sécurité des conseils d’administration est patent. Cette insuffisance est liée à des pratiques et des approches obsolètes pour gérer les communications ultra sensibles. Élaborée par Forrester à notre demande, une étude datée d’octobre 2018 conclut aux avantages d’une plateforme collaborative pour répondre aux risques de cyber-attaques dans les conseils d’administration. Elle cherche à évaluer la technologie utilisée pour la gouvernance du conseil dans une perspective de surveillance des domaines critiques.

Comment les organisations se protègent des cyber-risques ?

47 % des conseils d’administration utilisent une messagerie instantanée pour la communication interne de leur conseil. Ce chiffre en lui-même en dit long sur les avantages d’une plateforme collaborative ! L’étude de Forrester met en exergue les risques auxquels les conseils sont actuellement exposés malgré (ou à cause) des nombreux types de technologies qu’ils utilisent. Cette vulnérabilité des organisations peut pourtant avoir de graves conséquences tant les données des conseils sont ultra sensibles (fusions et acquisitions, licenciements, aspects juridiques, etc.).

De plus, les emails sont souvent des points d’entrée pour les cyber-attaques. La solution est l’utilisation d’une messagerie sécurisée dite en « boucle fermée ». Cependant, les conseils d’administration utilisent encore trop peu cette méthode plus sûre : seulement 35 % des conseils. Par ailleurs, parmi ceux qui disposent d’un portail, 55 % emploient toujours le courrier électronique personnel pour les communications internes du conseil.

Un autre élément éclairant du rapport Forrester concerne la perte d’appareils électroniques ou de documents par les membres du conseil. L’étude rapporte que près de 30% des administrateurs ont déclaré avoir perdu un téléphone, une tablette ou un ordinateur au cours de l’année passée. De plus, 23 % ont déclaré avoir perdu des ressources papier. Ces deux statistiques mettent en avant encore l’importance des avantages d’une plateforme collaborative sécurisée et optimisée. Elle permettrait de «nettoyer» à distance un appareil pour éviter que les données qu’il comprend ne tombent dans de mauvaises mains. Les risques sont alors très importants : allégations de fraude ou de corruption, cyber incidents, violations de la conformité, amendes réglementaires, impact négatif sur la réputation de l’organisme, etc.

Comment la technologie intervient-elle dans la protection des organisations ?

L’étude de Forrester met en avant les diverses technologies adoptées pour la gestion des conseils d’administration. Mais elle constate qu’il y a encore un très long chemin vers l’optimisation et la coordination de ces solutions. C’est à partir d’une véritable intégration numérique aidée d’outils hautement sécurisés que les risques de cyber-attaques vont réellement être jugulés. Ainsi les entreprises découvriront pleinement les avantages d’une plateforme collaborative.

La gestion de la gouvernance des sociétés nécessite ce type de logiciel compte tenu du caractère sensible des éléments discutés dans et en dehors des séances du conseil. Néanmoins, la technologie ne peut pas tout. Certains domaines de la gouvernance (moins d’un tiers) ne peuvent être résolus par cette voie. À l’inverse, avoir un aperçu de la conduite des opérations (24 % des sondés) et comprendre les domaines présentant les plus forts niveaux de risques (23 %) sont plus fréquemment traités dans les organisations avec la technologie. Ainsi de nombreux avantages d’une plateforme collaborative naissent de la mise en place de solutions technologiques optimales :

  • aider à assurer le respect des exigences de conformité,
  • accroître l’accès aux bonnes données,
  • permettre aux membres du conseil d’adopter de meilleures décisions, et
  • améliorer la compréhension globale de la sécurité.

Rappelons qu’encore 29 % des entreprises utilisent des impressions papier pour gérer leurs conseils. 87 % des conseils sont pourtant légèrement préoccupés par la sécurité des communications de leur conseil et le partage de données. Pour répondre à leurs inquiétudes, ils cherchent de la technologie capable d’organiser, faciliter et sécuriser les processus, les procédures et les informations relatives aux activités de gouvernance du conseil d’administration. Le portail fait partie des solutions très utilisées, mais elle reste limitée. En matière de communication interne, les technologies les plus utilisées (par ordre d’importance) sont :

  • le courriel (personnel et professionnel réglementé) et les vidéoconférences ou conférences téléphoniques,
  • les fichiers PDF,
  • les services de collaboration de documents,
  • les outils de gestion de projet, et
  • les salles de marché virtuelles.

Avantages d’une plateforme collaborative pour résoudre les difficultés rencontrées par les conseils

Pour pallier ces différents risques et inconvénients, la technologie, bien conçue, peut offrir les avantages d’une plateforme collaborative. Ainsi l’enquête de Forrester a sollicité les responsables de la gouvernance pour avoir leur sentiment sur les processus qui pourraient le plus bénéficier de l’utilisation de la technologie. Elle les a questionnés sur la façon dont une meilleure compréhension de la technologie peut répondre aux besoins plus importants des conseils d’administration.

Les trois besoins les plus prégnants qui ont été alors identifiés sont :

  • Rationaliser la communication et l’accès aux documents (38 %) ;
  • Répondre aux exigences de conformité pour éviter les activités frauduleuses (37 %) ;
  • Augmenter l’accès aux données pour une meilleure prise de décision (36 %).

Les autres avantages d’une plateforme collaborative cités sont la collaboration facilitée au sein du conseil (34 %) et la meilleure compréhension de la zone de plus haut risque de leur conseil.

La méthodologie de recueil des données du rapport Forrester

Le rapport soulignant les avantages d’une plateforme collaborative pour contrer les cyber-risques dans les conseils d’administration a été réalisé par Forrester Consulting. Il s’agit d’une société indépendante de conseil et de recherche extrêmement réputée à travers le monde. Elle est reconnue pour ses enquêtes annuelles réalisées auprès de consommateurs et dirigeants d’entreprise ainsi que pour son engagement sans faille pour une méthodologie ultra rigoureuse.

L’étude que nous avons commandée à Forrester a été réalisée à travers une enquête en ligne auprès de 411 décideurs de la gouvernance dans 11 pays répartis sur tous les continents : États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Espagne, Allemagne, France, Chine, Singapour, Hong Kong, Inde et Australie.

L’enquête s’est déroulée en juin et juillet 2018. Les personnes interrogées étaient des cadres supérieurs, des membres du conseil d’administration, des secrétaires d’entreprise, des hauts responsables informatiques, des conseils généraux et des personnels en lien avec les investisseurs. Les entreprises comptaient pour 46 % d’entre elles entre 1.000 et 5.000 employés, 18 % entre 5.000 et 20.000 et 17 % entre 500 et 1.000.

Pour découvrir tous les avantages d’une plateforme collaborative et consulter l’ensemble du rapport Forrester, connectez-vous à cette page web et demandez le téléchargement du document.

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